Ohne Plan, aber mit Ziel arbeiten
Es gibt sie noch, ganz seltene Exemplare von Menschen, die komplett ohne analogen odern digitalen Organizer ihre Aufgaben bewältigen. Sie kommen morgens an den Schreibtisch und arbeiten von einem riesigen Aufgaben eine nach der anderen ab. Sie haben das Ziel, bis zum Feierabend oder zum Monatsende eine bestimmte Anzahl von Aufgaben abgearbeitet zu haben. Diese Art der Arbeitsorganisation kann funktionieren, wenn es sich um Routine-Vorgänge handelt, deren Ablauf immer gleich ist und die alle gleich wichtig sind. Mit einer Beamtenmentalität wie dieser kommen Selbständiger allerdings selten zurande. denn, du ahnst es schon, Routineaufgaben wie diese liegen nicht auf deinem Schreibtisch. Du delegierst sie beizeiten und kümmerst dich um das, was wirklich wichtig ist. Du arbeitest an deinem Unternehmen und hast mit zahlreichen Aufgaben zu tun, die unterschiedlich wichtig sind. Wenn du mehr oder weniger planlos agierst bzw. zuerst auf das reagierst, was oben auf deinem Stapel liegt, passieren früher oder später unverzeihliche Fehler, die dich beispielsweise Geld kosten oder Aufträge platzen lassen.
Tools prüfen und auswählen
Der Erster Schritt zu mehr Organisation im Arbeitsalltag ist die Auswahl der richtigen Tools zur Termin-und Arbeitsorganisation. Du solltest hier nicht das erstbeste nutzen, sondern dich erstmal in Ruhe informieren. Überlege dir genau, welche Features wichtig für die sind und überprüfe die Optionen, die dir Apps und Softwares bieten. Dir muss das Tool gefallen und du musst leicht damit arbeiten können, damit du es effizient nutzen kannst. Deine Ansprüche und deine typische Arbeitsweise ist ein wesentliches Kriterium bei der Auswahl deiner Hilfsmittel.
Digital, analog oder beides?
Wenn du einen Tagesplaner verwenden willst, lautet die erste Frage, ob du digital oder analog arbeiten möchtest. Gelegentlich bietet sich auch die Kombination an: Du planst online oder per Smartphone App und druckst dir einen Tagesplan zum Abhaken aus. Oder du schreibst die anstehenden To-Dos ganz “Old School” auf und streichst im Laufe des Tages das durch, was du erledigt hast - ein großartiges Gefühl.
Für die digitale Terminplanung eignen sich Tools wie Google Calendar oder Apps wie Chaos Control. Sie alle helfen dir dabei, deine Aufgaben zu erfassen und zu verwalten. Für Verfechter der analogen Terminplanung ist Canva ein Geheimtipp, der solo oder als Ergänzung zu den digitalen Tools infrage kommt. Google Calendar, Chaos Control und Canva werden in den folgenden Absätzen kurz vorgestellt.
Google Calendar: Das Schlachtschiff unter den Planern
Google Calendar ist ein mächtiges Online-Tool, mit dem du deinen Tages-, Wochen-, Monats- und Jahresplan erstellen kannst. Es funktioniert so: Dir steht ein Kalender zur Verfügung, in dem du Aufgaben und Termine eintragen kannst. Daraus ergibt sich deine To-Do-Liste (fast) wie von selbst. Es ist möglich, den Kalender mit anderen zu teilen, Zugriffsrechte festzulegen und vorgefertigte Feiertags- und Ereigniskalender aufzuschalten.
Chaos Control: Für kreative Köpfe und unsortierte Nerds
Chaos Control funktioniert nach der GTD-Methode (getting things done) von David Allen. Die Bearbeitung erfordert eine Zieldefinition. Unter den Zielen werden dann die notwendigen Aktivitäten aufgeschrieben, die zur Zielerreichung notwendig sind. Das Tool übernimmt die Informationen in einen Tagesplan und zeigt die Aufgaben mit allen erforderlichen Informationen an. Praktisch ist die Möglichkeit, Aufgaben als Wiederholung einzustellen und spontan auftretende Aufgaben und kreative Einfälle in der Chaos Box abzulegen. So geht nichts verloren und du kannst dich später um die Organisation kümmern.
Canva kann was: Wenn Design und Nützlichkeit aufeinandertreffen
Der Tagesplaner von Canva dient dazu, deine Aufgaben und Termine analog zu verwalten. Die Software kann dir darüber hinaus auch optisch den Tag versüßen. Du schaust deine To-Do-Liste gerne an, nutzt sie wie einen Spickzettel und freust dich über jeden Haken, den du manuell hinter eine erledigte Aufgabe setzt.
Mit Canva kannst du dein eigenes Design kreieren. Dies gilt hinsichtlich des Designs genauso wie hinsichtlich der Aufteilung. Das Praktische daran ist, dass du alles Überflüssige weglässt und nur die Felder in deinen Tagesplan integrierst, die für dich relevant sind. Die vorbereiteten Vorlagen helfen dir dabei, deine To-Do-Liste genau nach deinen Vorstellungen zu kreieren. Zur Verfügung stehen verschiedene Checklisten, To-Do-Listen, Stunden-, Tages-, Wochen- und Monatsplaner mit unterschiedlichen inhaltlichen Schwerpunkten und verschiedenen Designs. Hier kannst du dir ein Bild vom Canva Tagesplaner machen.
Tagesplan erstellen heißt, priorisieren und delegieren
Die beste App ist nur nützlich, wenn du sie konsequent mit Daten fütterst und die Inhalte aktuell hälst. Sie kann dir zwar viel abnehmen, doch im Prinzip ist sie nichts anderes als eine Orga-App mit ein paar Extras. Sie ist ein Hilfsmittel, aber die App ist ganz sicher nicht der Schlüssel zu mehr Produktivität. Der Schlüssel bist und bleibst du selbst. Es liegt an dir dein Zeitmanagement zu optimieren und deinen Arbeitsalltag so zu organisieren, dass alles Wichtige erledigt und nichts vergessen wird.
Du bist dein eigener Zeitmanager
Mit einem guten Zeitmanagement gelingt es Dir, produktiv an deinen Zielen zu arbeiten. Wenn es dir gelingt, dann Zeitmanagement optimal zu gestalten, organisierst du deine to-do's in der bestmöglichen Weise. Zeitmanagement ist Selbstmanagement und das bedeutet auch, dass Produktivität alleine nicht das Maß aller Dinge ist. Es geht auch um Gesundheit, Freude, Entspannung und Wohlbefinden. Willst du mehr darüber erfahren? Dann lies unseren Beitrag Homeoffice: Selfcare meets Productivity.
Vertiefend zum Zeitmanagement kommt in Kürze ein Beitrag zum Thema. Darin liest du, was “bestmögliches” Zeitmanagement bedeutet und wie es gelingt, die Arbeitszeit optimal zu planen.
