Wissensmanagement III: Tools und Tipps

Wie lässt sich Wissen in deiner Firma managen?

Dass eine Investition in Wissen wertvoll und erfolgversprechend ist, erklärt sich fast von selbst. Es reicht nicht, sich Wissen anzueignen und dieses dann ungenutzt herumliegen zu lassen. Wissen muss identifiziert, sortiert, gepflegt und nutzbar gemacht werden. Das innovative Wissensmanagement ist deshalb für jedes Business mit mehr als einem Mitarbeiter ein wichtiger Erfolgsfaktor. Diese Bausteine gehören dazu, um dein operatives Wissensmanagement sinnvoll zu gestalten.

Welches Wissen ist bereits verfügbar? Hier geht es darum herauszufinden, ob und inwieweit du und dein Team bereits Wissensressourcen habt, die praktisch sofort nutzbar wären. Um das herauszufinden ist es hilfreich, sich zusammen zu setzen und Erfahrungen auszutauschen. Mach dir vorab einen Plan, damit das Meeting zielgerichtet abläuft.
Wie lässt sich Wissen von außen in dein Business holen? Stetig weiter zu lernen und sich wertvolles Wissen zu erarbeiten bzw. anzueignen ist ein Prozess, der in einer Firma großes Gewicht hat. Wie wollt ihr das in Zukunft umsetzen? Das kann beispielsweise im Rahmen von Schulungen und Workshops, Weiterbildungen oder Coachings geschehen.
Wie lässt sich vorhandenes Wissen weiterentwickeln? Ist klar, welche Fähigkeiten und Kompetenzen bereits vorhanden und verfügbar sind, geht es umden Ausbau und die Optimierung. Sie stetig zu verbessern und weiterzuentwickeln ist für Firmen überlebensnotwendig. Überlegt euch, wie das in der Praxis aussehen soll.
Wie lässt sich die Wissensverteilung organisieren? Dahinter steckt die Frage, wer im Team zu welchem Zeitpunkt über welche Information verfügen muss, damit die Arbeit reibungslos läuft. Welchen Mittel benötigst du, um das Wissen in der Firma systematischen effizient verfügbar zu machen? Du kannst auf einer Kollaborationsplattform Wissenspools bereitstellen und dafür sorgen, dass die Daten bei Bedarf abrufbar sind. Zudem besteht die Möglichkeit, die Workflows festzulegen und diese ständig zu optimieren, um die Zahl der Schnittstellen zu reduzieren. Die Aufgabenbereiche müssen klar voneinander abgegrenzt sein, damit es nicht zu Überschneidungen kommt, die wiederum Unklarheiten nach sich ziehen.
Wie lässt sich das vorhandene Wissen am besten nutzen? Die Frage zielt darauf ab einen Weg zu finden, das eigene Wissen so einzusetzen, dass es der Firma nützt. Wie lässt sich das in deinem Business am besten umsetzen? Kannst du Erklärvideos für dein Team erstellen und im Unternehmensblog oder in einem Business-Wiki bereitstellen?
Wie kannst du Wissen in der Firma halten? Hier geht es um die Möglichkeiten, Wissen dauerhaft in der Firma zu bewahren. Mitarbeiterbindung ist ein Thema, das in diesem Zusammenhang eine Rolle spielt. Denn was nützt es dir, wenn du einen Mitarbeiter gut ausbildest und viel Geld in den Ausbau seines persönlichen Fachwissens steckst, dann aber deine Investition verlierst, sobald der Mitarbeiter das Unternehmen verlässt?
Welchen Effekt hat das vorhandene Wissen erzielt? Ob das Wissensmanagement effektiv verläuft zeigt sich darin, ob die Nutzung des vorhandenen Wissens messbaren Erfolg nach sich gezogen hat.

Im Kern all diese Aussagen steckt die Überlegung, ob und inwieweit du und dein Business das relevante Wissen produktiv nutzt. Wissen ist eine Ressource, die jedem Teammitglied bei Bedarf zur Verfügung stehen sollte. Dabei musst du gleichzeitig sicherstellen, dass der Informationsfluss nicht versiegt, die gesammelten Erfahrungen konserviert und stetig ergänzt werden.

Das Problem: unorganisierte Wissensbausteine lassen sich nicht nutzbar machen

Wenn unser Wissen unstrukturiert wächst und die Nicht-Organisation immer größere Ausmaße annimmt, fehlt uns eine wichtige Ressource. Es ist schwierig, dieses Wissen einzufangen und nutzbar zu machen, aber nicht unmöglich. Auf dem Markt sind inzwischen einige interessante Tools zum Wissensmanagement zu finden. Diese helfen dabei, Wissen aufzunehmen, zu speichern, sinnvoll zu strukturieren und Wert daraus zu schöpfen. Die im Folgenden vorgestellten praktischen Tools sind dazu geeignet, dass dein Team im Geschäftsalltag wirkungsvoll und effektiv zusammenarbeiten und gegenseitig von dem vorhandenen Wissen profitieren kann.

Die Lösungsansätze: Tipps und Tools für Macher

Wenn du endlich loslegen willst und das Wissensmanagement in deinem Business umsetzen möchtest, stellt sich die Frage nach dem WIE. Aller Anfang ist schwer und es bietet sich an, pragmatisch vorzugehen. Wie wäre es, wenn ihr einfach aufschreibt oder aufnehmt, was ihr wisst?

Firmen Wiki aufbauen: FAQs

Eine Möglichkeit sofort zu starten und das Wissen aus den Köpfen der Mitarbeiter ans Tageslicht hervorzuholen ist, eine betriebsinterne Wissensdatenbank aufzubauen. Eine Art Wiki für dich und dein Team, abgestimmt auf die individuellen Herausforderungen und Gegebenheiten deines Business.

Ein sehr praktischer Ansatz für den Aufbau eines Firmen-Wikis ist die Eröffnung eines Frage-Antwort-Dokuments – die FAQs. Dies kann in Google+ oder auf der FB-Firmensite, in einer cloudbasierten Software oder im geschlossenen betriebsinternen System stattfinden. Auch Plattformen wie Trello, Asana oder Meistertask bieten sich an.

Egal, mit welchem Tool du arbeitest, das Prinzip ist immer gleich. Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen aus allen Bereichen stellen Fragen zu einem Thema, von denen sie glauben, dass andere Mitarbeiter daran interessiert sind. Hier ein paar Beispiele:

Was ist die beste Möglichkeit, um neue Bewertungen für unsere Produkte zu bekommen?
Wie gehe ich mit einem kritischen Kunden am besten um?
Welche Erfahrungen hast du mit dem Lieferanten XY gemacht?

Mithilfe dieser Fragen werden Erfahrungswerte aus den Reihen der Mitarbeiter eingesammelt. Dadurch entsteht eine Art Best-Practice-FAQ, welches viel Fachwissen beinhalten und gleichzeitig individuell auf dein Business abgestimmt sind. Die gesammelten Erfahrungen sind für alle verfügbar und bleiben es über viele Jahre. Die FAQs werden immer besser und immer hilfreicher, je häufiger an ihnen gearbeitet wird. Wenn sich im Rahmen der Diskussion einige Lösungsansätze deutlich herauskristallisieren, werden sie in das parallel laufende Lösungs-Wiki aufgenommen.

Firmen Wiki aufbauen: Lösungsteil

Der zweite Schritt des Firmen-Wikis besteht aus einem Lösungs-Teil. Hier werden zum einen die besten Antworten auf die Fragen in Form der Problemlösung präsentiert. Zum anderen geben gut ausgebildete Fachkräfte im Rahmen von Informations- Videos ihr Wissen preis. Das kann ganz unkompliziert geschehen, zum Beispiel so:

In einer Kfz-Werkstatt erklärt der Kfz-Meister den Einbau eines bestimmten Gerätes. Ein Geselle dreht den Einbau per Smartphone mit und zeichnet die Tipps und Tricks des Meisters auf, die dieser im Rahmen des Einbaus weitergibt. Dieses Erklärvideo ist im Wiki jederzeit abrufbar.
Die Abteilungsleiterin eines Kaufhauses erklärt einer neuen Mitarbeiterin, wie bestimmte Buchungen im Kassensystem vorzunehmen sind. Sie erklärt die Vorgänge in ihren eigenen Worten und zeigt am Gerät, was zu tun ist. Das dazugehörige Video wird im Lösung-Wiki eingestellt.
Die Mitarbeiterin aus der Buchhaltung erklärt, wie Spesen-Belege einzureichen und Formulare auszufüllen sind. Zusätzlich zeigt sie die häufigsten Fehler auf, die ihrer Erfahrung nach vorkommen. Das alles erfolgt ebenfalls per Video.

Die Videos nebst dazugehöriger Dokumente sollten unter sinnvollen Schlagworten abgelegt werden, die das Auffinden schnell möglich machen. Mitarbeiter werden dazu angehalten, besonders gute Erklärungen mit einem Like zu versehen und zu kommentieren. Das ermöglicht es anderen Mitarbeitern, die besten Lösungen im Wiki schnell zu finden.

Comaround: Best-Practice Workflow abbilden

Die Software Comaround ist führend im Markt der professionellen Servicetools des Wissensmanagements. Mit dieser Software hältst du ein mächtiges Werkzeug in der Hand, dass darauf spezialisiert ist, Wissensbruchstücke aufzunehmen, zu strukturieren und anderen zur Verfügung zu stellen. Die Software arbeitet in der Cloud und kann in verschiedene IT-Lösungen integriert werden. Die besondere Stärke des Tools ist es, dass sie Wissensmanagement und Selb-Service-Erfolge gezielt unterstützt. Das Tool ist auch als App verfügbar.

https://www.comaround.com/de

Igloo: Kollaboration und Wissensmanagement über Grenzen hinweg

Mit Igloo kannst du Teammitglieder über Ländergrenzen hinweg miteinander vernetzen. Auf der Plattform stehen die Kommunikation und Kollaboration im Fokus. Das verbessert den Wissensaustausch enorm. Sämtliche Lösungen von Igloo sind cloudbasiert und laufen selbstverständlich auch auf Smartphones. Die gesammelten Informationen lassen sich zentral abrufen und stehen so der gesamten Belegschaft jederzeit zur Verfügung. Selbstverständlich kannst du die App des Anbieters auf deinem Smartphone installieren.

https://www.igloosoftware.com/

Git Mind

Git Mind bietet Mind-Map-Vorlagen und Flussdiagramme für vielfältige Zwecke an. Du kannst mit der Software innovative Ideen erfassen und sie flexibel handhaben. Das Tool hilft dir Projektpläne oder Konzept-Maps zu entwickeln. Für das Brainstorming ist Git Mind gut geeignet und unkompliziert zu nutzen.

https://gitmind.com/

Vielfältige Tools für Wissensmanagement

Unsere Zeit ist von ständigen Veränderungen geprägt und was heute genau richtig ist, ist morgen schon Schnee von gestern. Es werden ständig neue Tools für Wissensmanagement auf den Markt geworfen und wir raten dir, dich jeweils ganz aktuell nach hilfreicher Software und modernen Tools umzusehen. Ob Git Mind, Tallium, Igloo oder Clonfluence: Schau dich um und pick dir das heraus, was zu dir, deinem Team und deinem Business passt. Wir wünschen dir viel Erfolg!