Brauche ich einen Steuerberater und woran erkenne ich, ob er was taugt? (Teil 1)

Das macht der Steuerberater

Wenn du Mandant einer Steuerkanzlei oder eines Steuerberaters wirst, hast du Zugriff auf verschiedene Leistungen. Typische Aufgaben sind diese:

• Erstellung der Buchführung
• Anfertigung der Lohnabrechnung
• Erstellung von Jahresabschlüssen und Steuererklärungen
• Steuerberatung zu allen Fragen des Steuerrechts von der Gründung bis zur Sanierung und Insolvenz, auch zu privaten Steuern 
• Vertretung vor Finanzbehörden und Gerichten
• Gutachtertätigkeiten, z. B. im Rahmen von Gerichtsverfahren
• Unternehmensbewertung, Nachfolgeberatung

Manche dieser Aufgaben erfordern wesentlich mehr steuerrechtlichen Hintergrund als andere. Buchführungen werden in der Regel von Steuerfachangestellten oder von Auszubildenden im Steuerfach erstellt. Lohnabrechnungen gehören auch zu dem klassischen Tätigkeitsbereich von Steuerfachangestellten.  Jahresabschlüsse und Steuererklärungen werden ebenfalls von Steuerfachangestellten bearbeitet, die wiederum von Bilanzbuchhaltern, Steuerfachwirten oder Steuerberatern kontrolliert werden. Der Steuerberater ist derjenige, der die Haftung für die Richtigkeit der bearbeiteten Aufträge übernimmt, doch er lässt in vielen Fällen Angestellte die Arbeit machen - das ist auch absolut legitim und üblich. Diese Arbeitsweise lässt erkennen, dass es Abstufungen im Schwierigkeitsgrad gibt. Außerdem sind manche Tätigkeiten automatisierbar, weil sie Monat für Monat gleich ablaufen. 

Die gute Nachricht: So manches kannst du selbst erledigen

Viele Tätigkeiten, die in den Bereich der vorbereitenden Buchführung fallen, lassen sich günstiger als beim Steuerberater erledigen. Dazu gehört zum Beispiel die Erfassung von Belegen per Scanner. Jedes Handy kann heute mit der passenden App Belege einscannen und über eine Schnittstelle zur Buchhaltungssoftware an den Steuerberater oder Buchhalter geschickt werden. Zudem haben Anbieter von Finanzbuchhaltungssoftwares Apps entwickelt, die eine automatische Zuordnung zu den relevanten Buchhaltungskonten vornehmen. Gerade bei wiederkehrenden Rechnungen und Abbuchungen macht sich die Zeitersparnis bemerkbar. Hier steckt viel Potenzial, um Geld einzusparen. Wie du vermutlich weißt, sind wir grundsätzlich der Auffassung, dass du nicht IN, sondern AN deinem Unternehmen arbeiten sollst und bestimmte Aufgaben in professionelle Hände gehören. 

Deshalb raten wir dazu, so einfache Aufgaben wie sannen und vorkontieren an jemanden abzugeben, der sorgfältig arbeitet und weniger kostet als der Steuerberater. Das kann eine studentische Hilfskraft oder ein Rentner in Altersteilzeit sein, der sich ein paar Euro dazuverdienen möchte. 

Eine gute Idee ist es, wenn du alle Aufgaben, die im Zusammenhang mit dem Steuerbüro bzw. der Buchhaltung anfallen daraufhin prüfst, ob du sie von Mitarbeitenden oder Freelancern erledigen lassen kannst. Rechnungen schreiben und ablegen, Belege sortieren und digital erfassen, Formulare vorbereiten, Excel-Tabellen oder Meldungen erstellen – es gibt vieles, was nicht zwingend im Steuerbüro gemacht werden muss. 

Muss das Steuerbüro wirklich alle anfallenden Steuer- und Buchhaltungsaufgaben selbst machen?

Nein. Du kannst Mandant in einer Steuerkanzlei sein und trotzdem selbst buchen, nur um ein Beispiel zu nennen. Viele Buchhaltungssoftwares bieten eine Schnittstelle zur professionellen Kanzleisoftware, die Steuerberater verwenden. Über die Schnittstelle werden Daten übertragen, die der Steuerberater später prüfen und weiterverarbeiten kann. Ein praktisches Beispiel soll zeigen, wie du deine Buchhaltung organisieren kannst, ohne jeden Monat eine hohe Steuerberaterrechnung zu erhalten:

1. Du besorgst dir eine Buchhaltungssoftware für deine Zwecke. Achte dabei auf praktische Apps und Tools, die dir den Alltag erleichtern. Es gibt wie oben schon erwähnt sehr gute Finanzbuchhaltungsprogrammen, die Belege per Fotoscan fast automatisch verbuchen können. Das spart viel Zeit.
2. Du lässt die Buchführung oder die Lohnbuchhaltung nach Einarbeitung durch den Steuerberater von Mitarbeitenden erstellen.
3. Du sendest die monatliche Umsatzsteuer-Voranmeldung nach Fertigstellung der Monatsbuchführung selbst an das Finanzamt bzw. lässt diese Aufgaben von Mitarbeitenden erledigen.
4. Du rechnest die Löhne in Eigenregie ab und kümmerst dich eigenständig um die Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge.
5. Du lässt die von Mitarbeitern übernommenen Tätigkeiten anfangs monatlich und später quartalsweise vom Steuerbüro kontrollieren und korrigieren. In Feedbackgesprächen lernt ihr Schritt für Schritt dazu und verbessert die Buchhaltung-Skills.
6. Mit der Zeit verlängern sich die Kontrollzeiträume auf 6 bis 12 Monate, bis du inhouse die laufenden Buchhaltungstätigkeiten leisten kannst.

Sofern du die Buchhaltung nicht selbst erstellen bzw. von Mitarbeitern erstellen lassen möchtest, könntest du dich nach einem Buchführungshelfer mit professioneller Ausbildung umschauen und die Tätigkeit outsourcen.  

Eigene Fähigkeiten und betriebliche Leistungsfähigkeit optimal einsetzen

Um die Buchhaltung oder Lohnabrechnung selbst zu übernehmen oder im eigenen Haus von Mitarbeitern erledigen zu lassen, braucht es die entsprechenden Kapazitäten. Einerseits sind bestimmte Fähigkeiten notwendig, etwa ein gewisses Zahlenverständnis sowie Akribie bei der Erfassung und Kontrolle von Daten. Auf der anderen Seite muss die betriebliche (und finanzielle) Möglichkeit bestehen, Mitarbeiter oder dich selbst von anderen Aufgaben freizustellen.

Du solltest dich stets fragen, ob dein eigener Einsatz tatsächlich wirtschaftlich sinnvoll ist. Schließlich besteht deine Hauptaufgabe darin, ein Unternehmen zu führen und weiterzuentwickeln und nicht darin, Belege zu buchen und abzuheften. Selbst, wenn du die geistigen und wirtschaftlichen Kapazitäten mitbringst, die Buchhaltung selbst zu erledigen, wäre dein Einsatz an anderer Stelle im Unternehmen mit an Sicherheit grenzender Wahrscheinlichkeit wirtschaftlich sinnvoller. 

Abgesehen davon erzielen Steuerfachleute in kürzerer Zeit eine bessere Qualität und Steuerberater übernehmen außerdem die Haftung für die Richtigkeit der Buchungen. Hinzu kommt ein weiterer Aspekt: Ein Steuerberater kann nur dann vorausschauend und in deinem Sinne beraten, wenn er aktuelle Informationen aus der laufenden Buchführung zur Verfügung hat. Andernfalls ist er “auf einem Auge blind”. Solltest du die Buchhaltung stets auf den letzten Drücker herstellen und schwierige Buchführungssachverhalte zur Klärung auf das Jahresende schieben, kann dein Steuerberater die Situation nicht umfassend überblicken. Damit steigt das Risiko, dass sein Rat in spezifischen Einzelfragen nicht hundertprozentig zutreffend ist. Schaffst du es wirklich, die Buchhaltung zeitnah fertig zu stellen und auflaufende Fragen rasch zu klären? Nur dann kannst du davon ausgehen, dass die Qualität der kostspieligen Steuerberatung tatsächlich auf einem hohen Niveau stattfindet.  Bevor du also entscheidest, die Buchhaltung nicht vom Steuerbüro erledigen zu lassen, wäge alle Aspekte gegeneinander ab!

Dennoch bleibt das Fazit: Die monatlichen Buchhaltungsaufgaben müssen nicht zwingend vom Steuerberater erledigt werden. Sofern du die Buchhaltung nicht in der Steuerkanzlei erledigen lässt, empfiehlt sich eine Kontrolle durch die Kanzlei in regelmäßigen Abständen. Ein solches Arrangement sprichst du individuell mit dem Steuerbüro ab. So kommst du kostengünstig an eine geprüfte, ordnungsgemäße Buchhaltung mit allen Vor- und Nachteilen.

Tipp: Viele Steuerbüros bieten ihren Mandanten an, dass diese direkt auf ihrem Server in ihrem Buchhaltungsprogramm buchen. Das vereinfacht die Zusammenarbeit deutlich und hält die Kosten gering.

Hier geht ohne versierten Steuerberater gar nichts

Spätestens, wenn es zu Schwierigkeiten mit Finanzbehörden kommt, solltest du einen Steuerberater aufsuchen, dem du vertraust. Denn das deutsche Steuerrecht ist ziemlich verzwickt. Wir blicken auf über 200 Gesetze mit unzähligen Paragrafen und auf gut 100.000 Verordnungen, die die Anwendung der Gesetze vereinfachen sollen. Da passiert es leicht, dass man etwas übersieht oder schlicht nicht versteht. 

Unabhängig davon aber ist die Zusammenarbeit mit einem Steuerberater immer dann sinnvoll, wenn du überhaupt kein Interesse an Steuerfragen hast oder dich auf keinerlei Fachwissen in der eigenen Firma stützen kannst.  Denn Unwissenheit im Steuerrecht schützt vor Strafe nicht - und Strafen im Zusammenhang mit dem Finanzamt sind in letzter Konsequenz immer mit Kosten verbunden.

Wie erkennst du einen guten, vertrauenswürdigen Steuerberater?

Früher oder später wirst du einen guten Steuerberater benötigen, dem du vertrauen kannst. Ob es darum geht, deine privaten finanziellen Umstände mit den betrieblichen Belangen abzustimmen, eine Finanzierung ansteht oder du anderweitige Unterstützung benötigst – nur, wenn du dem Steuerberater vertraust und ihm alle notwendigen finanziellen, familiären und betrieblichen und persönlichen Informationen zur Verfügung stellst, kann er dich bestmöglich beraten. Der zweite Teil widmet sich deshalb in erster Linie der Frage: Wie erkennst du einen guten Steuerberater?

Tipp:

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Den zweiten Teil unser kleine Serie "Brauche ich einen Steuerberater und woran erkenne ich, ob er was taugt?" ist nun auch online.