Deutsche Überpünktlichkeit oder italienische Entspanntheit?
Es klingt wirklich langweilig, doch Pünktlichkeit steigert die Produktivität, spart Geld und sorgt für positive Stimmung. Mit Blick auf die Zahl der Teilnehmer führt Unpünktlichkeit und das Wartenlassen der anderen dazu, dass Unmut aufkommt. Abgesehen davon ist es bei Meetings mit Entscheidungsträgern umso wichtiger pünktlich zu sein, weil jeder einen wichtigen Job zu erledigen hat. Italienische Entspanntheit ist hier unangebracht, weil sie einfach zu teuer ist. Die deutsche Überpünktlichkeit, also 5 Minuten vor dem Termin im Online-Meetingraum zu erscheinen, ist der höfliche und die Produktivität fördernde Weg.
Gute Vorbereitung unverzichtbar
Damit das Onlinemeeting oder die Präsentation erfolgreich verläuft, solltest du dich gut vorbereiten. Mache dir klar, in welcher Position du dich in dem bevorstehenden Meeting befindest. Aus dieser Position heraus kannst du abschätzen, inwieweit du Maßnahmen für die Vorbereitung ergreifen musst.
Falls du deinem Eindruck nach lediglich als „Zuhörer“ dabei bist, solltest du dir die Frage stellen, ob deine Anwesenheit überhaupt notwendig ist und wenn ja, was dein aktiver Beitrag ist. Sind vorab Informationen zu recherchieren und aufzubereiten oder willst du konkrete Lösungsvorschläge beisteuern? Oder geht es darum, konkrete Informationen abzurufen? Wie auch immer deine Ziele im Rahmen des Meetings aussehen, bereite dich darauf vor und behalte das Ziel vor Augen.
Lösungsmöglichkeiten von Konflikten im Vorfeld durchdenken
Falls klar ist, dass Konflikte zu besprechen sind, ist es ratsam hilfreiche Lösungsansätze vorzubereiten. Manchmal kann es in diesem Zusammenhang nötig sein, eine visuelle Unterstützung zu nutzen.
Präsentationen und Pitches
Die Form der Präsentation orientiert sich unter anderem daran, welche Features und Funktionalitäten eure Conferencing Lösung bietet. Falls das Einspielen von Videos oder PowerPoint-Präsentation nicht möglich ist, bleibt dir noch die Möglichkeit, die Unterlagen per E-Mail später oder während des Meetings an die Teilnehmer zu schicken. Informiere dich vorher über die Funktionalitäten und kümmere dich darum, dass sich deine geplanten Beiträge im genutzten Tool präsentieren lassen.
Unterlagen vorbereiten und geeignete Tools wählen
Falls ein Pitch ansteht, sei es, um Investoren oder um Auftraggeber zu überzeugen, steigen die Anforderungen an deine Vorbereitung für das Meeting erheblich. Falls du mit einer Präsentation arbeitest, musst du diese natürlich intensiv vorbereiten. Bitte fasse dich dabei kurz und knapp.
Sofern du wenig Erfahrung im Umgang mit Präsentationen hast, setze lieber auf professionelle Vorlagen. Es gibt bereits vorgefertigte Präsentationsvorlagen, die du gratis oder für wenige Euro kaufen kannst. Du musst die Templates lediglich noch mit deinen Inhalten füllen. Wenn du im Rahmen einer Videokonferenz Ergebnisse oder Lösungsvorschläge präsentierst oder einen Pitch für dich entscheiden willst, sind sauber vorbereitete knappe und übersichtliche Sheets in der Regel die beste Wahl.
Freie Präsentation bedingt geeignet
Weniger geeignet ist es, sich vor die Kamera zu stellen und aus dem Bauch heraus zu präsentieren, zum Beispiel per Flipchart. Dabei kann es passieren, dass deine gutgemeinten Erläuterungen nicht richtig lesbar sind oder deine Freihand hingeworfenen Skizzen eher zur Verwirrung als zur Klärung beitragen. Wir wollen dir damit nicht davon abraten, frei zu sprechen, im Gegenteil. Authentizität ist wichtig, um andere zu überzeugen. Doch solltest du dir deiner Sache sicher sein und genau wissen, wie deine spontane Flipchart-Präsentation auf der anderen Seite ankommt. Außerdem solltest du einen klaren inhaltlichen Fahrplan im Kopf haben, damit du bei deiner freien Präsentation keinen wichtigen Aspekt vergisst. Je nachdem, mit wem du das Meeting zu welchem Zweck hast, könnte das nämlich unangenehme Folgen nach sich ziehen.
Produktfilme kurz halten
Geht es um die Präsentation von Produkten, kann es hilfreich sein, einen kurzen, aussagekräftigen Film zu erstellen, der das Produkt im allerbesten Licht zeigt. Signalisieren die Gesprächspartner deutliches Interesse, kann die Langform des Videos zum Einsatz kommen. Das Praktische an Produktfilmen ist, dass du sie immer wieder verwenden und per Mail an deine Gesprächspartner zur Nachbereitung des Meetings senden kannst. So bleibst du im Gedächtnis.
Hochwertige Tools nutzen
Kein Meeting ist dazu geeignet, schlechte Kameras, kratzende Mikrofone oder unflexible Video-Konferenz-Software zu benutzen. Du würdest auch nicht mit einer verschlissenen Hose und einem fleckigen Hemd oder einer muffigen Tasche zu einem wichtigen Kunden gehen. Achte darauf, dass die technischen Voraussetzungen gut sind. Dies gilt umso mehr, wenn das Meeting dazu dient, Produkte oder Dienstleistungen zu verkaufen.
Halte es mit Dale Carnegie: aus Zitronen Limonade machen
Die persönliche Ebene ist zum Verkaufen der eigenen Dienstleistungen besonders wichtig. Wenn du lediglich mittelbar per Videokonferenz auftreten und verhandeln kannst, ist deine Persönlichkeit, deine Mimik und Gestik besonders wichtig. Bei Bedarf solltest du die passenden Arbeitsmittel wie zum Beispiel Videos oder Schaubilder zur Verfügung haben. Die veränderten Rahmenbedingungen, die ein Online-Meeting mit sich bringen, kannst du positiv für dich nutzen.
Gerade weil du mit deinen Gesprächspartnern nicht in einem Raum sitzen kannst, bemühe dich erst recht um eine kundenfreundliche Gestaltung der Gesprächssituation mache es deinen Gesprächspartnern so einfach wie möglich, einen positiven Eindruck von dir zu gewinnen. Damit überzeugst du und verwandelst eine ungünstige Situation (=Zitronen) in eine positive Erfahrung (=Limonade). Wie das geht? Das zeigen die sechs folgenden Punkte.
1. Dialog statt Monolog!
Die technischen Gegebenheiten verführen leicht dazu, ein Onlinemeeting wie einen Frontalunterricht oder ein Webinar durchzuführen. Das bedeutet, dass eine einseitige Präsentation stattfindet und der andere zuhört. Doch ein Vieraugengespräch erfordert, dass der Gesprächspartner mindestens eine gleichgroßen Redeanteil erhält, besser sogar noch mehr. Achte darauf, dass das Onlinemeeting ein Austausch wird, in dem der Redeanteil mindestens 50/50 verteilt ist.
2. Abwechslung statt Eintönigkeit
Im Rahmen einer Videokonferenz ist es ratsam, Kunden bzw. potenziellen Kunden etwas mehr Abwechslung zu bieten. In einem persönlichen Vieraugengespräch arbeitest du auch nicht nur deine Punkte ab, sondern gehst auf dein Gegenüber ein. Wenn du eine Präsentation mit Folien vorbereitet hast, sollte diese aussagekräftige Bilder beinhalten und außerdem emotional anziehend sein. Unterhaltsam präsentierst du, wenn du deinen Part stilistisch abwechslungsreich gestaltest und verständlich mit wechselnder Intonation sprichst.
3. Mimik, Gestik und Intonation
Wer zu Hause sitzt und sich auf einen vermeintlich entspanntes Webmeeting mit Kunden vorbereitet, sollte sich vor Augen führen, dass einige ungewohnte Stolperfallen warten. Bitte achte darauf, dass dein Gesprächspartner zwar weit weg bist, die Begegnung im virtuellen Konferenzraum aber durchaus realistisch sein wird. Achte auf deine Mimik, Gestik und Intonation, um professionell und überzeugend aufzutreten!
4. Viel sprechen, wenig präsentieren
Ein cleverer Ansatz im Onlinemeeting kann es sein, auf sämtliche Folien zu verzichten, die sich in wenigen Worten erklären lassen. Dies soll verhindern, dass es zu einer Art Folienschlacht kommt. Besser ist es, ein Thema ganz kurz vorzustellen und dann eine offene Frage hinterher zu schieben. Das führt zum Austausch und verhindert einen Monolog. In der Praxis könnte es zum Beispiel so laufen:
„Wir wollen heute ja schnell zum Punkt kommen und deshalb möchte ich Sie fragen, was ist Ihnen bei einem Dienstleister besonders wichtig ist. Was liegt Ihnen ganz besonders am Herzen?“
Damit zeigst du Interesse und begibst die in die Rolle des aktiven Zuhörers. Warte ab, wie dein Gesprächspartner reagiert und überlasse ihm das Reden.
Gut zu wissen: Aktive Zuhörer sind den meisten, egal ob Kunde oder Auftraggeber, am liebsten.
5. Storytelling statt Fakten-Auflistung
Viele Menschen finden die reine faktenbasierte Diskussion langweilig, erfreuen sich aber an aussagekräftigen Geschichten. Wenn du kannst, mache Gebrauch von der Technik des Storytellings. Das verhindert, dass du dein Standardprogramm einfach abspulst und deinen Gesprächspartner langweilst. Geschichten sprechen im Übrigen deutlich mehr Regionen im Gehirn an und sorgen dafür, dass die gesamte Videokonferenz informativer und abwechslungsreicher wird. Damit bleibst du bestimmt im Gedächtnis deines Gesprächspartners.
6. Weniger ist mehr
Unterm Strich ist in einer Onlinekonferenz weniger mehr. Du solltest deinen Gesprächspartner nicht mit zahllosen Fakten und Folien zuschütten, sondern den Inhalt eines Onlinemeetings konkret umreißen und dich entsprechen konkret darauf vorbereiten. Dass du dich für einen virtuellen Termine genauso ordentlich kleidest und pflegst, sollte eigentlich nicht der Erwähnung wert werden.
Noch ein letzter Tipp am Rande: Achte darauf, dass der Hintergrund nicht von peinlichen Details geprägt ist. Ein Freizeitfoto von dir und deiner Clique bei der letzten Party, wohlmöglich in rotbäckiger Feierlaune, ist zwar amüsant, aber unterm Strich nicht der Faktor, mit dem du bei Kunden in Erinnerung bleiben solltest.
