Hören Sie auf, Geld zu verbrennen!

Ein Beitrag von unserem Mentor Einkauf

Verschwendung inhouse oder beim Lieferanten

Verschwendungen im eigenen Betrieb aufzudecken, ist nicht so schwierig, wenn man weiß, wie es geht. Schwieriger ist es, Sorge dafür zu tragen, dass auch die eigenen Lieferanten effizient und wirtschaftlich verantwortungsbewusst agieren. Hierzu müssen beide Partner einvernehmlich an einem Strang ziehen. Ist Ihr Lieferant ein Schlendrian und kümmert sich nicht um seine internen Prozesse, können Sie sich noch so sehr abstrampeln. Es wird sich auch negativ auf Ihren Erfolg auswirken.

Was ist also zu tun?

Ganz einfach, erziehen Sie Ihre Lieferanten! Gemeint ist damit das partnerschaftliche Optimieren der gemeinsamen Prozesskette mit dem Ziel, insgesamt effizienter und fehlerfreier zu agieren. Aber wie kriegen Sie Ihren Lieferanten dazu, mit Ihnen an einem Strang zu ziehen? Machen Sie ihm doch einfach das Folgende klar: wenn Ihr unzufriedener Kunde nicht mehr bei Ihnen kauft, dann kaufen auch Sie nicht mehr bei Ihrem Lieferanten! Punkt. Das zieht so gut wie immer und ist auch eine schöne Argumentation in Preisverhandlungen.

Ihr Lieferant hat also ein vitales Interesse daran, sich zu verbessern und Verschwendungen abzustellen. Dieses Optimieren der Prozesskette gemeinsam mit dem Lieferanten hört nie auf. Auch nach vielen Jahren, vertrauensvoller Zusammenarbeit sollte es immer noch regelmäßig zu Brainstormings und gemeinsamen Maßnahmen kommen, die das Ziel haben wirtschaftlicher und wettbewerbsfähiger zu werden.

Daher gilt ganz klar für Ihr eigenes Unternehmen als auch für Ihre Partnerunternehmen: wer aufhört, besser zu werden, hat schon verloren. Dieses gemeinsame, partnerschaftliche Zusammenarbeiten, um Dinge besser zu machen, hat in der Wirtschaft einen Namen: „KVP“. KVP steht für „Kontinuierlicher  Verbesserungsprozess“. KVP unterliegt dabei einem über viele Jahrzehnte gewachsenen Know How. Daraus hat sich eine Methodik entwickelt, die heutzutage bei allen professionell operierenden Unternehmen gleich ist. Welche Arten von Verschwendung in Ihrem Unternehmen typischerweise vorkommen und wie Sie sie mit Hilfe von KVP aufspüren und ausmerzen können, das zeigt Ihnen unser Experte für den Einkauf anhand einiger typischer Beispiele.

Verschwendung und wie sie sich auswirkt

Verschwendung ist ein weit verbreitetes Übel in Betrieben. Unternehmen, die auf einem professionellen Level arbeiten, ist das bewusst. Sie tun alles, um die Verschwendungen im eigenen Betrieb, als auch bei den Zulieferern abzustellen. Verschwendungen treten auf bei sogenannten wertschöpfenden Prozessen. Und sie treten auf bei sogenannten NICHT wertschöpfenden Prozessen. Als Beispiel für einen wertschöpfenden Prozess sei hier der Arbeitsschritt „Gewindeschneiden“ in einem Maschinenbauunternehmen genannt. Beispiele für NICHT wertschöpfende Prozesse in diesem Zusammenhang sind das Vorbereiten der Maschine zum Gewindeschneiden, das Einspannen des Werkstücks in die Maschine und das anschließende Entfernen des Bauteils aus der Maschine nach dem Gewindeschneiden.

Wie hierbei deutlich wird, stehen wenigen tatsächlich wertschöpfenden Tätigkeiten oftmals eine erhebliche Menge an Arbeitsschritten gegenüber, die zwar NICHT wertschöpfend, aber trotzdem notwendig sind, weil sie den eigentlichen Kernprozess erst möglich machen.

Heutzutage sind die wertschöpfenden Prozesse in der Regel in Betrieben bereits sehr gut durchoptimiert. Bei den NICHT wertschöpfenden Prozessen sieht es anders aus. Hier ist häufig noch erhebliches Verbesserungspotenzial zu entdecken. Bei ihnen ist noch ordentlich Luft nach oben vorhanden. Das Fatale an Verschwendungen ist: sie kosten Geld. Sie kosten Geld, weil man mehr Platz benötigt, als notwendig. Man benötigt mehr Personal. Man blockiert Kapazitäten, erzeugt unnötige Bestände und verursacht Beschädigungen. Im Folgenden stelle ich Ihnen typische Beispiele für Verschwendung vor.

Verschwendung durch zu hohe Umlaufbestände

Überall dort, wo ein Startup es mit Warenflüssen zu tun hat (Wareneingang, Einlagerung, Produktion, Kommissionierung, Warenausgang), bauen sich Bestände auf. Werte entstehen. Kapital wird gebunden. Bei zu hohen Beständen werden eigene Liquidität und Cashflow maßgeblich beeinträchtigt. Je weniger Bestände Sie also aufbauen, desto geringer ist Ihre Kapitalbindung. Sie benötigen weniger Platz, für den Sie Pacht oder Miete zahlen müssen. Je weniger Bestände Sie auf Lager haben, desto weniger sind Sie damit beschäftigt, Personal nach bestimmten Waren, Artikeln oder Ressourcen suchen zu lassen. Sie benötigen weniger Personal in der Warenkommissionierung und haben insgesamt geringere Personalkosten.

Verschwendung durch Überproduktion

Wenn Sie mehr produziert haben, als Sie tatsächlich zur Deckung des aktuellen Bedarfs benötigen, dann spricht man von Überproduktion. Ihr Kunde bestellt eine Menge von 100 Stück eines Artikels. Sie produzieren diesen und am Ende des Produktionsprozesses stehen auf einmal 120 Stück im Warenausgang. Auch wenn Sie die überzähligen 20 Stück nicht entsorgen müssen und sicher sein können, dass Sie dafür zu einem späteren Zeitpunkt einen Abnehmer finden: Ihre Maschinen und Ihr Personal waren in dieser Zeit für diese 20 Stück gebunden und standen dadurch nicht zur Bearbeitung von Aufträgen zur Verfügung, die eigentlich in dieser Zeit bearbeitet werden sollten. Ferner haben Sie Kapital gebunden, welches Ihnen nun nicht zur Begleichung Ihrer Rechnungen zur Verfügung steht und auch nicht auf der Bank für Sie arbeiten kann (auch, wenn das momentan eher nicht der Rede wert ist).

Verschwendung durch zu hohe Wartezeiten

In Ihrem Startup entstehen Kosten. Zum einen Variable Kosten, die dann hoch sind, wenn Sie viel zu tun haben aber niedrig sind, wenn der Laden nicht brummt. Diese Kosten brauchen Ihnen keine Bauchschmerzen verursachen. Allerdings erzeugt Ihre Unternehmung ebenso Fixkosten. Fixkosten sind „ausbringungsmengenunabhängig“. Sie sind da, ob Ihre Mitarbeiter mit Ihren Händen Wert schaffen, oder auch nicht. Sie sind vorhanden, ob Ihre Maschinen laufen oder nicht. Und das macht Sie zum bevorzugten Ziel von Maßnahmen zur Kostensenkung.

Jedes erfolgreiche Unternehmen arbeitet kontinuierlich daran, seinen Fixkostenblock so gering wie möglich zu halten. Die Verschwendung von Wartezeiten in diesem Zusammenhang ist deshalb besonders erwähnenswert. Stellen Sie sich vor, Sie haben einen 3D-Drucker auf Raten gekauft und drucken und verkaufen nun personalisierte Dekorationsgegenstände. Damit sich Ihr Vorhaben wirtschaftlich rechnet, muss die Maschine mindestens 6 Stunden pro Tag laufen. Jede Minute, die Ihr Gerät zusätzlich zu den 6 Stunden für Sie arbeitet, spült Ihnen Gewinn in die Kasse. Jetzt wäre es Ihnen doch sicherlich sehr wichtig, die notwendigen Wartezeiten der Maschine für Umrüstvorgänge, Wartungen, Nachfüllvorgänge, usw. auf ein Minimum zu reduzieren, oder? Sie wollen ja keine Zeit VERSCHWENDEN, nicht wahr?

Verschwendung durch Transporte

Oftmals befindet sich Ihr Startup in einer sogenannten Supply Chain. Es gelingt heutzutage oft nicht, ein Produkt ohne fremde Hilfe herzustellen. Bestimmte Arbeiten müssen Sie zukaufen, sprich extern vergeben. Je nach Komplexität Ihres Produktes geht es vor seiner Vollendung diverse Male außer Haus zu verschiedenen Partnerunternehmen, Dienstleistern und Zulieferern. Leider verursacht jeder zusätzlich notwendig gewordene Transport hierbei Kosten. Ferner entstehen Transportschäden. Ware kann außerdem verloren gehen. All dies erzeugt unnötige Kosten. Es ist somit Verschwendung und absolut optimierungswürdig.

Verschwendung durch Handling

Wie auch die Transporte außerhalb Ihres Startups sorgen Arbeitswege innerhalb des Betriebes für Verschwendung, wenn sie nicht sauber geplant und durchdacht sind. Wenn Ihr Produkt auf seinem Weg durch Ihren Betrieb verschiedene Abteilungen durchläuft, durch viele Hände geht, immer wieder neu in die Hand genommen und wieder abgestellt wird, dann kann das leicht zu Verschwendung im Prozess führen. Je mehr Hände daran beteiligt sind, desto höher sind die Personalkosten. Die Gefahr von Beschädigungen steigt, die Mitarbeiter arbeiten ineffizienter. Das Handling kostet unnötig Zeit und somit Geld.

Typische Maßnahmen, um Verschwendung abzustellen

Natürlich muss heutzutage kein Gründer Verschwendungen innerhalb und außerhalb seines Startups hinnehmen. Verschwendungen können und müssen ausgemerzt werden. Die Herausforderung liegt darin, sie mit geschultem Auge zu erkennen und mit erprobten Lösungsansätzen abzustellen. Je eher das erledigt wird, desto schneller wird sich Erfolg einstellen und desto erfolgreicher können Sie sich gegen Ihre Wettbewerber durchsetzen. Im Folgenden seien nun exemplarisch zwei Lösungsansätze zum Abstellen von Verschwendung aufgezeigt.

Verpackungsoptimierung

Verpackung kostet Sie Geld. Und Sie kostet Ihren Kunden Geld. Und sie schlägt sich als zusätzlicher Kostentreiber in Ihrem Verkaufspreis nieder. Wären Sie in der Lage, die Verpackungskosten zu senken, könnten Sie günstiger anbieten und verkaufen. Mehr Kunden würden bei Ihnen kaufen. Ihr Umsatz und Ihr Gewinn würden steigen.

Ein möglicher Ansatz, um die Verpackungskosten zu senken, wäre es beispielsweise, von Einwegverpackungen auf Mehrwegverpackungen umzusteigen. Prüfen Sie Ihre Möglichkeiten diesbezüglich! Gibt es einen regelmäßigen Werksverkehr zwischen Ihnen und Ihrem Zulieferer oder Ihnen und Ihrem Kunden? Dann etablieren Sie Mehrwegverpackungen! Statt Verpackungen immer wieder nachkaufen zu müssen, investieren Sie nur ein Mal in einen ausreichenden Bestand.

Als Pendelverpackung pendeln die Verpackungen dann immer zwischen Ihren Partnern, Kunden und Ihnen hin und her. Ferner ist auch der Leergut-Tausch (beispielsweise bei Paletten) eine Option. Ihr Zulieferer liefert in Paletten an, die Eigentum des Lieferanten bleiben. Bei passender Gelegenheit (nächster Anlieferung) könnten die Verpackungen gesammelt zum Lieferanten zurückgehen oder ihm bei Bedarf auch gutgeschrieben werden.

Optimierung der Bezugsnebenkosten

Den Bereich Transport betreffend findet Verschwendung sehr häufig bei den sogenannten Bezugsnebenkosten statt. Damit sind Kosten für Fracht, Versand, Verpackung, usw. gemeint. Beispiel: Sie bestellen 1x pro Monat Bürobedarf und zahlen pro Anlieferung 15% Ihres Einkaufswertes als Versandkosten. Viele Startups und Gründer nehmen solche Bezugsnebenkosten als notwendiges Übel einfach in Kauf und rechnen diese Positionen ggf. in ihre eigenen Verkaufspreise mit ein.

Auch hier gilt aber: Ihr Ziel muss es sein, diese Kosten wegzudrücken, um selbst wettbewerbsfähiger anbieten und verkaufen zu können. Aber wie soll das gehen? Das Zauberwort hierzu heißt … „frachtfrei“! Bestellen Sie frachtkostenfrei, bzw. versandkostenfrei! Also: Bestellen Sie doch einfach doppelt so viel! Aber nur noch alle 2 Monate. Der Effekt, Sie überschreiten nun den Betrag, ab dem Ihr Händler ihnen die Ware kostenfrei ins Haus liefert. Und zusätzlich müssen Sie sich nur noch halb so oft um die Bestellungen kümmern. Na, wenn das keine Verbesserung ist. Bestellen Sie vielleicht sogar Waren die per Stückgut oder LKW angeliefert werden? Auch hier gilt dasselbe Prinzip: bestellen Sie – wo das machbar ist - stets soviel, dass Ihr Lieferant Ihnen die Bezugsnebenkosten erlässt!

Fazit

Verschwendungen in Ihrem Betrieb lauern hinter jeder Ecke. Leider sind sie nicht immer leicht aufzuspüren und ebenso schwierig abzustellen. Hierzu fehlt Gründern und Startups oftmals schlichtweg das Wissen und die Erfahrung. Dabei sind es genau solche Maßnahmen, die aus einem Wackelkandidaten ein profitables und vielversprechendes Startup machen können.

Jeder weiß: in den heutzutage gesättigten Märkten ist es unglaublich schwer, seinen Wettbewerbern noch Marktanteile abzuluchsen und den Umsatz zu steigern. Was jedoch nur wenigen Betrieben bewusst ist: versteckte Verschwendungen abzustellen, hat den gleichen Effekt: der Gewinn steigt. Wenn auch Sie noch viel zu viel Geld durch ineffiziente Prozesse einfach verbrennen, dann melden Sie sich doch bei unserem Experten für den Einkauf und lassen sich dabei helfen, Ihre Kosten zu senken und dadurch Ihren Gewinn zu steigern!