Warenwirtschaft: Das steckt dahinter

Hinter dem Begriff Warenwirtschaft verbirgt sich die wirtschaftliche Handhabung materieller Güter. Mit einem Warenwirtschaftssystem sorgst du dafür, dass du deine Waren in der benötigten Menge und der erforderlichen Qualität zur richtigen Zeit mit allen erforderlichen Informationen am richtigen Ort zur Verfügung hast. Dabei sollen die Kosten möglichst gering ausfallen.

Diese fast lehrbuchhafte Erklärung klingt zunächst einmal einleuchtend. Schließlich brauchst du die größtmögliche Sicherheit, dass dein Lager zuverlässig geführt wird. Nur dann kannst du klar erkennen, welche Produkte du vorrätig hast und wo sie liegen. Doch wo Ordnung ist, ist auch Chaos und es wundert nicht, dass die geordnete Lagerhaltung mit der chaotischen Lagerhaltung in Konkurrenz steht. Vergessen wir einmal das Wort Chaos und kleben das Etikett “dynamische Lagerverwaltung” oder” Freiplatzsystem” daran, klingt es gar nicht mehr so schlimm. Tatsächlich gibt es viele Firmen, die mit einer chaotischen Lagerverwaltung besser zurechtkommen als mit einer geordneten. Psst, auch die chaotische Lagerhaltung hat System!

Chaos im Lager: Ist es für mich geeignet? 

Um zu verstehen, ob die dynamische Lagerhaltung für dich in Frage kommt, musst du zunächst die Ausgangssituation analysieren. Eine chaotische Lagerhaltung bietet sich z. B. dann an, wenn du einen Raum zur Verfügung hast, den du besonders effizient ausnutzen möchtest. Dieser Raum muss nicht zwingend durch vier Wände abgeschlossen sein, er kann auch beispielsweise ein einzelnes Regal in einem ansonsten klar strukturierten und geordneten Lager sein. Das Chaos-Regal ist dann so etwas wie die “Rummels-Schublade”, die es praktisch in jedem Haushalt gibt. Hier landen Kleinigkeiten und Utensilien, die sich anderswo nicht so richtig einordnen lassen: Gummibänder, Batterien, Tesafilm, Pflaster, Kaugummi und anderes mehr. Suchst du nach einem der genannten Dinge, findest du es garantiert in dieser Schublade. Prinzipiell funktioniert ein chaotisches Regal oder ein Raum nach genau diesem Prinzip.

Allerdings gibt es sehr große Lager, die vollständig mit der dynamischen Lagerhaltung arbeiten und damit beste Erfahrungen machen. Die Firmen arbeiten mit einer Software, die die Produkte erfasst und sie dort ablegt, wo gerade Platz ist. Dies geschieht ganz unabhängig davon, ob ähnliche Produkte ebenfalls in diesem Regal liegen oder nicht. Sofern du planst, ein elektronisches oder vollautomatisches Warenwirtschaftssystem zu installieren, dann schaffst du damit buchstäblich perfekte Voraussetzungen für vordergründiges Chaos im Lager bzw., die chaotische Lagerhaltung. Im Hintzergrund aber hat dein Warenwirtschaftssystem alles im Griff.

Chaos vs. Ordnung: Die Systeme in der Gegenüberstellung

Ein geordnetes Lagersystem bedarf umfangreicher Vorplanung. Bereits bevor die Lagerflächen mit Regalen versehen werden, steht die spätere Belegung fest. Das heißt, dass ganz bestimmte Waren stets an einem festen Lagerplatz untergebracht werden.

Ein Vorteil der geordneten Lagerhaltung ist, dass du auch optisch schnell einen Überblick über deinen Warenbestand hast und eine Inventur effizient durchführen kannst. Der Nachteil der geordneten Lagerhaltung besteht darin, dass bei einer vollen Lagerfläche keine Option besteht, weitere Produkte geordnet einzulagern. Um in einem solchen Fall den Überblick nicht zu verlieren, musst du im Prinzip die gesamte Lagerfläche neu strukturieren, weil das System langfristig mit festen Produktstandorten arbeitet.

Bei der dynamischen Lagerhaltung fallen die festen Produktstandorte (fast) komplett weg. Sobald Ware angeliefert wird, bringst du die Ware da unter, wo Platz ist. Um nicht den Überblick zu verlieren, könntest du aber speziellen Produktgruppen einen bestimmten Lagerbereich zuordnen, die aus 4 oder 5 Regalen besteht. Beispiel: Pullover werden in den Regalen 1 bis 5 chaotisch gelagert, Schuhe in den Regalen 6 bis 10 und Jacken in den Regalen 11 bis 15. Bei diesem halb-chaotischen System kannst du die Waren relativ frei überall dort platzieren, wo in der entsprechenden Regal-Sektion gerade ein Platz frei ist. Deshalb spricht man auch vom Freiplatzsystem.

Vorteile der chaotischen Lagerhaltung

Die chaotische Lagerhaltung hat im Vergleich zur geordneten Lagerhaltung Vorteile, vor allem, wenn der Produktumsatz sehr hoch ist. Du sparst sehr viel Zeit bei der chaotischen Lagerung, weil du große Warenmengen recht schnell und ohne genaue Planung einlagern kannst. Weitere Vorteile sind diese:

  • Kommt Ware rein, kannst du sie zügig einlagern. Die Orientierungsphase ist aufgrund der wenigen Vorgaben sehr kurz, die Arbeit geht schnell von der Hand. Das spart Zeit und Geld..
  • Du kannst Lagerflächen maximal belegen, weil jede freie Fläche auch nutzbar ist..
  • Wenn du mit Saisonware arbeitest oder die Artikel grundsätzlich sehr schnell wechselst, kannst du beim chaotischen Lagersystem ohne gezielte Vorplanung dynamisch reagieren. Keine Planung, kein Zeitverlust.
  • Neue Mitarbeiter lernen in einer kurzen Einarbeitungsphase, sich in der chaotischen Lagerhaltung zurechtzufinden, weil es nur wenige Vorgaben gibt, die sie beachten müssen.
  • Da Waren generell auf ganz unterschiedlichen Regalen und Stellflächen im Lager stehen können, können auch mehrere Mitarbeiter gleichzeitig dieselben Artikel kommissionieren. Sie stehen sich dabei nicht gegenseitig im Weg. So läuft die Bestellbearbeitung schneller.

Nachteile dynamischer Lagerhaltung

Doch natürlich gilt auch für die chaotische Lagerhaltung, wo Licht ist, ist auch Schatten. Die Nachteile von Chaos im Lager sind nicht zu unterschätzen: 

  • Eine optische Trennung ist mit der chaotischen Lagerhaltung nicht möglich. Das bedeutet, du siehst nicht auf den ersten Blick, wie viel von einem Produkt vorhanden ist.
  • Es ist grundsätzlich eine Software zur Organisation erforderlich. Nur so kannst du nachvollziehen, wo ein Artikel ist und wie groß der Bestand dessen ist.
  • Mitarbeiter müssen Produkte ohne Ausnahme einbuchen und ausbuchen. Das erfordert ein hohes Maß an Disziplin. Werden hier Fehler gemacht, folgen automatisch Schwierigkeiten, die teuer werden können .
  • Fällt die Software aus, droht der Super-GAU.  Bei großen Lagern bedeutet dies nämlich stundenlange Suche und zeitaufwändige Nacharbeiten.  
  • Inventurarbeiten sind aufwändig, weil aufgrund des chaotischen Lagersystems gleiche Produkte an mehreren Orten im Lager verteilt sind.
  • Wird ein Produkt in großen Mengen bestellt, verlängern sich die Laufwege. Damit erhöht sich die Arbeitszeit und die daran geknüpften Kosten.

Willst du ein chaotisches Lagersystem? Dann beachte diese Anforderungen.

Solltest du grundsätzlich in Erwägung ziehen, ein chaotisches Lager zu etablieren, muss dir klar sein, dass nichts ohne ein ordentliches Lagerverwaltungssystem geht. Dieses muss zwingend von dir und deinen Mitarbeitern richtig genutzt werden, um den Überblick zu behalten. Die Software ist mitunter dein wichtigster Mitarbeiter, denn dieser kontrolliert koordiniert und optimiert sämtliche Warenströme in deinem Lager. Die gute Nachricht ist, dass du praktisch alle Waren chaotisch Lagern kannst, sofern sie keine speziellen Lagerbedingungen erfordern. Dies betrifft z. B. Tiefkühlware oder besonders schwere und sperrige Produkte, die spezielle Lagerflächen brauchen. Zur Umsetzung eines dynamischen Lagersystems solltest du diese Aspekte beachten: 

  • Informiere dich ausführlich über die unterschiedlichen Warenwirtschaftssoftwares und lass dir verschiedene Angebote machen. Bevor du eine Entscheidung triffst, solltest du sicher sein, dass die Software auf deine Anforderungen passt. Suche auch das Gespräch mit Nutzern der verschiedenen Warenwirtschaftssysteme oder informiere dich gezielt durch Erfahrungsberichte.
  • Oft ist es hilfreich, in einem chaotischen Lager mit Barcode-Scanner zu arbeiten. Diese sollten direkt an die Software angebunden sein, damit jedes ein- und ausbuchen ohne weitere manuelle Aktivität im System erfasst wird.
  • Auch in einem chaotischen Lager gibt es einige Vorgaben, die abhängig von deinem Sortiment gelten sollten. So wäre es sinnvoll, besonders sperrige Waren nicht auf das oberste Regal zu packen. Außerdem sollten schwere Artikel einen sicheren Standort auf dem Fußboden oder einem Schwerlastregal erhalten. Wenn du diese Vorgaben im Warenwirtschaftssystem einschränkend machst, vereinfacht es dir die chaotische Lagerhaltung.
  • Jeder Mitarbeiter benötigt eine intensive Einarbeitung, damit er die Aufgaben im dynamischen Lager zuverlässig erledigen kann. Die Datenpflege ist das A und O. 

Ist die chaotische Lagerhaltung für junge Unternehmen, Gründer und Entrepreneure geeignet?

Der Status einer Firma ist unerheblich. Ob jung oder etabliert, eine chaotische Lagerhaltung eignet sich für Firmen, Gründer und Entrepreneure, die schnell wechselnde Produktsortimente oder hohe Umschlagszahlen im Lager aufweisen.

Fazit: Chaos mit System für bestmögliche Ausnutzung von Lagerkapazitäten

Die chaotische Lagerhaltung ist sehr zu empfehlen, wenn du deine aktuellen Lagerkapazitäten maximal ausnutzen möchtest. Denn im Gegensatz zur chaotischen Lagerhaltung bleibt bei der geordneten Lagerhaltung viel ungenutzter Platz übrig, der letztlich nur Geld kostet, aber keinen Umsatz bringt. Unverzichtbar bei der chaotischen Lagerhaltung sind zwei Aspekte: ein passendes Warenwirtschaftssystem und Mitarbeiter, die es richtig bedienen können. Denk daran, bei der dynamischen Lagerhaltung Ausnahmeregelungen einzubauen, um keine unsinnige Platzierung (Stichwort schwere Waren, sperrige Güter) zu ermöglichen. Auf diese Weise gelingt es dir, ein Lager auf agile und dynamische Weise zu organisieren. Es lebe das Chaos.

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