Vielfältige Aufgaben erfordern flexible Tools
Je abwechslungsreicher und unterschiedlicher die Aufgaben im Tagesgeschäft sind, desto flexibler müssen die Tools sein. Getreu der Empfehlung unseres Experten des digitalen Werkzeugkoffers solltest du dich auf wenige wirkungsvolle Tools beschränken. Bei der Auswahl der geeigneten Werkzeuge ist es ratsam zu prüfen, inwieweit die einzelnen Tools zueinander passen, sprich, ob Sie soweit erforderlich geeignet sind, Daten auszutauschen. Über zu viele kleine Tools verlierst du rasch den Überblick. Die folgende Auswahl von Apps und Programmen soll dir zur Inspiration dienen. Vielleicht ist das ein oder andere Programm dabei, dass du sofort ausprobieren willst.
Hinweis: Sollte dich ein Tool eines Anbieters interessieren, dessen Firmensitz außerhalb der EU liegt, prüfe die Datenschutzverordnung des Anbieters explizit auf deine Anforderungen. Es kann sein, dass Anbieter aus Nicht-EU-Staaten weniger hohe Datenschutzanforderung erfüllen.
Terminorganisation
Einen Termin mit mehreren Parteien abzustimmen, kann zahlreiche Telefonate, persönliche Gespräche und E-Mails erfordern. Damit es schneller geht, gibt es Software Tools zur Koordination von Terminen. Termine zu koordinieren funktioniert technisch gesehen so ähnlich, wie eine Umfrage zu starten. Du schlägst verschiedene Termine zur Auswahl vor und kontaktierst alle Beteiligten in einer automatisch generierten Rundmail. Alternativ erhältst du aus dem Terminprogramm einen Link, den du an die Beteiligten zwecks Terminabstimmung verschickst. Die Beteiligten wählen anhand der vorgeschlagenen Termine die passenden per Mausklick aus und du hast sofort einen Überblick über die Verfügbarkeiten. Das erspart dir zeitaufwendiges Hinterhertelefonieren.
Darüber hinaus gibt es Tools, die freie Termine in verschiedenen Kalendern miteinander abgleichen und koordinieren, und zwar vollautomatisch und innerhalb kürzester Zeit. Hinter diesen Tools steckt ein Algorithmus, der die Bearbeitung teilautomatisch in eigener Regie übernimmt. Es werden Verfügbarkeiten in definierten Zeitfenstern gecheckt. In der Praxis heißt das, dass die Beteiligten Zugriff auf Ihren Kalender zum Beispiel aus Google, iCloud, Exchange oder Office 365 gewähren. Dabei erkennt das Tool lediglich, ob Zeiten geblockt oder frei sind. Das Programm stellt die möglichen Terminvorschläge zusammen und versendet diese an alle. Die Beteiligten bestätigen mit wenigen Klicks den bevorzugten Termin.
Tools: meetagree, smartmeeting
Informationssammlung und Recherche
Manchmal kann es erforderlich sein, dass mehrere Personen gleichzeitig auf ein Dokument zugreifen und mit Information befüllen können. Sitzen Sie nicht in einer Organisation, braucht es eine Plattform die unkompliziert übers Internet erreichbar ist. Web-basierte Anwendungen sind hierfür die ideale Lösung. Besonders interessant und hilfreich sind Sie, wenn mehrere Personen gleichzeitig daran arbeiten können und wenn ersichtlich ist, wer welche Textbausteine eingefügt haben.
Tools: eduPad, GoogleDocs