Downsizing: Kosten spürbar senken

Clever arbeiten mit Komponenten

Vorweg sei gesagt, dass arbeiten mit Komponenten in vielen Fällen den großen Vorteil birgt, dass diese mitwachsen und mit schrumpfen können. Vor diesem Hintergrund haben es diejenigen leichter, die ihr Geschäftskonzept von vornherein so flexibel aufgebaut haben, dass sich die Inanspruchnahme einzelner Bausteine ohne Probleme reduzieren oder komplett aussetzen lässt. Ein möglichst niedriger Fixkostenapparat in Kombination mit keinerlei oder nur wenigen langfristigen Verpflichtungen spielen gerade in wirtschaftlich schweren Zeiten ihre Vorteile aus.

Vereinfachtes Beispiel: Ein Entrepreneur verkauft Holz-Fußböden aus recycelten Möbeln. Er hat keine Angestellten und keinen lokalen Store. Seine Aufträge erhält er online. Seine Bestellungen beim Lieferanten werden automatisch platziert. Dieser fertigt die gewünschten Produkte an, packt die Waren ab, berechnet dafür neben dem Produktpreis extra Handlingkosten und sendet die Ware direkt an den Besteller.  Die betriebliche Infrastruktur ist fast vollständig digital ausgelegt, abgesehen von dem eigenen kleinen Büro. Die Fixkosten sind sehr niedrig. Sie liegen im Wesentlichen in der eigenen Vergütung, der Büromiete und in den Kosten für die notwendige Software. Langfristige Verpflichtungen bestehen nicht. Gehen die Bestellungen zurück, fressen die Fixkosten das Business nicht auf. Zwar schützt ein niedriger Kostenapparat langfristig auch nicht vor einer Pleite, aber er eröffnet einen enorm großen Handlungsspielraum. Ein niedriger Fixkostenapparat verschafft wertvolle Zeit, um alternative Umsatzquellen zu erschließen und das Geschäftskonzept zu modifizieren.

Möglichkeiten zur Kosteneinsparung: Downsizing im Business

Downsizing im Business bedeutet nichts anderes, als sich jede einzelne Kostenposition vorzuknöpfen und sich zu fragen:

1. Sind die Leistungen, die ich einkaufe, unverzichtbar?
2. Ist der Umfang, in dem ich die Leistungen beanspruche, sinnvoll reduzierbar?

Das Ziel von Downsizing ist nicht, sich buchstäblich „kaputt zu sparen“. Es geht dabei vor allem darum, sinnvolle Einsparungen vorzunehmen. Stelle deine Lieferantenvereinbarungen auf den Prüfstand und überlege dir in jedem Einzelfall, ob und in welchem Umfang Einsparungen möglich sind. Ganz im Sinne des Pareto-Prinzips fängst du mit den größten, kostenintensivsten Positionen an, denn darin liegt unterm Strich in der Regel das größte Sparpotenzial.

3 Tipps zum Downsizing

Die folgende Auflistung soll dir dabei helfen, Kostenfresser zu identifizieren und Ansätze zu entwickeln, wie du in deinem eigenen Business sinnvolles Downsizing betreiben kannst.

Lagerhaltung

Lager müssen so schlank wie möglich gehalten werden, denn jeder Quadratmeter kostet. Je effizienter der Lagerraum genutzt wird, desto kostengünstiger ist er. Außerdem benötigen kleine Lagerflächen nur wenige Mitarbeiter. Das spart Personalkosten. Alternativ zum eigenen Lager lohnt sich die Überlegung, ein externes Lager bei Bedarf zu mieten und den kompletten Service zu beauftragen. Die Logistikkomponente ist eine Lösung für alle, die ein flexibel mitwachsendes Lager suchen, dessen Kosten ebenfalls flexibel sind.

Steuerberatungs- und Buchhaltungskosten prüfen

Die Kosten für die Steuerberatung und monatliche Buchhaltung verschlingen in so mancher Firma viel Geld. Wer sich eine manuelle Verbuchung durch einen qualifizierten Buchhalter leistet, zahlt Monat für Monat einige hundert Euro für die Bearbeitung. Lassen sich diese Kosten reduzieren, ohne die Qualität zu verschlechtern? Ja, das ist möglich. Sprich mit deinem Steuerberater über die Einsparmöglichkeiten:

1. Unter Umständen kannst du vorerst eine geschätzte Umsatzsteuer-Voranmeldung anhand einer Excel-Aufstellung der umsatzsteuerrelevanten Vorgänge einreichen und die kostenintensiven Buchhaltungsarbeiten zu einem späteren Zeitpunkt kompakt nachholen lassen.
2. Die Buchhaltungskosten orientieren sich an Umsätzen und Gewinnen. Brechen die Umsätze ein, sinkt die Bemessungsgrundlage, auf der die Honorare erhoben werden. Lasse deinen Steuerberater prüfen, inwieweit eine generelle Senkung der monatlichen Pauschalen in Betracht kommt.
3. Falls du bisher mit einem Steuerbüro vor Ort arbeitest und deine Buchhaltung im Prinzip jeden Monat gleich ist (gleiche Kostenkonten, gleiche Umsatzkonten), lohnt sich vielleicht der Wechsel zu einer digitalen Lösung. Inzwischen gibt es gute Software, die die Buchhaltung fast ohne fremde Hilfe selbst erstellt. Wiederkehrende Buchungssätze werden automatisiert generiert, bei neuen Geschäftsvorfällen ist eine Prüfung und manuelle Bestätigung erforderlich. Prüfe die Möglichkeit, Teile der Buchhaltung zu automatisieren und den Aufwand eines Buchhalter damit zu reduzieren. Die Zusammenarbeit mit einem Steuerbüro, das offen für digitale Lösungen ist, ist bares Geld wert. Dazu gehört zum Beispiel unsere Komponente Buchhaltung und Steuerberatung.

Vorauszahlungen anpassen

Einkommensteuer-Vorauszahlungen, Körperschaftsteuer-Vorauszahlungen, Strom- und Gasabschläge, Nebenkostenvorauszahlungen – Ämter, Behörden und Versorger verlangen monatlich oder quartalsweise einen ordentlichen Anteil. Die Vorauszahlungen orientieren sich an Zahlen aus dem Vorjahr. Wenn im laufenden Jahr vergleichbare Werte erzielt werden, geht die Rechnung auf. Doch brechen die Umsätze ein bzw. ändert sich das Nutzungsverhalten, ändern sich auch die Berechnungsgrundlagen. Die zu Grunde liegenden Schätzungen stimmen nicht mehr mit der Realität überein und du zahlst zu viel.

Du kannst die Vorauszahlungen praktisch sofort senken lassen. Dazu ist es ratsam, einen konkreten Alternativbetrag vorzuschlagen, der zu deiner aktuellen Situation passt. Führe in deinem Antrag auf Herabsetzung beim Finanzamt die aktuelle Situation an und erkläre, warum du die Vorauszahlung mindern musst. Ist die Erläuterung schlüssig und der Alternativbetrag angemessen, stimmen die Finanzämter in der Regel zu. Dasselbe gilt auch für Versorger.

Fazit: Kostenspitzen erkennen und handeln

Jedes Business arbeitet individuelle, so dass unsere Tipps nur zur allgemeinen Orientierung dienen können. Hilfreich ist, zuerst die größten Kostenpositionen ausfindig zu machen. Diese helfen dabei, den Löwenanteil vermeidbarer Kosten einzusparen.