Emojis im Arbeitsalltag: So zwinkerst du richtig

Studie von Slack und Duolingo 

Anlässlich des World Emoji Days am 17. Juli 2022 wurden 9.400  arbeitnehmende Personen zur Verwendung von Emojis im Berufsleben befragt.  Ein Schwerpunkt bei der Befragung innerhalb der Studie von Slack und Duolingo  lag dabei auf der Interpretation der Icons sowie darauf, in welchem Kontext sie verwendet werden. Hier kommen die wichtigsten Ergebnisse der Untersuchung im Überblick:

• 60% der Befragten setzen Emojis bei Nachrichten an Kolleginnen und Kollegen ein.
• Nur 5 % tauschen Emojis mit Vorgesetzten aus.
• 61% meinen, dass eine Nachricht ohne Emoji den Eindruck von Unvollständigkeit vermittelt.
• 47% sehen Emojis als Beschleuniger einer Kommunikation an.
• 58% werten Emojis als gute Möglichkeit, eine Unterhaltung effizienter zu führen und gleichzeitig weniger Wörter zu       verwenden. 
• Mehr als ein Viertel aller Befragten hat schon einmal ein Emoji missinterpretiert
• Lediglich 2% gaben an, dass ein von ihnen verwendetes Emoji missinterpretiert wurde. 

Emojis sind mehr als ein nettes Beiwerk oder Gimmicks zum Zeitvertreib. Sie können dabei helfen, Nachrichten besser zu verstehen. Ebendarum haben sie ihren Weg aus der privaten Kommunikation auch in die berufliche Kommunikation gefunden. Wer Emojis bei beruflich motivierter Kommunikation nutzt, möchte in der Regel dafür sorgen, dass die gesendete Nachricht nicht missverstanden wird. 

So helfen Emojis

Zwischen den Zeilen einer Kommunikation geht schon mal der nette Ton verloren. Eine Bitte, die in einem persönlichen Gespräch lächelnde geäußert wird, wirkt nüchtern formuliert fast wie ein schroffer Befehl. Das kann für Unstimmigkeiten innerhalb des Teams sorgen. Mit einem freundlich lächelnden Emoji wird das Lächeln in einem persönlichen Gesprächs imitiert.  Das senkt das Stresspotenzial.

In der heutigen Arbeitswelt ist Zeit knapp. Wir suchen nach immer neuen Möglichkeiten, Zeit zu sparen oder effizienter zu nutzen. Bei Abstimmungsprozessen innerhalb eines Teams sind Emojis hilfreich. Bei der Zusammenarbeit über eine Kollaborationsplattform wie Slack können Emojis als Platzhalter sehr zeitsparend sei. Von großer Wichtigkeit ist, dass jeder im Team einem Emoji dieselbe Bedeutung zumisst. Dies geht etwa über eine Art Wörterbuch, in dem jedem im Unternehmen verwendeten Emoji eine Bedeutung zugeschrieben wird. Mit diesem Emoji-Wörterbuch eröffnet sich großes Zeitsparpotenzial ohne Missverständnis-Faktor. Dies sieht etwa so aus:

•  Statt umständlich zu schreiben “Ich habe deine Nachricht gesehen und schaue es mir später an”  postest du einfach das Augen-Emoji. 
• Bist du fertig mit der Bearbeitung, setzt du einen grünen Haken als Zeichen, dass die Aufgabe erledigt ist. Eine getippte Message wird damit überflüssig.

Noch effektiver können Emojis wirken, wenn sie im Rahmen einer Abstimmung eingesetzt werden. Du kannst damit beispielsweise ein Stimmungsbild zu einer bestimmten Frage einfangen. Für alle Teilnehmenden wird so auf einen Blick ersichtlich, wie die Stimmung im Team zu einer bestimmten Frage aussieht. 

In diesen Emojis steckt großes Potenzial für Missverständnisse

Der Kuss-Smiley (gespitzte Lippen und kleines Herz) wird von vielen als Zeichen platonischer Zuneigung gewertet. Andere hingegen deuten diese Smiley als echte Liebeserklärung.

Der Zwinker-Smiley (ein Auge des lächelnden Smileys ist zugekniffen) wird von der Hälfte der Benutzer mit “Ich mache nur Spaß” übersetzt. Doch 14 Prozent verstehen ihn als Aufforderung zum Flirten und weitere 24 Prozent denken, es gibt einen Insider-Witz, (den sie nicht kennen).

Die meisten verwenden den Hundehaufen-Icon wortwörtlich. Andere aber setzen es ein, um zu signalisieren, dass etwas ordentlich schiefgegangen oder ekelerregend ist.

Die Augen (zu sehen ist ein paar weit geöffneter Augen) werden von vielen als “ich denke darüber nach” verstanden, andere sehen es als Symbol für den Satz “Wir sehen uns und sprechen darüber”. 

Es gibt zwei Emojis, die oft verwechselt werden, weil sie einander so ähnlich sind. Ein Emoji lacht und es fließen Tränen aus den Augen. Das andere Emoji hat einen offenen Mund und die Tränen fließen in Strömen. Diese beiden Emojis sorgen besonders häufig für Verwirrung. Gut 20 Prozent können sie nicht voneinander unterscheiden. Das erste soll so viel wie “Weinen vor Lachen” ausdrücken. Das zweite soll Trauer darstellen.  So verstehen zumindest sehr viele Nutzer die beiden Icons. Missverständnisse treten unter anderem deshalb auf, weil das “Weinen vor Lachen” Emoji für manche User Schmerzen bedeutet und statt  “Trauer” ist bei der Verwendung des zweiten Emojis mitunter Mitgefühl, Enttäuschung oder überschwängliche Freude (Freudentränen) gemeint. 

Tipps für deinen Arbeitsalltag: So zwinkerst du richtig

Setzt du Emojis in Nachrichten zur Kommunikation mit Kollegen, Kunden, Lieferanten oder Vorgesetzten und Chefs sein, sind ein paar Grundregeln hilfreich. 

Du solltest dein Gegenüber kennen, bevor du Emojis benutzt. Dann kannst du besser einschätzen, inwieweit ein Emoji missinterpretiert oder verstanden werden könnte. Als Faustregel gilt, dass ältere Semester ein Emoji eher als unangebracht einstufen als junge Menschen.

Die folgenden 3 Tipps sollen als kleiner Leitfaden dienen, Smileys & Co. nutzbringend im Arbeitsalltag einzusetzen:

1.   Tipp:  Wähle Smileys mit Bedacht aus

Es gibt eine ganze Reihe von Emojis, die zweideutig sein können. So wird z. B. die Aubergine, die Gurke, die Banane, der Pfirsich und die Pflaume nicht von allen als Gemüse bzw. Obst verstanden. Verzichte außerdem darauf, irgendwelche Emojis zu verwenden, die einen Kussmund oder Zungen beinhalten. Diese haben in der beruflichen Kommunikation in der Regel nichts verloren. Auch Herz-Emojis können für Störungen in der Kommunikation sorgen. Passend hingegen ist der Daumen hoch oder das Okay Zeichen. Auch ein freundlich lächelnder Smiley ohne irgendwelche Tränen, verdrehte Augen oder sonstige Sidekicks ist eindeutig.

2.   Tipp: Nutze Smileys selten und gezielt

Ob ein Icon angemessen ist oder nicht hängt vom Kontext ab. Arbeitest du in der Kreativbranche, sind Icons weitgehend akzeptiert. Innerhalb von Anwaltskanzleien oder Behörden gilt dies in der Regel nicht. Ein Emoji ist in einer Mail an Kollegen in Ordnung, in einem formellen Geschäftsbrief an Kunden oder im Rahmen einer Beschwerde meistens nicht.  Hier können Emojis den Eindruck erzeugen, dass du den Vorgang nicht ernst nimmst. 

Icons können in einem Facebook-Post für Auflockerung sorgen und einen Newsletter aufpeppen. Wichtig ist, dass du dir genau überlegst, in welchem Zusammenhang und für welchen Empfänger du Emojis einsetzt und welche Wirkung du damit erzielen möchtest.

3.   Tipp: Im Zweifel weglassen

Bist du nicht sicher, ob ein Emoji angebracht ist, lässt du es am besten weg. In diesem Fall formulierst du deine Botschaft möglichst sachlich ohne Smileys & Co. Bei wichtigen Themen sind ausführliche E-Mails oder persönliche Gespräche in der Regel ohnehin die bessere und professionelle Wahl. 

4.   Tipp: Übe dich in der Kunst der sozialen Nachahmung 

Kurz gesagt überlässt du dem Gesprächspartner bzw. der Gesprächspartnerin den ersten Schritt, wenn du nicht sicher bist. Sendet er oder sie in den Nachrichten Emojis, kannst du sie ebenfalls verwenden. Andernfalls lässt du sie weg. Dabei kommt es auch darauf an, in welcher Position du dich befindest. In einem Unternehmen mit starken Hierarchien geben in der Regel Vorgesetzte und Chefs den Kommunikationsstil vor. Arbeitest du in einer Firma mit flachen hierarchischen Strukturen, wird dieser Aspekt lockerer gehandhabt. 

Zumindest im Augenblick empfehlen wir, Emojis eher selten einzusetzen. Weniger ist mehr, denn die Gefahr ist groß, dass du mit einem Icon in einem unpassenden Kontext eher für Unmut als für Verständnis sorgst. Außerdem sollen Smileys eine beruflich motivierte Botschaft nicht vollständig ersetzen, sondern den Inhalt zielgerichtet unterstützen und Missverständnisse minimieren.