Teil 1 - Logistik: Outsourcen oder Selbermachen?

Logistik in Eigenleistung

Logistik in Eigenleistung zu betreiben kann bei Kleinstmengen sinnvoll sein – vorausgesetzt, Sie haben die Zeit und Ihnen stehen die nötigen Räumlichkeiten zur Verfügung. Sie brauchen nämlich einiges an Equipment und Sie müssen bestimmte Prozesse etablieren, um effizient zu arbeiten. So kann „logistic at home“ bei kleinen Mengen funktionieren:

Ein Schrank dient als Warenlager, Verpackungsmaterial und Versandaufkleber werden im Schreibtisch vorgehalten. Kommt eine Bestellung rein, verpacken Sie diese einzeln und machen sie versandfertig. Am nächsten Morgen oder ein paar Tage später – je, nachdem, wie Sie es einrichten können – fahren Sie mit dem Paket zur Post. Sie erhalten einen Einlieferungsbeleg. Die Tracking-Nummer geben Sie ins System ein, damit Ihr Kunde die Lieferung nachverfolgen können. Alternativ können sie einen Service wie Shipcloud oder Billbee nutzen, der Ihnen die Abholung der Ware offeriert.

Bei ein oder zwei Bestellungen in der Woche mag der Zeitaufwand noch gut zu bewältigen sein. Das läuft praktisch nebenher im Alltag. Doch sobald die Bestellungen zunehmen, nimmt sofort der Aufwand auf mehreren Ebenen zu. Schon ab wenigen Paketen pro Woche tun sich ungeahnte Probleme für die „logistic at home“ auf.

Haben Sie ausreichend Verpackungsmaterial zuhause? Können Sie alle Pakete im Bus, auf dem Rad, zu Fuß oder mit dem Auto zur Post transportieren? Lässt es sich grundsätzlich mit Ihrem Alltag verbinden, täglich zur Post zu fahren? Sie sehen schon, dass Sie recht schnell an die Grenzen der Praktikabilität stoßen, wenn Sie einen Onlineshop ernsthaft betreiben. Abgesehen davon erwarten Kunden heute schnelle Lieferung und eine professionelle Verpackung.

Outsourcing: Einfach mal die anderen machen lassen

Die Praxis zeigt, dass Sie mit einem externen Dienstleister wesentlich besser bedient sind. Wenn Sie die Logistik an einen externen Dienstleister auslagern, können Sie professionelle Leistungen erwarten. Für Sie rechnet sich das praktisch immer, denn Sie berechnen die entstehenden Kosten an Ihre Kunden weiter. Großes Plus des Outsourcings: Sie gewinnen Zeit, um sich um Ihr Unternehmen zu kümmern.

Die Aufgaben in der Logistik sind recht vielfältig und die Prozesse müssen perfekt ineinandergreifen,  damit Versand und Retourenmanagement reibungslos laufen. Sie sollten deshalb unbedingt sorgfältig bei der Auswahl des passenden Logistik-Partners vorgehen. Er sollte Erfahrung haben und faire Preise bieten. Wenn Sie darüber nachdenken, die Logistik auszulagern, sollten Sie sich mit den Vorteilen und den Risiken auseinandersetzen. Auf dieser Basis entscheiden Sie am besten, unter welchen Voraussetzungen der Wechsel zu einem Logistik-Profi für Sie in Frage kommt.

Vorteile des Logistik-Outsourcings im Überblick

Grundsätzlich steht hinter der Überlegung des Outsourcings, einen zusätzlichen Nutzen für das eigene Business zu erzielen. Der zusätzliche Nutzen schlägt sich in mehreren Vorteilen nieder:

• Sie können sich auf das Kerngeschäft konzentrieren. Die gewonnene Zeit investieren sie am besten in strategische Aktivitäten, um Ihr Business voranzubringen.
• Es lassen sich dauerhaft Kosten reduzieren. Statt selbst eine Logistik-Infrastruktur mit Warenlager, Verpackungsanlagen, Personal, Versand, Auslieferungsfahrzeuge etc. aufzubauen, nutzen Sie die bestehende Infrastruktur eines externen Logistikers. Sie zahlen nur die Nutzung und haben keinerlei Investitionskosten.
• Sie haben die Chance die eigenen Geschäftsprozesse weiter zu optimieren. Arbeiten Sie mit einem externen Partner zusammen, müssen Sie die gewünschten Leistungen sehr konkret definieren. Über diesen Ansatz werden Geschäftsprozesse transparent und Kostenquellen leichter identifizierbar.
• Sie können professionelles Know-how nutzen. In der Zusammenarbeit mit einem externen Logistiker profitieren Sie von spezialisiertem Fachwissen. Der Dienstleister wird Ihren Auftrag mit sehr großer Wahrscheinlichkeit wesentlich effizienter und hochwertiger erledigen, als Sie es selbst könnten.
• Die Kundenzufriedenheit wird gesteigert. Schnelle Lieferung, saubere und sichere Verpackung und unkomplizierte Retourenabwicklung zu jeder Zeit werden durch den externen Logistiker sichergestellt. Das gelingt auch an hektischen und stressigen Geschäftstagen wie zum Beispiel in der Vorweihnachtszeit. All diese Dinge steigern die Zufriedenheit ihrer Kunden. In der Zusammenarbeit mit einem erfahrenen Kooperationspartner profitieren Sie automatisch von diesem wertvollen Vorteil.
• Steigen die Bestellzahlen an, passt Ihr Logistikpartner automatisch seine Kapazitäten an. Damit wird Ihr Geschäftsmodell skalierbar.

Risiken des Outsourcings von Logistik-Dienstleistungen

Neben den Vorteilen des Outsourcings existieren zusätzlich einige Risiken. Sie sollten die Risiken im Blick behalten, damit eine externe Zusammenarbeit gut läuft. Bedenken Sie bei der Auslagerung der Logistik die folgenden Aspekte:

• Outsourcing erzeugt Abhängigkeiten. Je umfassender ein Unternehmen Leistungen ausgelagert, desto höher ist die Gefahr, dass durch mangelhafte Leistungen eines Kooperationspartners Probleme entstehen, die einen wirtschaftlichen Schaden nach sich ziehen.
• Wenn Sie den Dienstleister wechseln, müssen Sie mit Ihrem Warenlager umziehen. Das führt vorübergehend zu Verzögerungen der Logistikprozesse.
• Missverständnisse lassen Unmut aufkommen. Die Verträge müssen eindeutig formuliert sein, damit Auftraggeber und Auftragnehmer ganz klar über die einzelnen Aufgaben informiert sind. Fehlen exakte Leistungsdefinitionen, kommt es rasch zu Missverständnissen und zu Spannungen zwischen den Beteiligten. Das gefährdet den Outsourcing-Erfolg grundlegend.

So gelingt das Outsourcing

Mit Blick auf die Vorteile und Risiken können Sie Maßnahmen ergreifen, die den Erfolg einer Zusammenarbeit mit einem externen Logistiker wahrscheinlich machen. Hier kommen unsere Top-Tipps:

Schließen Sie Verträge mit klar definierten Inhalten ab. Es geht darum, dass die gewünschte Standardleistung, der Umfang und der zeitliche Ablauf abgestimmt werden. Zusätzlich enthält ein guter Vertrag eine Haftungsvereinbarung sowie Aussagen zur Schadensregulierung bei Nichterfüllung oder Teilerfüllung.

Suchen Sie Ihren Dienstleister mit Bedacht aus. Der günstigste Anbieter ist nicht unbedingt der beste Partner. Natürlich spielt der Preis eine Rolle, doch langfristig geht es um eine gute Zusammenarbeit, mit der Auftraggeber und Auftragnehmer zufrieden sind. Falls nämlich die Schäden, die sich aus einer Zusammenarbeit ergeben, die Kostenersparnis übertreffen, nützt ihnen der günstigste Dienstleister nichts.

Kontrollieren Sie die Vertragserfüllung. Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser. Sie müssen regelmäßig das Leistungsniveau Ihres Logistikers prüfen. Nur so können Sie feststellen, ob die definierten Leistungsmerkmale erfüllt werden. Eine Möglichkeit ist, sich selbst von Zeit zu Zeit verdeckt Waren zusenden zu lassen. Sie werden zum Mystery-Shopper in eigener Sache. Auf diesem Weg erhalten Sie unschätzbare Informationen über die Leistungen Ihres Geschäftspartners. In der Praxis hat sich außerdem bewährt, einen regelmäßigen Austausch zwischen den betroffenen Mitarbeitern beim Auftragnehmer und Auftraggeber zu etablieren. Das heißt, dass Sie oder Ihr zuständiger Mitarbeiter den persönlichen Kontakt halten und eine vertrauensvolle Zusammenarbeit fördern.

Bei allen Fragen rund um die Logistik hilft Ihnen unser Logistik-Experte. Er berät Sie und findet gemeinsam mit Ihnen die passende Lösung für Ihre spezifische Situation.

Von der Theorie zur Praxis: Welche Möglichkeiten stehen Ihnen konkret offen?

Kommen Sie zu dem Schluss, dass Outsourcing der Logistik eine gute Entscheidung ist, müssen Sie den nächsten Schritt gehen und konkrete Informationen einholen. Welche Anforderungen müssen die Anbieter erfüllen? Was darf der Service kosten? Und wie lässt sich die externe Logistikdienstleistung mit Ihren Prozessen verknüpfen? Soll ich für meine Verkäufe auf Amazon das Logistikangebot von Amazon nutzen? Welche Vor- oder Nachteile hat das? Ist es vielleicht besser, einen fremden externen Dienstleister zu beauftragen? Antworten auf diese Fragen liefern wir Ihnen in den folgenden Artikeln.