Was ist dran am Pop-up-Hype? (Teil 2: Die Praxis)

Schritt 1: Entwickle eine Idee

Damit dein Pop-up-Store gelingt, brauchst du einen starken Rahmen. Was ist deine Story, die du anderen präsentieren möchtest? Wie stellst du dein Produkt oder deine Dienstleistung vor und wie bekommst du es hin, dass die gesamte Atmosphäre authentisch ist? Du hast viel Arbeit vor, die sich aber definitiv lohnt. Gerne unterstützen wir dich mit unserer Komponente “Prüfe dein Konzept” dabei!

Gut zu wissen: Bevor du dich auf die Suche nach einem geeigneten Ort machst, muss deine Idee feste Formen haben und zu einem durchdachten Konzept gereift sein. Denn nur dann gelingt es dir, den perfekten Ort für deinen Pop-up-Store zu erkennen, sobald du ihn siehst.

Schritt 2: Definiere deine Ziele

Es gibt viele verschiedene Ziele, die du mit einem Pop-up-Store verfolgen kannst, doch welches möchtest du mit deinem Pop-up-Store erreichen? Was ist besonders wichtig? Was nützt dir und deinem Business am meisten? Fragen über Fragen und sie hören noch nicht auf: 

• Willst du dein Produkt testen oder einen Lagerbestand abverkaufen? 
• Möchtest du Aufmerksamkeit auf dein Business ziehen oder in kurzer Zeit einen hohen Umsatz generieren? 
• Willst du Neukunden gewinnen oder deine Marke bekannt machen? 

Um den Erfolg deines Shops zu messen, brauchst du einen klaren Fokus. Richte deinen Pop-up-Store und alle damit zusammenhängenden Schritte entsprechend auf dein definiertes Ziel aus, um die maximale Wirkung zu erzielen.

Die Erfahrung zeigt, dass du während der Laufzeit des Pop-up-Shops Daten sammeln und diese auswerten solltest. Anhand dessen misst du fortlaufend den Erfolg. Sofern es dir um Umsatz geht, lässt sich dies relativ einfach feststellen, denn dann musst du nur die Einnahmen erfassen. 

Doch, wenn du andere Ziele verfolgst, brauchst du auch andere Methoden, um die Erfolge zu eruieren. Beispielsweise könntest du auch die Zahl der Besucher festhalten, um die Besucherfrequenzen zu visualisieren. Knüpfe an jede Strategie ein Controlling, damit du wertvolle Daten festhalten, auswerten und für die Zukunft nutzen kannst. Auch hier können wir dir Hilfe anbieten. Die Komponente “Checke deine Zahlen” ist dafür gut geeignet.

Schritt 3: Plane sorgfältig

Ein Pop-up-Store ist keine spontane Aktion, du solltest das Vorhaben genau planen. Setze dich nicht künstlich unter Druck, sondern räume dir eine angemessene Zeitspanne für die Planung ein. So schaffst du dir die Flexibilität, manche Entscheidung mit Bedacht zu treffen. Eine Nacht darüber schlafen kann wahre Wunder bewirken. Dies gilt etwa bei der Wahl der Location, mit der der Erfolg deines Pop-up-Shops steht und fällt. 

Mitunter gibt es bestimmte Termine, die deinen Zeitplan beeinflussen können. Musst du z. B. auf einen Stichtag warten wie eine Fachmesse oder der Launch eines bestimmten Produkts? Beeinflusst das Weihnachtsgeschäft oder die Urlaubszeit, die Fashion Week oder die Fußball WM dein Vorhaben? Schaue dich frühzeitig nach den entsprechenden Terminen um und wäge ab, inwieweit sie den Eröffnungstermin deines Pop-ups beeinflussen. 

Sofern du Dienstleister beauftragen oder Genehmigungen einholen musst, hat dies ebenfalls Einfluss auf deine Zeitplanung. Nicht zuletzt ist es ratsam einen Plan B in die Schublade zu legen. Falls Plan A scheitert, stehst du nicht mit leeren Händen da und kannst in einer anderen Version trotzdem durchstarten. Es soll Pop-up-Shops geben, die mit Plan B überraschende Erfolge gefeiert haben, die sich die Macher in ihren kühnsten Träumen nicht hätten ausmalen können. 

Schritt 4: Kläre das Budget

Ein Pop-up-Store ist nicht gratis. Du brauchst Geld, um beispielsweise Personal zu bezahlen, die Location zum mieten oder eine Reinigungsfirma zu beauftragen. Ein Pop-up-Store verlangt in vielerlei Hinsicht einen geordneten Geschäftsbetrieb im Hintergrund. Dies gilt etwa für Stores, die einige Wochen oder Monate laufen. Eventuell sind spezielle Versicherungen nötig, Rechtsberatung und anderes mehr. Plane die Kostenseite deines Vorhabens gewissenhaft und berücksichtige alle Kostenpositionen, damit du mit einem realistischen Budgetrahmen arbeitest und nicht von “unerwarteten” Ausgaben überrascht wirst, die deinen Pop-up-Shop ausbremsen.

Schritt 5: Prüfe Kooperationsmöglichkeiten

Gibt es in deinem Netzwerk einen Geschäftspartner, der gut zu deinem geplanten Pop-up-Store passt? Manchmal bietet es sich an, einen Partner mit ins Boot zu holen. Eventuell arbeitest du mit jemandem zusammen, dessen Produkte dein Sortiment ideal ergänzen. Oder du pflegst eine Geschäftspartnerschaft mit einem Werbepartner, der dir die notwendige Ausstattungen zu einem guten Preis überlässt, sofern du im Gegenzug für ihn Werbung machst. Du darfst hier auf jeden Fall kreativ werden und nach Synergien innerhalb deines Netzwerks suchen. Sofern du dich für eine Zusammenarbeit entscheidest, solltest du eine konkrete Vereinbarung treffen. 

• Tretet ihr beide nach außen gleich stark auf oder bist du der Hauptdarsteller?
• Wer übernimmt welche Aufgaben?
• Welche Fläche erhält jeder und wie werden die Betriebskosten aufgeteilt?

Kläre all diese Fragen explizit, um von vornherein für klare Verhältnisse zu sorgen. 

Schritt 6: Tune dein Konzept 

Anknüpfend an deine Grundidee, die du im allerersten Schritt erarbeitet hast, geht es jetzt daran, die Details und einzelnen Aktionen auszuwählen. 

• Welche Aktionen passen zu deinem Geschäftskonzept? 
• Wie kannst du Kunden von deinem Angebot überzeugen? 
• Könnte dein Pop-up-Store spezielle Ausstattungselemente beinhalten? 
• Wie kannst du dafür sorgen, dass der Eventcharakter möglichst spektakulär wird? 

Eine gute Möglichkeit, sich mit den nötigen Informationen und frischer Inspiration zu versorgen ist, vorhandene Pop-up-Stores zu besuchen und sich dort umzusehen. 

Schritt 7: Wähle die richtige Location

Von zentraler Wichtigkeit ist deine Location. Diese muss zu deinem Vorhaben passen und dein Angebot perfekt zur Geltung bringen. Mit deinem Konzept im Kopf gehst du auf die Suche nach der Umgebung, in der sich deine Zielgruppe gerne aufhält.

• Gibt es einen bestimmten Stadtteil, der genau das repräsentiert, was du anbietest? 
• Oder sprichst du in erster Linie Laufkundschaft an und brauchst einen Szene-Ort in der Nähe der Partymeile, auf der sich die Nachtschwärmer tummeln? 
• Wo hätte deine Idee die beste Wirkung?

Es gibt viele verschiedene Locations, angefangen von einer verlassenen Gewerbefläche, über eine Business Box am Flughafen bis hin zu einer leerstehenden Postfiliale. Du solltest unter anderem diese Fragen klären:

• Was muss deine Immobilie auf jeden Fall mitbringen und worauf kannst du verzichten? 
• Ist die Verkehrsanbindung wichtig?
• Brauchst du eine Außenfläche oder eine zusätzliche Lagerfläche? 
• Ist Tageslicht nötig oder nicht? 
• Benötigst du eine bestimmte Aufteilung?
• Wie hoch dürfen die Kosten inklusive Nebenkosten höchstens sein?

Vergiss bei deinen Überlegung nicht, dir einen gewissen Spielraum zu lassen. Denn zu viele Vorgaben bei der Suche nach deiner Location ersticken Spontanität und Kreativität im Keim. Dennoch solltest du greifbare Vorstellungen definieren, damit du eine geeignete Immobilie erkennst, wenn sie dir begegnet.

Schritt 8: Richte den Store ein

Sobald du die ideale Location gefunden hast, kannst du deiner kreativen Ader freien Lauf lassen. Es geht daran, die Einrichtung zu designen. Natürlich gibt dir dein grundlegendes Konzept schon ein wenig die Leitplanken vor, doch es sind noch zahlreiche Details zu klären. Es ist möglich, das Ganze sehr professionell und mit Unterstützung einer Designagentur anzugehen, die dir jeden einzelnen Quadratzentimeter bis ins Letzte durchplant. Du kannst aber auch die Do-it-Yourself Variante wählen. Achte dabei auf diese Aspekte:

• Richte deine Aufmerksamkeit einerseits auf die Ausstattung und Einrichtung, andererseits auf die  Farb- und Lichtgestaltung sowie Dekoration. Beachte auch mögliche Merchandise Artikel. Sofern du Merchandising-Artikel unter das Volk bringen willst, sollte sich das Design der Artikel an deinem Konzept orientieren, Stichwort Wiedererkennungswert. Das Einkaufserlebnis der Kunden wird auch durch die Verpackung, die Verkaufsmethode und die Zahlungsmöglichkeiten beeinflusst.
• Sitzgelegenheiten in der Location, die durch das aufsehenerregende Schaufenster sichtbar sind, sind eine Möglichkeit, Laufkundschaft für einen Spontanbesuch anzuziehen. Wenn du deiner Fläche als Event-Location gestaltest, hebst du dich von anderen Geschäften ab und sorgst für ein besonderes Ambiente.
• Wenn du über die Ladeneinrichtung nachdenkst ist es hilfreich zu visualisieren, was die Besucher in deinem Store konkret machen sollen. Sollen sie entspannt sitzend auf deine Produkte blicken? Willst du sie gezielt durch deinen Laden führen oder sollen sie sich frei bewegen? Wie lange willst du die Kunden in deinem Laden halten und was brauchst du dafür? Die Kunst ist, trotz klarer Vorgaben Raum für Spontanität und Zufälle zu schaffen.
• Die Rückbaubarkeit der Ladeneinrichtung ist ebenso ein wichtiger Aspekt bei der Planung. Schließlich ist der Laden nicht für die Ewigkeit, sondern nur für einen begrenzten Zeitraum geschaffen. Deshalb ist es eine Überlegung wert, bei der Ausstattung die Zweckmäßigkeit zu berücksichtigen.

Schritt 9: Kläre Steuer-, Rechts- und Versicherungsfragen 

Abhängig von der gewählten Location gibt es verschiedene rechtliche und versicherungstechnische Fragen, die geklärt werden müssen. Mache dir die Situation bewusst, in der sich dein Pop-up-Store befindet, und kümmere dich um notwendige Verträge, Versicherungen, Steuern, Genehmigungen und Lizenzen. Falls du bezüglich der rechtlichen Rahmenbedingungen und der nötigen Genehmigungen unsicher bist, wende dich an das zuständige Ordnungsamt oder die IHK. Übrigens: Falls du in der Location Musik laufen oder eine Band spielen lassen willst, musst du dich zudem mit den Regelungen der GEMA auseinandersetzen. 

Schritt 10: Organisiere den Shop 

Sind die Rahmenbedingungen geklärt, das Budget bereitgestellt und der Store eingerichtet, geht es an die Organisationen. Welches Bezahlsystem möchtest du einsetzen, wie viele Mitarbeiter brauchst du und wo bekommst du die notwendigen Verbrauchsmaterialien? 

In Sachen Kassensystem gibt es verschiedene Lösungen, die entweder komplett onlinefähig sind oder mit einer Software lokal vor Ort betrieben werden. Hier spielt sicherlich auch dein Budget eine Rolle, denn wenn du in Ergänzung zur Software Scanner oder Lesegeräte für EC-Karten bzw. Barcodes benötigst, kostet dies mehr, als wenn du die Umsätze manuell erfasst - vorausgesetzt, die Kosten für das Personal sind nicht zu hoch.

Apropos Personal: Sofern du noch keine Mitarbeiter eingestellt hast und mit dem Pop-up-Store frisch damit anfängst, solltest du für die Suche etwas mehr Zeit einplanen, um dich in deine Rolle einzufinden. Eine aussichtsreiche Möglichkeit, passende Mitarbeiter zu finden, ist ein Aufruf über die sozialen Medien. Deine Abonnenten, Freunde und die Freunde von Freunden haben möglicherweise Interesse und stehen deiner Idee ohnehin ein Stück weit positiv gegenüber. Doch egal, wie du dein Personal findest, jeder und jede Einzelne sollte genau wissen, welches Ziel du verfolgst. Alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sollten auf dem gleichen Wissensstand sein und nach einem Einarbeitungs-Training dein Angebot im besten Licht präsentieren.

Schritt 11: Bereite deine PR-Arbeit vor

Ein wichtiger Aspekt für eine gute PR ist deine Intention. Welches Thema soll den Besuchern besonders ins Auge fallen, worüber sollen sie sprechen? Dies knüpft an Schritt 1 an, denn deine Grundidee kommt im besten Fall nun auch im PR zum Tragen. Überlege dir, wie du die Mund-zu-Mund-Propaganda ans Laufen bekommst und poste gezielt in den Sozialen Medien. Du könntest über Facebook arbeiten und z. B. eine Fotoaktion ins Leben rufen, die User wiederum in ihren eigenen sozialen Profilen teilen. Auch ist ein Gewinnspiel für viele interessant. Auf diese Weise lässt sich relativ unkompliziert eine gewisse Reichweite aufbauen. 

Außerdem ist das Opening Event eine perfekte Gelegenheit, öffentliche Aufmerksamkeit zu erregen und einen dauerhaften Eindruck zu hinterlassen. Den Anlass kannst du lange benutzen, um Content zu kreieren. Grundsätzlich ist für gute PR-Arbeit ein tragfähiges Netzwerk mit wichtigen Kontakten unverzichtbaren. Es ist ratsam, langfristige Beziehungen zur örtlichen, überregionalen oder internationalen Presse aufzubauen – je nachdem, wie dein Business angelegt ist. Redakteure, Blogger und anderer Influencer helfen dir, dein Angebot weiter zu tragen. 

Außerdem solltest du im Auge behalten, dass dein Pop-up auch irgendwann wieder abgebaut wird. Mache unmissverständlich klar, dass es sich um einen begrenzten Zeitraum handelt, in dem der Store verfügbar ist. Denn wenn du deinen Pop-up-Store wieder schließt und niemand weiß warum, könnte negative Mundpropaganda dir den Erfolg verderben. 

Schritt 12: Genieße die Durchführung

Nun ist alles vorbereitet und es geht darum, den Pop-up-Store zum Erfolg zu führen. Feiere mit deinem Team die Eröffnung und stürzt euch gemeinsam in die kurze, intensive und sehr besondere Zeit. Genieße dabei die spezielle Atmosphäre, die so nicht wiederkommen wird. Übrigens kann es gut passieren, dass du dabei Besuch von Medienvertretern bekommst, die auf deinen großartigen Pop-up-Shop aufmerksam geworden sind.Sei vorbereitet und verbreite deine individuelle Message. Wir wünschen dir dabei viel Erfolg!