Teil 1

Den idealen Lieferanten finden

Die Idee ist geboren, gewachsen, erzogen und inzwischen vorzeigbar für die Öffentlichkeit. Zumindest im Prinzip. Was dir jetzt noch fehlt, ist der Lieferant für dein Produkt. Anbieter gibt es viele, aber (fast) perfekt passen nur ganz wenige. Und es ist auch nicht so einfach, sie zu finden. Wo du auf die Suche gehen kannst, zeigt Teil 1 der Serie „Who is the one?“.

Erste Wahl: Der Produzent

Eines der Prinzipien lautet, möglichst viele Zwischenhändler und Dienstleister auszuschalten. Das spart Geld und schont die Ressourcen. Abgesehen davon, dass der Verbraucher von einem außergewöhnlich guten Preis profitieren kann. Angenommen, du hast vor, den besten Kakao zu einem unschlagbaren Preis anzubieten. Und zwar sauber verpackt, von höchster Qualität, in großen Gebinden, am besten als Jahresvorrat. Dann musst du unter anderem durchdenken, welche Leistungen du alle NICHT brauchst, was du dir sparen kannst, was zwingend erforderlich ist - und gelangst dabei Schritt für Schritt zur Quelle.

Am Anfang der Kette befindet sich der Produzent, Erzeuger, Hersteller, dessen Ware du absetzen willst. Ihn gilt es zu erreichen. Wer stellt her, was du verkaufen willst? Kakao wird aus den Samen des Kakaobaumes gewonnen. Der Samen wird fermentiert und geröstet, bevor er gemahlen wird. Erste Wahl ist also die Kakaoplantage.

Entscheidest du dich (z. B. aus wirtschaftlichen Gründen) dafür, nicht die Kakaobohne, sondern das Kakaopulver einzukaufen, ist der weiterverarbeitende Betrieb vermutlich der günstigste Lieferant. Deine Recherche konzentriert sich deshalb auf die Unternehmen und Erzeuger, die Kakao anbauen oder mahlen.

Auch nicht schlecht: Großhändler

Nicht immer gelingt es, den Kontakt zu einem Erzeuger herzustellen. Doch außer dir gibt es noch andere, die sich für den Import von Waren und Erzeugnissen interessieren und zwar in großen Mengen und zu günstigen Preisen. Die Großhändler mit Sitz in Europa, vielleicht sogar in Deutschland, sind deshalb die zweite Möglichkeit, gute Preise für ein Spitzenprodukt auszuhandeln.

Top Tipps vom Profi

• Kleine Lieferanten stärken die eigene Machtposition. Das bedeutet im Prinzip, je "größer“ der Entrepreneur im Vergleich zum Lieferanten dasteht, desto stärker ist seine Marktmacht. Wenn du in der Gründungsphase selbst noch „klein“ bist, ist eine Kooperation mit einem kleinen Lieferanten trotzdem eine gute Option. Warum? Weil ihr gemeinsam wachsen könnt! Ein fantastischer Anreiz mit langfristigen Perspektiven und viel Potenzial.
• Lohnkosten und Energiekosten vorab checken. Wenn diese Kostenpositionen bei deiner Geschäftsidee viel Gewicht haben, empfiehlt es sich ggf., die Produktion in ein Niedriglohnland auszulagern. Wenn du es clever angehst, erhältst du gute Qualität zu guten Preisen.
• Zwischenhändler auszuschalten ist immer richtig, doch Ausnahmen bestätigen die Regel. Geht es um Kleinstmengen, können sich die Preise nämlich ganz schnell ins Gegenteil verkehren: Großhändler rechnen Minder-Aufschläge hinzu. Deshalb ist der Kauf von Kleinstmengen beim Händler oft preisgünstiger.

Wo findest du Großhändler?

Um dem passenden Großhändler auf die Spur zu kommen ist der Ansatz eigentlich ganz schlicht. Du kannst dich mit diesen Kontaktmedien befassen und wirst sicherlich beim ein oder anderen fündig werden:

Das Branchenbuch

Klingt wenig spektakulär, hilft aber nicht selten beim Auffinden passender Geschäftskontakte. Über die Plattform „Wer liefert Was“ (wlw.de), aber auch über die klassischen Gelben Seiten haben schon so manche Geschäfte ihren Anfang genommen. Scanne die unterschiedlichen Branchenbücher online und offline auf mögliche Kontakte.

Messen
Auf internationalen Messen treffen sich Produzenten und Händler aus aller Welt. Es gibt Spezialmessen für die Lebensmittelindustrie, hier wärst du vermutlich am besten aufgehoben, wenn du die Kakaokampagne realisieren willst. Finde heraus, ob es Spezialmessen für den Bereich Kakao und Schokolade gibt. Wenn nicht in Deutschland, dann vielleicht in Belgien oder in der Schweiz? Denn belgische Trüffel sind ja bekanntermaßen eine weltweit beliebte Spezialität und auch Schweizer Schokolade ist quasi in aller Munde. Oder du findest heraus, wo beispielsweise Belgische Trüffelproduzenten oder Schweizer Schokoladenmanufakturen ihre Grundstoffe beziehen. Möglich, dass auf den Messen vor Ort ganz neue, zielorientierte Kontakte geknüpft werden können. Im Internet findest du unter www.auma.de wertvolle Hinweise und Kontaktadressen.

Internetrecherche
Hilft das alles nichts und du kriegst keinen Draht zu einem Produzenten oder Hersteller, kannst du dich intensiv in die Online-Recherche stürzen. Nutze bei der Suche Synonyme, englische Bezeichnungen und probiere Kombinationen von Begriffen aus. Nicht alle Händler sind nämlich in Online- oder Offline-Branchenbüchern eingetragen oder haben eine Ahnung davon, wie sie sich für Suchmaschinen auffindbar präsentieren müssen. Sehr gut möglich, dass du hier fündig wirst und Hinweise auf Firmen findest, die ganz am Anfang der Lieferkette stehen.

Andere Händlerseiten prüfen
Falls es eine Konkurrenz gibt, die ein vergleichbares Produkt bereits vertreibt, schaue dich auf der Website um und sammle Informationen. Kannst du herausfinden, woher der Händler seine Ware bezieht? Das wäre ein weiterer Anknüpfungspunkt für dich.

Handelskammern
Die Industrie- und Handelskammern und die Auslandshandelskammern verfügen über umfangreiche Nachschlagewerke. Diese Recherchemöglichkeiten stehen dir ebenfalls offen. In den Kammern gibt es oft einen Ansprechpartner, der mit dem Außenhandel zu tun hat und auf In- und Export spezialisiert ist. Im Zweifel kannst du die Sachbearbeiter Kontakte zu den relevanten Landesvertretungen in Deutschland nennen.

Top Tipps vom Profi

• Nicht nur die ausländischen Handelskammern mit Sitz in Deutschland sind hilfreiche Partner. Auch die Außenhandelskammern vor Ort sind eine gute Anlaufstelle. Adressen sind bei der IHK in Deutschland erhältlich.
• Das Fremdenverkehrsamt in Deutschland kann je nach Branche bei der Suche nach Lieferanten helfen.
• In dieser Phase geht es erst einmal um Masse, nicht um Klasse. Sammle so viele Kontakte wie möglich und schaffe dir einen regelrechten Datenpool, aus dem du schöpfen kannst.

Kontaktdaten gefunden – was nun?

Bevor du dich unüberlegt ans Telefon hängst, solltest du dich in Ruhe auf die Kontaktaufnahme vorbereiten. Die muss nicht immer gleich ein Telefonat sein. Andere Methoden haben sich in der Praxis ebenfalls als zielführend erwiesen. Idealerweise trennst du zuerst die Spreu vom Weizen, und filterst die Firmen heraus, die echtes Interesse an deiner Geschäftsidee haben. Das geht am besten über eine (nicht zu konkrete) Anfrage.

Du solltest wissen was du willst, wann du es willst und wieviel du davon willst. Kurz gesagt: Du brauchst einen Plan, der dich zu „dem einen, den richtigen“ Geschäftspartner führt. Klingt kompliziert? Ist es aber nicht.

Brauchst du bei der Vorbereitung Unterstützung? Dann kann dir unser Experte für den Einkauf weiterhelfen. Diese und andere Komponenten helfen dir dabei, deine Geschäftsidee effizient und zielgerichtet im Sinne des Entrepreneurial Designs anzugehen. Lese hier, welche Optionen du sonst noch bei uns hast.

Wie du den Kontakt mit einem potenziellen Lieferanten optimal anbahnen und was alles dazu gehört, um die Spreu vom Weizen zu trennen, um bis zu einem echten Verhandlungsgespräch vorzudringen, das erfährst du in Teil 2 der Serie „Who is the one“.

Teil 2

Von der Kontaktanbahnung zum Verhandlungsgespräch

Du hast inzwischen alles Erdenkliche getan, um Adressen potenzieller Geschäftspartner zu ermitteln. Deine Zeit hast du mit Internetrecherchen, Messebesuchen, Telefonaten mit Handelskammern und ausländischen Handelsvertretungen verbracht. Das quantitative Ergebnis kann sich hoffentlich sehen lassen und du blickst auf einen großen Datenpool. Wie der Weg zum Verhandlungsgespräch weiter verläuft, ist Inhalt von Teil 2 der Serie „Who is the one?“

Qualität schlägt Quantität

Nicht alle Adressen, die du recherchiert hast, sind so werthaltig, dass sie in der Praxis als Geschäftspartner bestehen können. Anhand der Kontaktdaten und Internetauftritte allein kannst du nicht beurteilen, wer für dein Vorhaben in Frage kommt. Zum Aussortieren unbrauchbarer Kontakte benötigst du einen funktionierenden Filter, ein Sieb, ein Nadelöhr, durch das die Firmen gehen müssen. Nur wer die erste Runde übersteht, ist es wert, in die engere Auswahl zu kommen.

Runde 1: Das Ausscheideverfahren

Es geht in der ersten Runde darum, die Spreu vom Weizen zu trennen. Nicht die einzige Methode, aber eine bewährte Methode ist, den noch unbekannten Firmen zunächst eine allgemein gehaltene Kontaktanfrage zu schicken. In ihr stellst du dich selbst und dein Unternehmen vor. Kurz und knackig, spannend und aussagekräftig. Komme auf den Punkt, liefere deine Informationen gut aufbereitet und verständlich auf dem Silbertablett. Wer bist du? Was willst du? Was suchst du? Hinzu kommt ein kurzer Fragebogen. In diesem stellst du einige wenige Kernfragen, die auf die Eigenschaften abzielen, die dein perfekter Traum-Geschäftspartner auf jeden Fall mitbringen muss. Die Fragen könnten sein:

• Liefern Sie zertifizierte Bio-Qualität?
• Nach welchem Verfahren erfolgt die Zertifizierung?
• Importieren Sie direkt vom Erzeuger?
• Haben Sie deutsch-/englischsprachige Kontaktpersonen vor Ort?
• Wie lang ist die durchschnittliche Lieferzeit?

Wie der Fragebogen aussehen muss, das hängt ganz von deinem Produkt und deiner Geschäftsidee ab. Als Faustregel in Runde 1 gilt: Formuliere so präzise wie möglich, liefere nur so viele Informationen wie nötig. Gebe jetzt noch keine wesentlichen Details bekannt, sondern beschränke dich auf einen groben Rahmen. Das Feintuning kommt später. Du verfolgst in Runde 1 das Ziel, grundsätzlich interessierte, aktive und kommunikationsbereite potenzielle Geschäftspartner ausfindig zu machen.

Sind die Anfragen raus, heißt es abwarten. Wer nicht antwortet, ist ohnehin raus aus dem Kreis der Auserkorenen. Jeden zurückgeschickten und ausgefüllten Fragebogen bewertest du hinsichtlich der gemachten Angaben. Firmen, deren Antworten nicht deinen Anforderungen entsprechen, sortierest du aus. Firmen, die infrage kommen, nimmst du ins Visier. Denn diese erhalten nun die eigentliche Anfrage.

Runde 2: Die Angebotsanfrage

Hast du Runde 1 sorgfältig durchgeführt, dann wirst du aus der Masse der anfänglichen Adressen noch eine Handvoll Firmen übrig haben. Diese sind generell an einer Zusammenarbeit interessiert und zudem erfüllen sie deine grundlegenden Anforderungen. Die Firmen sollen dir ein Angebot machen. Damit du mit den Angeboten arbeiten kannst, müssen sie vergleichbar sein. Das bedeutet in der Praxis, dass du vorgibst, welche Informationen du brauchst. Das sind zum Beispiel

• Exakte Spezifikationen/Qualitätsangaben und -garantien
• Mindestliefermengen
• Verpackungsdefinition
• Zahlungsziele und -konditionen
• Preisgarantien
• Lieferzeiten

Grundsätzlich ist es unumgänglich, Muster oder Prototypen anzufordern bzw. zu verhandeln. Denn du willst ja nicht die Katze im Sack kaufen, sondern ganz genau wissen, welche Ware der Lieferant in welcher Qualität liefert. Darauf fußt die zukünftige Zusammenarbeit. Das Produkt muss das halten, was du deinen Kunden versprichst.

Es ist deine Aufgabe, deinen Kunden das versprochene Qualitätsprodukt zu verschaffen. Also musst du ganz klare Absprachen darüber haben und dich darauf darauf verlassen können, dass der Lieferant deine Ansprüche erfüllt. Und zuverlässige Absprachen lassen sich nur dann treffen, wenn dir und dem Lieferanten gleichermaßen glasklar ist, was du in welcher Qualität und zu welchen Bedingungen brauchst. Die Basis dafür legst du, indem du ein speziell zugeschnittenes Angebot anforderst. Scheue dich nicht davor, pingelig im Detail zu sein. Im Gegenteil – Gründlichkeit von Beginn an ist professionell und zeigt, dass du langfristig denkst. Und das gehört zu einer guten und vertrauensvollen Geschäftsbasis einfach dazu.

Runde 3: Die Angebotsauswertung

In der dritten Runde ist es Zeit, die Lieferanten und ihre Angebote zu bewerten. Prüfe sie auf Herz und Nieren, betrachte den Preis, bewerte die Qualität. Weiter Punkte auf der Checkliste der Angebotsauswertung könnten diese sein:

• Service
• Kulanzverhalten
• Innovationsbereitschaft und -fähigkeit
• Problemlösungsverhalten
• Erreichbarkeit
• Bonität
• Kommunikationsverhalten
• Angebotstransparenz
• Konditionen
• Preisgarantien
• …

Haben die Lieferanten den heißen Stuhl in Runde 3 überstanden, dann steht der persönliche Kontakt an. Denn jetzt heißt es in Verhandlung treten.

Das gezielte Verhandlungsgespräch

Um zu verhandeln brauchst du einen Spielraum. Diesen steckst du dir anhand der vorliegenden Angebote. Du hast vor deinem ersten Verhandlungsgespräch alle Angebote analysiert und du kennst die Unterschiede der Firmen. Mit diesem Wissen kannst du arbeiten, denn der selbst erarbeitete Background gibt dir Sicherheit und den nötigen Freiraum, Einzelheiten eines Angebotes sinnvoll und in deinem Sinne zu verhandeln. Ganz nebenbei verschafft es dir ein selbstsicheres Auftreten.

Einen Verhandlungstermin vereinbarst du am besten persönlich. Wer sich gegenüber sitzt, kann auf allen Ebenen kommunizieren. Denn ob die Atmosphäre zwischen Geschäftspartnern stimmt, entscheidet sich nicht zuletzt auch in der direkten Kommunikation. Und da spielen unter anderem auch körpersprachliche Aspekte eine Rolle.

Liegt die Firma eines potenziellen Geschäftspartners für einen persönlichen Besuch zu weit weg, bleibt dir nichts anderes übrig, als den Verhandlungstermin mittels Telefons oder Skype durchzuführen. Umso wichtiger ist es, präzise zu formulieren und sich freundlich zu verhalten. Erste Wahl für ein wichtiges Verhandlungsgespräch ist weder das Telefon noch der PC. Wenn die Möglichkeit eines persönlichen Treffens besteht, ziehe es vor.

Gute Vorbereitung schenkt Sicherheit

Um ein zielführendes Verhandlungsgespräch optimal zu nutzen, hast du die Zahlen der Alternativangebote im Kopf oder als Notiz dabei. Ein Gegenangebot offen im ersten Verhandlungsgespräch auf den Tisch zu legen, mag für erfahrene Verhandler ein gangbarer Weg sein. Für Verhandlungseinsteiger könnte es unter Umständen jedoch etwas heikel werden. Das Logo verrät, wer der Mitbewerber ist, dein Gesprächspartner könnte sich mit diesem Wissen einen Vorteil verschaffen, weil er zum Beispiel die Preise oder die üblichen Vertragskonditionen des Konkurrenten kennt. Besser ist es, du behältst zunächst für dich, mit wem du außerdem noch in Verhandlungen stehst. Praxistipp: Notiere dir die wichtigen Informationen aus den Angeboten anderer Anbieter, sodass du diese bei Bedarf parat hast.

Gelassen ins Gespräch gehen

Zudem ist es vorteilhaft, wenn du dich ein wenig im Vertragswesen auskennst. Du musst kein Vollprofi sein, doch du solltest eine Ahnung davon haben, welche Vertragsbestandteile üblich sind und welche rechtlichen Rahmenbedingungen vorherrschen. Sonst kann es dir passieren, dass du ungewollte Verbindlichkeiten eingehst, Vertragsstrafen etablierst oder andere Fallstricke übersiehst.

Ebenfalls hilfreich ist es, wenn du grundlegende Verhandlungserfahrung mitbringst. Schneller als gedacht könnten versierte Verhandlungsprofis dich nämlich in eine Position manövrieren, die unvorteilhaft für dich ist. Da es in der Natur der Sache liegt, dass junge Entrepreneure meistens keine Verhandlungserfahrung mitbringen, empfiehlt es sich, fachkundige Unterstützung zu beanspruchen. Für kompetenten Rat sorgt der Experte für den Einkauf. Er hilft dir, dich auf das Gespräch vorzubereiten und liefert viele wertvolle Informationen individuelle auf dein Projekt zugeschnitten.

So gut vorbereitet gehst du deutlich gelassener ins Gespräch. Es sollte gelingen, die ersten Verhandlungen sicher zu führen und Schritt für Schritt deinem Ziel näher zu kommen. Traue dich aus deinem Homeoffice und gehe an die Front. Das Prinzip „learning by burning“ mag für unvorbereitete Gründer eine Option sein. Doch du kannst mit der Inanspruchnahme von passenden Komponenten dafür sorgen, dass du dich im Geschäftsalltag nicht an den typischen Herausforderungen entzündest, die dir auf dem Weg zum erfolgreichen Unternehmen mit Sicherheit begegnen werden.