Das kleine ABC für große Aufgaben – Lösung für akute Überforderung

Eine ganze simple und sehr effektive Option, um Aufgaben zu strukturieren, ist die ABC-Analyse. Sie hilft dabei, den aktuellen Ist-Zustand abzubilden und zeigt, wie Zeitaufwand und Nutzen sich zueinander verhalten. Weil die ABC-Analyse so einfach anzuwenden ist, ist sie die erste Wahl für alle, die akut in der Aufgabenflut zu ersticken drohen. Und so funktioniert sie:

  1. Alle anstehenden Aufgaben notieren. Jede Aufgabe bekommt eine eigene Zeile.
  2. Die Tabelle erhält eine weitere Spalte, in der später die Buchstaben A, B oder C eingetragen werden.
  3. Die dritte Spalte ist für den Zieltermin reserviert und die vierte, um den jeweiligen Status Quo einzutragen.

Es gibt im Netz zahlreiche Tools zur Aufgabensteuerung. Auch die weit verbreiteten Mail-Clienten wie Outlook, Thunderbird oder GMail haben Tools zur Aufgabenverwaltung kostenlos im Programm. Sie lassen sich unkompliziert für das ABC-Prinzip einsetzen.

Die Bedeutung der Buchstaben

A – höchste Priorität

B – wichtig, aber delegierbar

C – nachrangig, Routinearbeiten

In erster Linie gilt es herauszufinden, welche Aufgaben A-Aufgaben sind. Besondere Merkmale der Aufgaben mit der höchsten Priorität A sind, dass

  • sie nicht delegierbar sind,
  • sie den größtmöglichen Beitrag darstellen, um die gesteckten Ziele zu erreichen,
  • den maximalen Nutzen bringen,
  • ihre Bearbeitung dazu führt, dass andere Aufgaben erheblich einfacher, schneller oder effizienter abgearbeitet werden können,
  • ihre Nichtbearbeitung negative Auswirkungen hat (z. B. Geldstrafe, Auftragsverlust, Liquiditätsschwierigkeiten etc.)

A ist nicht alles – die Quote ist wichtig

Nun soll die Sortierung der anstehenden Aufgaben in die Kategorien A, B und C nicht dazu beitragen, dass ausschließlich A-Aufgaben erledigt werden. Eher das Gegenteil ist der Fall. Ziel ist, durch das Setzen der Prioritäten Aufgaben in eine sinnvolle Reihenfolge zu bringen. Allerdings empfiehlt es sich, die zur Verfügung stehende Zeit entsprechend zielführend zu planen. A-Aufgaben sollten rund 60 Prozent der verfügbaren Zeit in Anspruch nehmen, B- und C-Aufgaben jeweils 20 Prozent. Mit der Anzahl der zu erledigenden Aufgaben verhält es sich genau umgekehrt. A Aufgaben sollten nur 20 % bis maximal 40 % aller zu erledigenden Tagesaufgaben umfassen, der Rest sollte mit B-und C Aufgaben belegt sein.

Wie viele effektive Stunden hat ein Arbeitstag?

Ein Arbeitstag fängt beispielsweise um 8:30 Uhr an und endet um 18:30 Uhr. Das macht insgesamt 10 Stunden. Großzügig gerechnet fällt eine Pausenzeit von 1 Stunde an. Bleiben 9 Stunden übrig. Doch ist es realistisch, dass über den Zeitraum von 9 Stunden effektive Arbeit geleistet wird? Die Erfahrung zeigt, dass es nicht so ist.

Vorausschauend plant, wer nicht mehr als 60 % des Arbeitstages mit festen Aufgaben belegt. Bei unserem Rechenbeispiel bedeutet das, dass von den 9 Stunden rund 5,5 Stunden für die Aufgabenplanung zur Verfügung stehen. Das klingt wenig, ist aber in den meisten Fällen ausreichend. Der Puffer von 3,5 Stunden ist nämlich erfahrungsgemäß schneller aufgebraucht, als gedacht. Unerwartete Telefonanrufe, dringende Rückfragen von Kunden, technische Schwierigkeiten, Sichtung der Post und auch die ein oder andere unvorhergesehene administrative oder zeitraubende Aufgabe erfordern Tag für Tag Zeit und Aufmerksamkeit. Um wieder zu der ursprünglichen Aufgabe zurückzukehren und mit gleicher Konzentration weiter zu arbeiten, vergehen in der Regel einige Minuten zusätzlich. Alle, die einen Arbeitsplatz mit häufigen Unterbrechungen haben, werden möglicherweise mit einem Puffer von 40 % nicht auskommen.

Controlling heißt nicht nur kontrollieren

Die beste Aufgabenplanung nützt nichts, wenn sie an der Realität vorbeigeht. Ein flexibles Controlling sorgt dafür, dass die Aufgabenplanung nicht zum Selbstzweck wird. Für Einsteiger empfiehlt es sich durchaus, eine elektronische Zeiterfassung zu verwenden. Damit bekommen Sie nicht nur ein Gefühl dafür, ob die geplante Zeit ausreicht, oder nicht, sondern Sie sehen die Fakten. Gekoppelt mit selbst gesteckten Umsatz- und Gewinnzielen kristallisieren sich rasch die unterschiedlichen Qualitäten der Aufgaben heraus. Dauerhaft zu knapp kalkulierte Bearbeitungszeiten führen zu Frust und blockieren die Effektivität erheblich – und damit nehmen sie auch Einfluss auf die zu erwartenden Umsätze und Gewinne. Jede Stellschraube in einem Unternehmen, auch in einem Ein-Mann- oder in einem Ein-Frau-Unternehmen, ist letztlich für den Erfolg oder Misserfolg mit verantwortlich.

Kontrollieren, korrigieren, Maßnahmen ergreifen

Zum Controlling gehört es, die Gründe für verfehlte Ziele aufzuspüren. Und davon gibt es viele. Ineffektive Akquise, unprofessionelles Kundenmanagement oder andere Schwächen im internen Ablauf können verantwortlich sein. Diese abzustellen, erfordert meistens viel Zeit und Energie. Doch falls Ablenkung von außen (zum Beispiel ständiges Telefonklingeln, Unterbrechungen durch Mitarbeiter etc.) dafür verantwortlich ist, ist der nächste Schritt, die Ablenkungen möglichst auszumerzen. Telefone kann man auf eine Telefonzentrale umstellen, Mitarbeiter kann man darauf hinweisen, nicht gestört zu werden. Ein entsprechendes Post-It am Monitor oder an der geschlossenen Bürotür sollen hier schon wahre Wunder in Form von Zeit bewirkt haben.

Wichtig ist, der Realität ins Auge zu blicken und den Umständen Rechnung zu tragen.  Dann gelingt es Schritt für Schritt immer besser, die wertvolle effektive Arbeitszeit zu schützen und vor allem auch im Sinne der gesteckten Ziele zu nutzen. Wer jetzt motiviert ist, der Aufgabenflut Herr zu werden, sollte möglichst sofort damit beginnen. Denn das wäre ohne Frage eine A-Aufgabe mit höchster Priorität.

Als hilfreiche Unterstützung bietet sich unsere Komponente Experte Organisation an. Die Experten haben schon vielen Gründern dabei geholfen, Ordnung ins scheinbare Chaos zu bringen – von A wie Ablagestruktur bis Z wie Zahlungsverwaltung.

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