Umfirmierung: So geht´s richtig

Was versteht man unter Umfirmierung?

Man spricht von einer Umfirmierung, wenn Veränderungen innerhalb einer Firma stattfinden, die vorhandene Rechtsstruktur dabei aber bestehen bleibt. Beispielsweise ist ein neuer Name eine Umfirmierung oder wenn der Geschäftszweck verändert wird.

Welche Gründe für eine Umfirmierung gibt es?

Eine Umfirmierung kommt in Betracht, wenn sich die Geschäftstätigkeit verlagert oder eine Neuausrichtung des Unternehmens angestrebt wird.

• Ist der alte Firmenname unpassend oder irreführend, beseitigt eine Umfirmierung das Problem. 
• Auch, wenn der Firmenname zu spezifisch ist, etwa regional gebunden, und du expandierst überregional oder sogar international, kommt eine Umfirmierung in Betracht. 
• Falls bei der internationalen Tätigkeit der Begriffsinhalt des Firmennamens kritisch zu bewerten ist, ist eine Umfirmierung ebenfalls eine Lösung. Beispiele gefällig? Die Autobauer sind schon einige Male bis zum Hals im Fettnäpfchen versunken:
  
  (Audi) e-tron = Étron, frz. für “Hundehaufen"
  (Mitsubishi) Pajero = spanisch für W*chser
  (Mazda) Laputa = La Puta, spanisch für “die Hure"
  
  In den jeweiligen Ländern haben die Autobauer die Modellnamen nachträglich geändert, um mit ihrem Produkt überhaupt eine Chance zu haben. 

Deshalb unser Tipp: Wenn du einen Firmennamen, kläre deshalb im Zweifel vorsorglich ab, welche Bedeutung er in den Sprachen relevanter Zielmärkte hat. Denn, wenn du eine Marke aufbaust und der Markenname aus Unwissenheit eine nachteilige Bedeutung in potenziellen Absatzländern aufweist, kann der Irrtum sehr teuer werden oder gar einen nennenswerten Erfolg verhindern.

Doch auch aus recht profanen Gründen kommt eine Umfirmierung in Betracht. Wenn du feststellst, dass der zuerst gewählte Firmenname - aus welchen Gründen auch immer - schlecht gewählt ist oder einfach zu lang oder zu kompliziert ist, kannst du ihn ändern.

Manchmal aber ist eine Umfirmierung zwingend, nämlich dann, wenn andere Firmen ältere Namensansprüche anmelden. Ist der Name bereits geschützt, hast du keine Wahl und musst dir einen neuen Firmennamen ausdenken.

Umfirmierung in Abgrenzung zur Umwandlung

Die Begriffe Umfirmierung und Umwandlung werden gelegentlich synonym verwendet. Das ist nicht richtig, denn die Umwandlung ist ganz klar zur Umfirmierung abgrenzbar. Im Gegensatz zur Umfirmierung beinhaltet die Umwandlung die Änderung der Rechtsform. Wenn du also z. B. deine GmbH in eine AG umwandeln, handelt es sich um eine Umwandlung. 

Ein Sonderfall stellt der Wechsel einer UG zur GmbH oder umgekehrt dar. Hier handelt es sich nicht um eine Umwandlung, weil es keine Rechtsformänderung per definitionem ist. Die UG fußt auf denselben rechtlichen Grundlagen wie die GmbH, sie ist tatsächlich eine Sonderform der GmbH. Sofern du eine UG gegründet hast, sollten dir die Einzelheiten dazu geläufig sein. Unser Beitrag “UG Gründen in vier Schritten” liefert dir weitere Details. 

Was ist bei einer Umfirmierung zu beachten?

Zunächst einmal sollte dir klar sein, dass eine Umfirmierung auch einige Risiken mit sich bringt. 

• Nachteilig kann etwa sein, dass der alte Firmenname ein gewisses Vertrauen genießt und durch den Wegfall können Kunden stutzig werden oder an Vertrauen einbüßen.
• Die bis dato erarbeitete Bekanntheit geht verloren. Dem kannst du entgegenwirken, indem du frühzeitig und umfassend darüber kommunizierst. 

Doch eine Umfirmierung bringt auch Vorteile. Dazu gehören unter anderem diese Aspekte:

• Du hast die Gelegenheit, ein neues Logo zu kreieren und damit ein stimmiges Erkennungsmerkmal zu etablieren. 
• Eine positive Verknüpfung zieht potenzielle Neukunden an. 
• Mit einem neuen Firmennamen fällt es leichter, neue Marktanteile zu gewinnen oder auch bereits verlorene Kunden zurückzugewinnen.
• Ein neuer Name bringt frischen Wind in die Firma.

Umfirmierung in drei Schritten

Eine Umfirmierung lässt sich in drei Schritte gliedern: 

1. Vorbereitung
2. Einleitung
3. Nachbereitung

Was sich im Einzelnen dahinter verbirgt, erfährst du jetzt.

Die Vorbereitung der Umfirmierung 

Wenn du dich ernsthaft mit einer Umfirmierung beschäftigst und dabei auch die Ausrichtung deiner Firma anpasst, solltest du vorher Marktforschung betreiben. Wie ist der Markt für deine geplante Dienstleistung? Wie grenzt du dich von Konkurrenten ab und wie präsentierst du dein Angebot optimal? In der Vorbereitungsphase kannst du mit denselben Techniken arbeiten wie in der Gründungsphase. Erwecke dein Ideenkind zum Leben und erarbeite ein rundum stimmiges Gesamtkonzept. 

Auch geht es daran, einen passenden Firmennamen zu entwickeln. Dabei gibt es ganz verschiedene Ansätze, einen geeigneten Namen zu finden. Wie auch immer du den Firmennamen findest, er darf keine bestehenden Markenrechte verletzen. Ideal ist es, wenn er leicht zu merken und einzigartig ist. Das, was wir jetzt in zwei, drei Sätzen beschreiben, bedeutet in der Praxis mitunter, viel Zeit zu investieren. Doch der Aufwand lohnt sich, denn der neue Firmenname ist ein wesentlichen Merkmal. 

Mitarbeiter in Kenntnis setzen

Stehen der Name und die weiteren Details fest, kannst du deine Mitarbeiter einweihen, sofern du es ihnen nicht ohnehin schon gesagt hast. Sie müssen auf die Umfirmierung vorbereitet werden. Je früher sie mitgenommen werden, desto besser. Vielleicht steuern sie sogar wertvollen Input bei, beispielsweise bei der Namensfindung oder bei der Logo-Entwicklung. Die Umfirmierung bieten viele Chancen und das solltest du deinem Team auch ganz konkret vermitteln.

Kunden informieren 

Die bevorstehende Umfirmierung betrifft deine Kunden. Du solltest sie frühzeitig über die geplante Änderung in Kenntnis setzen. Bedanke dich für die bisherige Zusammenarbeit und informiere Sie über den neuen Namen und das veränderte Angebot. Falls nötig, kann dies auch in einem persönlichen Gespräch geschehen. Wichtig ist, dass deine Kunden im Bilde sind. Jetzt ist auch die Gelegenheit, neue Angebote für die weitere Zusammenarbeit vorzuschlagen.

Maßvolle und gezielte Marketingmaßnahmen ergreifen

Wie du weißt, stehen wir dem “Marketingmonster” kritisch gegenüber. Doch wenn du Marketingmaßnahmen einsetzen möchtest, ist jetzt der richtige Zeitpunkt, um aktiv zu werden. Du kannst den neuen Namen öffentlich bekannt machen, deine Angebot präsentieren und anlässlich der Umfirmierung auf dich aufmerksam machen. Wie immer gilt, dass deine Marketingaktivitäten sinnvoll ineinandergreifen sollten, damit sie ihre volle Wirkung entfalten. Eine durchdachte Social-Media-Strategie zur Umfirmierung bietet sich in diesem Zusammenhang ebenfalls an.

Die Namensänderung: Werbe- und Verbrauchsmaterialien bestellen

Mit dem neuen Logo und dem neuen Namen kannst du bereits neue Werbematerialien erstellen lassen. Auch die Verbrauchsmaterialien lassen sich bereits jetzt besorgen. Dazu gehören z. B. Briefpapier und Stempel, Visitenkarten, Verpackungs- und Versandmaterial, Firmen-, Adress- und Briefkastenschilder.

Neuer Name, neues Image? Hol dir Hilfe.

Sollte die Umfirmierung mit einem neuen Firmenimage verbunden sein, brauchst du vermutlich ein neues Motto. Gehe diesen Part professionell an und lass dir helfen, sofern du nicht allein zurechtkommst. Stöbere doch einmal in unserem Bereich “Konzept & Praxis”, da wirst du einige hilfreiche Leistungen finden. Wir legen dir insbesondere die Komponenten “Prüfe dein Konzept” und “Unterstützung, so lange wie nötig” ans Herz.

Die Einleitung der Umfirmierung

Hast du die vorbereitenden Maßnahmen angestoßen, kannst du dich um die Einleitung kümmern. Sofern eine Gesellschafterversammlung nötig ist, berufe diese ein. In einer GmbH oder UG etwa benötigst du einen offiziellen Gesellschafterbeschluss für die anstehende Umfirmierung. Der Gesellschaftsvertrag muss angepasst werden, dies geschieht beim Notar. Der Notar kümmert sich darum, dass der Eintrag im Handelsregister erfolgt. Du selbst bist dafür verantwortlich, die Gewerbeummeldung beim Gewerbeamt zu erledigen.

Die Nachbereitung der Umfirmierung 

Achte darauf, dass deine Internetdomäne nicht von heute auf morgen abgeschaltet wird, sondern dass sie noch einige Monate parallel zur neuen läuft. Du kannst die alte Domain mit einer Weiterleitung versehen, so dass du über alle Aktivitäten informiert wirst. Bringe deine neue Domain online. Sofern erforderlich, sind auch die Links in bestehenden Texten anzupassen. 

Setze spätestens jetzt deine Bestandskunden darüber in Kenntnis, dass die Umfirmierung erfolgt ist. Auch solltest du deine Mitarbeiter auf den neuesten Stand bringen. Einträge im Branchenverzeichnissen und Telefonbücher müssen aktualisiert werden. Außerdem ist jetzt der richtige Zeitpunkt, um die vorbereiteten Werbe- bzw. Marketingkampagnen zu launchen.

Wenn du prüfen möchtest, wie sich die Umfirmierung auf dein Unternehmen auswirkt, kannst du dir einige Kennzahlen erarbeiten. Erfasse z. B. die Bestandskunden und die Neukundenentwicklung. Prüfe, ob die Neuausrichtung der Firma sauber kommuniziert und richtig wahrgenommen wird. Wie ist der allgemeine Stand des Unternehmens nach der Umfirmierung? Sind Kunden abgesprungen, sind neue hinzugekommen? Welcher Unterschied besteht im Vergleich zu vorher? Aus den erarbeiteten Werten lassen sich weitere konkrete Maßnahmen ableiten. So kannst du z. B. noch nicht erreichte Zielgruppen konkreter ansprechen oder versuchen, auf verlorene Stammkunden zuzugehen.

Was kostet eine Umfirmierung?

Nicht zuletzt ist eine Umfirmierung stets mit Kosten verbunden. Wie bereits beschrieben musst die Website und deine Social Media Kanäle anpassen, ein neues Logo erstellen und eine neue Domain nebst neuer E-Mail Adressen buchen und vieles mehr. Das alles kostet Zeit und Geld und kann unter Umständen in die Tausende gehen. 

Hinzu kommen bei Gesellschaften Kosten für den Handelsregistereintrag, den Notar und das Gewerbeamt. Bei einer Umfirmierung ist in diesem Zusammenhang mit Kosten zwischen 400 und 600 Euro zu rechnen.

Arbeitsverträge: Es bleibt alles beim Alten, aber…

…neue Arbeitsverträge musst du unter dem neuen Firmennamen schließen. Die alten Arbeitsverträge sind nach wie vor gültig, du musst sie nicht neu abschließen. Allerdings zeigt die Erfahrung, dass Mitarbeiter diesbezüglich unsicher sind. Sie befürchten, dass ihre Arbeitsverträge aufgrund der Umfirmierung nicht mehr gelten. Dem ist aber nicht so. Informiere dein Team so früh wie möglich, dass in diesem Punkt alles so bleibt wie es ist und sich nur der Name ändert. Die Inhalte der Arbeitsverträge behalten ihre Gültigkeit. 

FAQs Umfirmierung

Es gibt manche Fragen, die immer wieder auftreten und die wir abschließend kurz und knapp beantworten.

Ist eine Umfirmierung eine Neugründung?
Nein. Eine Umfirmierung ist keine Neugründung. Es finden zwar Änderungen innerhalb der Firma statt, doch die Rechtsstruktur bleibt erhalten.

Wer muss bei Umfirmierungen informiert werden?
Es müssen alle über die Umfirmierung informiert werden, die mit der Firma zu tun haben. Dies sind Mitarbeiter und Kunden, alle Newsletter-Abonnenten - dort finden sich auch potenzielle Neukunden - Lieferanten, Versicherungen, Banken und sämtliche weitere Geschäftspartner.

Wann ist eine Umfirmierung wirksam?
Die Umfirmierung ist offiziell in dem Moment wirksam, indem sie in das Handelsregister eingetragen wird.