Unternehmer, Manager oder Fachkraft?
Je nachdem wie dein Unternehmen konzipiert ist und inwieweit du die Prozesse durchdacht und automatisiert hast, unterscheiden sich die Tools, die du für einen effektiven benötigst. Grundsätzlich halten wir zwar ein von Anfang an ökonomisch durchdachtes Business für ideal, doch auch aktive Unternehmer, die die Grundsätze des Entrepreneurship noch nicht verinnerlicht haben, arbeiten erfolgreich. Egal, wo du geradestehst, ob du Fachkraft-, Manager- oder Unternehmeraufgaben wahrnimmst, jeder Bereich benötigt andere Tools. Unsere Mini-Serie zum Thema „Tools im Home-Office“ umfasst vier Teile.
- Prozessabläufe optimieren
- Tools für Facharbeiten
- Tools für Managementaufgaben
- Tools für Unternehmer-Aufgaben
Keep it simple: Synergien schaffen, aber mit Bedacht
Wir haben unseren Experten für digitale Tools gefragt, was er für den wichtigsten Punkt im Zusammenhang mit Tools und Software hält. Seine Antwort ist eindeutig. Verzettle dich nicht und halte es so einfach wie möglich!
Damit dir das gelingt, sind gut durchdachte Prozessabläufe zwingend erforderlich. Denn dann lassen sich aus der Kombination effektiver Tools und effizienter Arbeitsweisen Synergien mit hoher Durchschlagskraft generieren. Klingt dir zu theoretisch? Dann soll ein praktisches Beispiel eines optimalen Prozessablaufs helfen.
Beispiel für Tools entlang eines Arbeitsprozesses
Du hast ein tolles Produkt entwickelt, zum Beispiel Bio-Kakao direkt vom Erzeuger. Dein Shop läuft bereits und deine Kunden bestellen Ware bei dir. Du hast den Kakao in einem großen Container aus dem Ausland nach Deutschland verschiffen lassen. Er wurde bereits in 2,5-Kilogramm-Paketen abgepackt und bei deinem Logistik-Partner eingelagert. Wenn der Kunde im Shop bestellt, passieren mehrere Dinge gleichzeitig:
- Die Bestellung wird ausgelöst, sobald der Kunde die Zahlung geleistet hat. Dein Shop verfügt über ein integriertes Bezahlsystem, in dessen Rahmen z. B. PayPal, Kreditkarte und Sofortüberweisung nutzbar sind.
- Die Software übermittelt den Bedarf an die Logistik-Komponente. Diese kümmert sich um den Versand und stellt gleichzeitig die (analogen und digitalen) Lieferpapiere aus.
- Der Kunde erhält über das Shopsystem eine Zahlungs- und Bestellbestätigung.
- Der Vorgang wird an die Rechnungsschreibungskomponente übermittelt, die die Rechnung erstellt und verschickt. Empfänger sind der Kunde und das Buchhaltungssystem.
Damit der Prozess reibungslos abläuft, müssen die einzelnen Schnittstellen ineinandergreifen. Das gelingt nur, wenn die gewählten digitalen Komponenten und analogen Arbeiten perfekt zueinanderpassen. Ideal wäre es, wenn nur wenige Komponenten alle Optionen bieten, die du benötigst. Das minimiert die Fehlerquote, reduziert Kosten, minimiert Verwaltungsaufwand und steigert die Prozessgeschwindigkeit. So ist zum Beispiel ein Shopsystem ideal, welches folgende Aspekte abdeckt:
- breite Auswahl von Bezahlmöglichkeiten
- integriertes Rechnungssystem (vollautomatische Erstellung von Belegen)
- Bereitstellung von Bestell- und Bezahlbestätigung
- Kundendatenverwaltung
- Schnittstelle zu Logistik-Tools
- Schnittstelle zu Buchhaltungsprogrammen
Wenn du dich für ein System entscheidest, bei dem beispielsweise die Rechnungsschreibung nicht integriert ist und auch keine Schnittstelle zu weiteren unterstützenden Programmen hat, musst du eine alternative Lösung finden. In der Praxis bedeutet das, dass du zeitintensive Recherchen auf dich nimmst, um eine passende Software zu finden. Findest du diese nicht, müsstest du bis dahin die notwendigen Daten für die Rechnungsschreibung manuell aus dem System herausfiltern, um sie vorübergehend in eine andere Software einzupflegen. Das kostet Zeit und Geld, ist also schlichtweg nicht ökonomisch. Falls du an dieser Stelle feststeckst, hilft dir unser Experte mit seinem digitalen Werkzeugkoffer schnell weiter.
Dein Job im Home-Office: Koordinieren, organisieren, überwachen und lenken
Wenn deine Prozesse effektiv konzipiert sind, fallen im besten Fall im Home-Office unternehmerische Tätigkeiten an. Der Königsweg wäre also, dass du deine Firma von außen überwachst und lenkst, neue Ideen entwickelst und sie prüfst. Hast du zusätzlich mit Managementaufgaben zu tun, dann stehen zusätzlich Koordinations- und Organisationsaufgaben auf dem Plan. Bist du in Facharbeiten involviert, erledigst also direkt umsatzbringende Aufgaben, dann brauchst du Tools, die dir mehr Zeit verschaffen, damit du dich mehr den Management und Unternehmer-Aufgaben widmen kannst.
Im nächsten Teil stellen wir dir Tools vor, die dir mehr Zeit verschaffen, um dich von den Fachaufgaben zu lösen.
