Home-Office (Teil 2): Tools und Tricks für effizientes Arbeiten

Vielfältige Aufgaben erfordern flexible Tools

Je abwechslungsreicher und unterschiedlicher die Aufgaben im Tagesgeschäft sind, desto flexibler müssen die Tools sein. Getreu der Empfehlung unseres Experten des digitalen Werkzeugkoffers solltest du dich auf wenige wirkungsvolle Tools beschränken. Bei der Auswahl der geeigneten Werkzeuge ist es ratsam zu prüfen, inwieweit die einzelnen Tools zueinander passen, sprich, ob Sie soweit erforderlich geeignet sind, Daten auszutauschen. Über zu viele kleine Tools verlierst du rasch den Überblick. Die folgende Auswahl von Apps und Programmen soll dir zur Inspiration dienen. Vielleicht ist das ein oder andere Programm dabei, dass du sofort ausprobieren willst.

Hinweis: Sollte dich ein Tool eines Anbieters interessieren, dessen Firmensitz außerhalb der EU liegt, prüfe die Datenschutzverordnung des Anbieters explizit auf deine Anforderungen. Es kann sein, dass Anbieter aus Nicht-EU-Staaten weniger hohe Datenschutzanforderung erfüllen.

Terminorganisation

Einen Termin mit mehreren Parteien abzustimmen, kann zahlreiche Telefonate, persönliche Gespräche und E-Mails erfordern. Damit es schneller geht, gibt es Software Tools zur Koordination von Terminen. Termine zu koordinieren funktioniert technisch gesehen so ähnlich, wie eine Umfrage zu starten. Du schlägst verschiedene Termine zur Auswahl vor und kontaktierst alle Beteiligten in einer automatisch generierten Rundmail. Alternativ erhältst du aus dem Terminprogramm einen Link, den du an die Beteiligten zwecks Terminabstimmung verschickst. Die Beteiligten wählen anhand der vorgeschlagenen Termine die passenden per Mausklick aus und du hast sofort einen Überblick über die Verfügbarkeiten. Das erspart dir zeitaufwendiges Hinterhertelefonieren.

Tools: xoyondo, kulibri

Darüber hinaus gibt es Tools, die freie Termine in verschiedenen Kalendern miteinander abgleichen und koordinieren, und zwar vollautomatisch und innerhalb kürzester Zeit. Hinter diesen Tools steckt ein Algorithmus, der die Bearbeitung teilautomatisch in eigener Regie übernimmt. Es werden Verfügbarkeiten in definierten Zeitfenstern gecheckt. In der Praxis heißt das, dass die Beteiligten Zugriff auf Ihren Kalender zum Beispiel aus Google, iCloud, Exchange oder Office 365 gewähren. Dabei erkennt das Tool lediglich, ob Zeiten geblockt oder frei sind. Das Programm stellt die möglichen Terminvorschläge zusammen und versendet diese an alle. Die Beteiligten bestätigen mit wenigen Klicks den bevorzugten Termin.

Tools: meetagree, smartmeeting

Informationssammlung und Recherche

Manchmal kann es erforderlich sein, dass mehrere Personen gleichzeitig auf ein Dokument zugreifen und mit Information befüllen können. Sitzen Sie nicht in einer Organisation, braucht es eine Plattform die unkompliziert übers Internet erreichbar ist. Web-basierte Anwendungen sind hierfür die ideale Lösung. Besonders interessant und hilfreich sind Sie, wenn mehrere Personen gleichzeitig daran arbeiten können und wenn ersichtlich ist, wer welche Textbausteine eingefügt haben.

Tools: eduPad, GoogleDocs

Visitenkarten digitalisieren, Kontakte verwalten

Kontakte zu verwalten gehört ebenfalls zu den typischen Aufgaben im Büro. Du kannst Informationen aus E-Mails per Copy & Paste übertragen, was allerdings mit einem guten Stück Arbeit bezüglich der Erfassung zahlreicher Einzelheiten verbunden ist. Außerdem kommen Visitenkarten hinzu, die manuell einzutragen sind. Hier gibt es inzwischen Apps, mit denen du Visitenkarten fotografieren und per Scan in deine Kontaktdaten übertragen kannst. Die Trefferquote ist sehr hoch, doch ab und zu entstehen Fehler. Diese lassen sich unkompliziert manuell beheben.

Tools: WorldCard Mobile, snapADDY, CamCard

Online-Meeting organisieren

Um online-Meetings vorzubereiten und für eine reibungslose Durchführung zu sorgen, brauchst du zuverlässige Tools. So können kleine Tools großen Stress nehmen, zum Beispiel Anwendungen für unkompliziert durchzuführende Videokonferenzen. Auch bieten sich unterstützende Tools zum Erstellen der Protokolle und zum Aufstellen der kommenden Agenda an. Tipps zur Auswahl:

• Ein Tool, mit dem du ein Protokoll erstellen und gleichzeitig damit in Zusammenhang stehende Aufgaben generieren kannst ist enorm zeitsparend.
• Besteht zusätzlich dazu noch eine Verbindung zu deinem Terminkalender, kannst du direkt ein entsprechenden Abgleich vornehmen.
• Tools, die Kollaborationsmöglichkeiten bieten sind in Rahmen von Meetings besonders praktisch, weil darüber Beteiligte gemeinsam an einer Aufgabe arbeiten miteinander kommunizieren können.

Tools: ToToMeeting, Teams (ehemals Skype for Businsess)
Dropbox Paper, Minutes.io, 4Minitz, AgreeDo, MeetingBooster

Komponenten für Fachaufgaben nutzen

Neben den vorgestellten kleinen Helfern in Form von Tools und Web-basierten Anwendungen bietet dir das Komponentenportal umfassende Unterstützung in Profi-Qualität an. Diese Komponenten eignen sich, um die von zeitraubenden Fachaufgaben zu befreien, damit dir mehr Zeit für zentrale Unternehmeraufgaben bleibt.

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• Buchhaltung und Steuerberatung: für Umsatzsteuer befreite Einzelunternehmen, umsatzsteuerpflichtige Einzelunternehmen sowie Personen- und Kapitalgesellschaften
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