Serie Teamplayer (Teil 1): Wie findest und hältst du dein perfektes Team?

Was dich in dieser Serie erwartet

Diese Serie befasst sich mit dem Thema Mitarbeitergewinnung und nähert sich ihm auf unterschiedlichen Wegen.

• Im ersten Teil geht es um die Grundlagen: Was musst du vorbereiten, um zielgerichtet und mit hoher Erfolgsquote passende Mitarbeiter zu finden?
• Der zweite Teil beschäftigt sich mit Family & Friends als Mitarbeiter und betrachtet die Konstellation aus unterschiedlichen Blickwinkeln.
• Der dritte Teil zeigt Möglichkeiten auf, mit potenziellen Mitarbeitern in Kontakt zu kommen. Dabei werden Jobbörsen und soziale Netzwerke sowie die Kontaktmöglichkeiten auf Messen, Pitches, Wettbewerben, Summits und anderen Veranstaltungen  vorgestellt.
• Im vierten Teil widmen wir uns dem Sonderthema der zuschussfähigen Beschäftigung, beispielsweise von Arbeitslosen, Generation 50+ und Studienabgängern.
• Der fünfte Teil beleuchtet die Möglichkeiten der Mitarbeiterbindung und stellt die Frage, inwieweit Benefits sich positiv auswirken und welche Angebote sinnvoll sind.

Die Grundlagen: Strukturiere dein Business

Für Startups und Bestandsunternehmen ist es gleichermaßen hilfreich, ihr Business prozessorientiert zu strukturieren. Wer aktuell dabei ist das Business aufzubauen, sollte von Tag eins an geordnet und vorausschauend vorgehen. Unterstützung dafür bietet die Komponente „Prüfe dein Konzept“. Für alle anderen gilt, das bestehende Business auf den Prüfstand zu stellen. Dir muss klar sein, welche Arbeitsbereiche es gibt, wo diese Arbeitsbereiche ineinandergreifen und wie sie aufeinander einwirken. Die Schnittstellen zu erkennen und die Verzahnung möglichst unkompliziert und reibungslos zu gestalten ist ein wesentlicher Aspekt bei der Strukturierung der Arbeitsabläufe.

Arbeitsplatzbeschreibung erfassen

Eine Arbeitsplatzbeschreibung liefert ausführliche Informationen für neue Mitarbeiter. Eine Arbeitsplatzbeschreibung ist ein wesentlicher Bestandteil innerhalb der Unternehmensorganisation. In dem Factsheet erfasst du Erwartungen und Ziele, formulierst Schnittstellen und Strukturen des Arbeitsplatzes. Die Dokumentation lässt sich effizient im Unternehmenshandbuch eingliedern und ist bei Bedarf abrufbar.

Was gehört in eine Arbeitsplatzbeschreibung?

Grundsätzlich sei erst einmal gesagt, dass du selbst entscheidest, ob und in welcher Form du eine Arbeitsplatzbeschreibung erstellst. Es gibt keine Formvorgaben, nach denen du dich richten musst. Doch es gibt einige Aspekte, die die Arbeitsplatzbeschreibung enthalten sollte, damit sie ihren Zweck erfüllt und dir die oben ausführlich erläuterten Vorteile liefern kann. Die folgenden Fragen sollte eine gute und langfristig hilfreiche Arbeitsplatzbeschreibung beantworten:

1. Welche Aufgaben muss der Mitarbeiter erfüllen und welcher Verantwortung muss er sich stellen?
   Hier schreibst du die übergeordneten Hauptaufgaben hinein und klärst zusätzlich, was im Tagesgeschäft zu erledigen ist. Kommen vielleicht kleinere Nebenaufgaben hinzu? Ist es möglich, dass Vertretungsaufgaben in Urlaubs- Krankheitszeiten anfallen? Sind regelmäßig wiederkehrende Arbeiten zu erledigen?
    
2. Welche Erwartungen muss der Mitarbeiter erfüllen, welche Ziele erreichen?
   Schreibe auf, welche Ziele an die Position geknüpft sind. Was versprichst du dir von dem Mitarbeiter, der die Aufgaben an diesem Arbeitsplatz erledigt? Welche Erwartungen soll der Mitarbeiter erfüllen? Je präziser du hier wirst, desto besser.
    
3. Was darf der Mitarbeiter in welchem Rahmen tun?
   Zur Beantwortung dieser Frage schreibst du auf, inwieweit der Mitarbeiter Entscheidungsfreiheit hat, wenn er diese Stelle besetzt. Mit welchen Vorgesetzten müssen Absprachen gemacht werden, welches Budget steht zur Verfügung? Welche Entscheidungen dürfen selbstständig getroffen werden?
    
4. Welche Qualifikationen sind erforderlich?
   Nun geht es darum, die Anforderungen an das Know-how zu präzisieren. Sind Fremdsprachenkenntnisse erforderlich? Muss bestimmte Software bekannt sein? Muss Erfahrung auf einem bestimmten Feld vorliegen? Nicht immer, aber oft, eignet sich an dieser Stelle die Angabe einer bestimmten formalen Qualifikation, die den Schluss zulässt, welche Fähigkeiten und Fertigkeiten vonnöten sind. Steht beispielsweise in der Qualifikationsbeschreibung, dass der Gesellenbrief aus dem Schreinerhandwerk erforderlich ist, ist gleichzeitig klar, dass Erfahrung im handwerklichen Umgang mit Holz nötig ist. Zusätzlich dazu solltest du die besonders wichtigen Aspekte explizit nennen, die in dieser Position zwingend erforderlich sind.
    
5. Welche Schnittstellen und direkte Kontakte im Unternehmen gibt es?
   Damit der Mitarbeiter weiß, in welchem Umfeld er sich bewegt beschreibst du genau, an welcher Position im Unternehmen der Arbeitsplatz einzuordnen ist. Welche Kollegen im direkten Umfeld dienen als Ansprechpartner? Zu welchen Abteilungen bestehen direkte oder indirekte Beziehungen? Welche Vorgesetzten sind weisungsbefugt? Welche Mitarbeiter sind untergeordnet oder gleichgestellt?

Präzise Vorgaben lesen passende Bewerber aus

Wenn du auf Basis einer solch klaren Stellenbeschreibung einer Anzeige schaltest, wirst du von Personen Bewerbungen erhalten, die voraussichtlich einen großen Teil der gewünschten Eigenschaften mitbringen und die sich den Stellenanforderungen überwiegend oder vollständig gewachsen fühlen. Die Formulierungen in der Anzeige selbst sorgen für eine Vorauswahl potenzieller Mitarbeiter. Die Arbeit, die du in diese Vorbereitungszeit hineinsteckst, zahlt sich zukünftig doppelt und dreifach aus.

Im nächsten Teil von Teamplayer betrachten wir Family & Friends als potenzielle Mitarbeiter und beleuchten die Zusammenarbeit aus verschiedenen Blickwinkeln.