Digital führen heißt vor allem kommunizieren

Die Digitalisierung ist nicht erst seit gestern ein Thema. Doch im Zuge der Coronakrise ist sie allgegenwärtig und hat sich als wahrer Segen erwiesen. Wir können von Zuhause aus arbeiten und unser Geschäft weiter betreiben, sofern unsere Lieferungen und Leistungen gefragt sind. Digitale Anwendungen sind ein wichtiger Schlüssel zum Erfolg. Doch Tools und Software anzuwenden allein reicht nicht aus. Um auf Distanz empathisch zu führen braucht es mehr als technisches Equipment. Die fehlende räumliche Nähe wird durch persönliche Gespräche und aufrichtige Kommunikation wettgemacht. Wie funktioniert die emphatische Führung auf Distanz?

Verantwortung übernehmen und empathisch handeln

Viele Startups und Unternehmen müssen umdenken, umorganisieren und ganz neue Abläufe etablieren – und das alles ohne nennenswerten Qualitätsverlust. Die vom Gesetzgeber verordneten Abstands- und Hygieneregeln haben die Prozesse in Betrieben zum Teil tiefgreifend verändert. War es bislang möglich so manches Problem auf kurzem Dienstweg bei einer Tasse Kaffee persönlich zu besprechen, sind jetzt Distanzen an der Tagesordnung, die einen persönlichen Kontakt im unmittelbaren Vieraugengespräch unmöglich machen.

Ein Vorteil hat die aktuelle Krisenstimmung für jede Firma. Nie waren Mitarbeiter so aufgeschlossen Veränderungen gegenüber wie im Augenblick. Der Grund liegt auf der Hand: die Geduld der Mitarbeiter ist größer als bislang. Wenn etwas nicht sofort funktioniert, ist das zumindest in vielen Fällen und unter den aktuellen Vorzeichen kein Problem. Du darfst also unter Praxisbedingungen deinen angepassten Führungsstil üben und wenn etwas nicht so läuft wie geplant, ist das halb so wild.

Ein paar Fakten eines Personaldienstleisters

Die Firma Randstad ist eine Personalvermittlungsagentur, die im zweiten Halbjahr 2020 im Rahmen einer Umfrage herausgefunden hat, dass sich gut ein Drittel der deutschen Arbeitnehmer in der aktuellen Krise emotional und mental von ihren Arbeitgebern nicht unterstützt fühlen.

Ob wir es wahrhaben wollen oder nicht, es kommt gar nicht so selten vor, dass die räumliche Distanz Mitarbeiter im Homeoffice negativ beeinflusst. Der emphatische Umgang miteinander ist vor diesem Hintergrund noch wichtiger. Die Technik allein reicht nun einmal nicht aus, um zielführend zu kommunizieren.

Natürlich braucht dein Team im Homeoffice eine funktionierende Internetverbindung, ein Notebook, einen PC oder ein leistungsfähiges Smartphone. Doch wer es nicht gewöhnt ist, Zuhause allein zu arbeiten, steht vor einigen Problemen. Der Alltag vermischt sich mit den Anforderungen aus dem Beruf und das stresst. Ungemachte Betten, nicht abgewaschenes Geschirr und andere unerledigte Hausarbeiten sind stets präsent. Kurz gesagt: die Ablenkung ist groß.

Mitarbeiter, die keinen expliziten Arbeitsplatz zu Hause haben, müssen ihre privaten Räume so umfunktionieren, dass sie produktiv arbeiten können. Diese Umstellung ist zwar unvermeidlich, doch fällt es vielen sehr schwer, die häusliche Situation mit den Anforderungen der Arbeit abzustimmen. Statt gewohnter Sofa-Gemütlichkeit strahlt das Wohnzimmer nun Büroatmosphäre aus oder Kochen in der Küche wird aufgrund der herumliegenden Akten und Papiere zur Herausforderung.

Es kann sein, dass du Hilfestellung leisten musst, bis jeder einzelne Mitarbeiter auch zu Hause in der Lage ist, zuverlässig in den Arbeitsmodus umzuschalten. Unterm Strich brauchen deine Mitarbeiter einen klar definierten Arbeitsbereich in der Wohnung, an dem sie – möglichst ergonomisch – den ganzen Tag konzentriert arbeiten können. Sorge dafür, dass sie ihn auch einrichten, wenn nötig, indem du ihnen einen passenden Schreibtisch, Stuhl, Laptop und Schreibtischlampe zur Verfügung stellst.

Digital Kompetenzen entwickeln

Wer bislang nicht selbstständig mit digitalen Medien zurechtgekommen ist, wird spätestens jetzt auf diesen Mangel zurückgeworfen. Es ist für jeden einzelnen an der Zeit, sich mit Software und Tools auseinanderzusetzen.

Je effizienter deine grundlegenden Prozesse aufgebaut sind, desto weniger kompliziert ist es, diese im Homeoffice umzusetzen. Wenn du es nicht ohnehin schon längst gemacht hast, dann ist jetzt die Zeit eine dezentrale Datenspeicherung und Datenverarbeitung sowie Projektsteuerung auf den Weg zu bringen. Projektsoftware wie Trello, Asana oder MeisterTask ist beispielsweise dazu geeignet. Auf diesen Plattformen kannst du mit vielen verschiedenen Personen zusammenarbeiten, die rund um den Globus verteilt sitzen – oder in verschiedenen Teilen und Gemeinden rund um deine Heimatstadt.

Die räumliche Distanz emphatisch entschärfen

Der persönliche Kontakt ist das A und O, um über die Distanz zu führen. Damit kannst du den emotionalen Stress abfedern, den jeder dritter im Homeoffice empfindet. Im ersten Schritt geht es darum, Tools zur mittelbaren Kommunikation auswählen. Es bieten sich zum Beispiel Mikogo, GoToMeeting, Skype, FastViewer, TeamViewer oder Zoom an. Folgende sechs Punkte haben sich bereits vielfach bewährt und helfen dir dabei, dein Team mit positiven Energien zu versorgen und es zusammenzuhalten.

  1. Mit deinem Team Regeln entwickeln
    Eine Vorgabe von oben hat selten die volle Akzeptanz im Team. Einfacher und erfolgreicher installierst du eine neue Routine, wenn die Regeln von allen gemeinsam entwickelt und umgesetzt werden. Eine Regel könnte zum Beispiel lauten, sich regelmäßig jeden Morgen um 8 Uhr zum digitalen Team-Meeting zu treffen.
  2. Konfliktmanagement anpassen
    Probleme werden kommen, zumindest gilt das für fast alle Firmen, die von heute auf morgen über die Distanz Mitarbeiter führen müssen. Aber du kannst darauf vorbereitet sein und dir im Vorfeld überlegen, wie du Schwierigkeiten bewältigen kannst. Dazu ist es hilfreich, dir mögliche Konfliktsituationen mit bestimmten Mitarbeitern vor Augen zu führen, die du erwartest. Wer sich auf Konfliktsituationen vorbereitet ist den kommenden Herausforderungen besser gewachsen.
  3. Regelmäßige Team-Meetings und persönliche Gespräche etablieren
    Routine führt zu Verlässlichkeit und wirkt sich positiv auf das Wir-Gefühl aus. Wenn ihr euch regelmäßig sprecht, im besten Fall per Video-Chat, könnt ihr euch zum einen gegenseitig laufend auf dem neuesten Stand halten und zum anderen kontinuierlich im Gespräch bleiben. Auch Einzelgespräche sollten regelmäßig gehalten werden. Hast du in der Vergangenheit Einzelgespräche mit deinen Mitarbeitern geführt, in denen zum Beispiel Karrierepläne und Betriebsinterna Thema waren, sollte die Kommunikationsdichte auf Distanz genauso hoch bleiben. Routine vermittelt Vertrautheit.
  4. Erreichbarkeit sicherstellen
    Ausgehend davon, dass du deinem Team Unterstützung und Hilfe anbietest, musst du auch entsprechend erreichbar sein. In der Praxis bedeutet das, feste Zeiten einzuführen, dich bereitzuhalten und die idealen Kommunikationswege zu benennen (Mail, Videokonferenz, Telefonat).
  5. Informieren und Vertrauen festigen
    Umfassende Informationen sind hilfreich, um diffuse oder konkrete Ängste zu beseitigen. Wenn du mit deinen Mitarbeitern eng im Kontakt bleibst und sie über die laufenden Veränderungen informierst, entwickelt sich Vertrauen. Außerdem ist es ratsam, deinen Mitarbeitern dasselbe Vertrauen zu schenken, das du von ihnen erwartest. Falls du daran zweifeln solltest, dass sie zuhause weniger effektiv arbeiten als im Firmenbüro, liegst du falsch. Untersuchungen und Umfragen zeigen, dass es genau umgekehrt ist. 
  6. Ehrlich und unmissverständlich kommunizieren

Die Kommunikation sollte grundlegend auf Ehrlichkeit basieren. Unehrlichkeit schürt Unsicherheiten, die wiederum Ängste nähren. Es bringt nichts, Fakten zurückzuhalten oder Schwierigkeiten zu beschönigen. Diese falsch verstandene Vorsicht schränkt den Handlungsspielraum für dich und für deine Mitarbeiter ein. Die direkte Kommunikation mit Mitarbeitern sollten genauso konstruktiv sein wie immer.

Fazit: Augen auf und durch

Eigentlich ist es gar nicht so schwer auf die Distanz hin in Kontakt mit deinem Team zu bleiben. Es erfordert etwas Vorbereitung und Organisation, doch letztlich stehen dir alle notwendigen Tools zur Verfügung – oft sogar kostenfrei. Wenn du Unterstützung dabei brauchst, deine Firma unter den aktuellen Umständen sicher zu führen und einen Sparringspartner zum Austausch benötigst, steht dir unser Mentor gerne zur Seite. Wir wünschen dir viel Erfolg und gute Gespräche!

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