Neue Geschäftskontakte wollen gepflegt werden

Neue Geschäftsverbindungen sind empfindlich. Jedenfalls in vielen Fällen. Sie wollen sorgfältig behandelt werden und das hat auch gute Gründe. Dein Verhalten einem Geschäftspartner gegenüber prägt die Stimmung zwischen euch. Sie sorgt dafür, ob sich die Basis stabilisiert, vertrauensvoll wächst und für die geplante Geschäftsbeziehung tragfähig genug ist. In einer Geschäftsbeziehung geht es stets um Augenhöhe, Respekt und Freundlichkeit.

Wenn du so willst, eröffnest du gemeinsam mit deinem neuen Geschäftspartner ein Beziehungskonto. Unser Mentor Einkauf sagt dazu: „Mit jedem Lieferanten bzw. Ansprechpartner führe ich ein Beziehungskonto. Und ich achte sehr darauf, regelmäßig einzuzahlen. Ich gehe gerne und bewusst in Vorleistung. Das kann ein Anruf zum Geburtstag sein, einfach mal ein netter Plausch, bevor es um geschäftliche Themen geht oder auch mal ein nettes Fläschchen Wein, wenn man sich das nächste Mal sieht. Es mag komisch wirken, dass der Kunde dem Lieferanten Geschenke macht, denn man würde vermuten, dass es andersherum laufen würde. Der Punkt dabei ist aber: Je häufiger ich auf mein Beziehungskonto einzahle, desto größer ist die Chance, im entscheidenden Moment, dann, wenn ich mal um einen Gefallen bitten muss, nicht abgewiesen zu werden.“

Das ist eine sinnvolle Strategie, die Hand und Fuß hat. Und vor allem unzählige Feuerproben bestanden hat. Sie hat sich bewährt. Der Haken an der Sache ist, dass die Strategie nur dann funktioniert, wenn Augenhöhe besteht, wenn der gegenseitige Respekt bereits da ist.

So verdienst du dir den nötigen Respekt

Du solltest wissen, dass du keine besseren Verhandlungsergebnisse erzielst, wenn du den „bad cop“ raushängen lässt und mit deinem Gegenüber ruppig und unhöflich umspringst. Eine wichtige Regel in Verhandlungen lautet: „Hart in der Sache, aber weich und respektvoll zum Menschen.“ Mit diesem Grundsatz begibst du dich automatisch auf einen Weg, der zu Respekt führt. Und wer respektiert wird, bewegt sich auf Augenhöhe mit dem Gesprächspartner.

Um das zu erreichen, solltest du gut vorbereitet ins Gespräch gehen, mit ausreichender Verhandlungsmasse ausgestattet sein (mehrere Ziele vor Augen habe), strategisch vorgehen und ausstrahlen, dass du weißt, was du willst. Der letzte Punkt ist nicht so einfach umzusetzen, denn er hat etwas mit deiner inneren Haltung, deinem Selbstbewusstsein und Selbstvertrauen zu tun. Kurz gesagt: Du solltest dich nicht unterbuttern lassen, sondern dich klar positionieren. Zum Veranschaulichen zwei Beispiele aus der Praxis:

Beispiel 1:

Gesprächspartner: "Sie sind ja noch recht frisch im Geschäft und kennen sich noch nicht so gut mit der Materie aus ... "

Du: „Für diese Materie reichen mir zwei Tage. Ich möchte gerne mit Ihnen über 5.000 € Auftragswert reden! Wie sieht's aus?"

Beispiel 2:

Gesprächspartner: "Thema unseres heutigen Gesprächs ist Ihr Wunsch, über einen Preisnachlass auf unseren Angebotspreis zu sprechen..."

Du: "Das sehe ich anders. Sie haben sich bei uns auf einen Auftrag im Wert von 7.000 € beworben. Wie sieht's aus, wollen wir verhandeln?

In beiden Fällen stellst du mit wenigen Sätzen Augenhöhe her, denn du nimmst das Heft in die Hand. Du sagst an, wo es langgeht und führst das Gespräch.

Nach dem Verhandlungsgespräch ist vor dem Verhandlungsgespräch

Das erste Verhandlungsgespräch war für dich vermutlich eine Herausforderung, die du am Ende mehr oder weniger gut gemeistert hast. Du wirst noch mehr Gespräche dieser Art führen und tut gut daran, deine Fertigkeiten, Fähigkeiten und Kenntnisse zu erweitern. Betrachte es als eine Art Sport, bei dem sich dein Einsatz auszahlt. Die Währung ist allerdings nicht allein der Euro. Der Lohn einer stabilen Lieferantenbeziehung drückt sich unter anderem in diesen Merkmalen aus:

• verlängerte Zahlungsziele
• attraktive Skontosätze
• bevorzugte Behandlung
• Qualitätsstabilität
• Erreichbarkeit über übliche Bürozeiten hinaus
• langfristige Geschäftsbeziehung

Die Vorteile klingen gut, oder? Wer davon profitieren will, braucht die oben beschriebene Augenhöhe auf respektvoller Basis. Damit es dir gelingt, eine frische oder bestehende Geschäftsbeziehung so aufzubauen, dass du auf vielfältige Weise davon profitierst, kannst du einiges tun.

Verschaffe dir Klarheit und kommuniziere unmissverständlich.

Du musst wissen, was du willst, um zu fordern, was du brauchst. Dabei ist es sehr hilfreich, den richtigen Ton beim zuständigen Entscheidungsträger anzuschlagen. Ein Verhandlungsgespräch ist eine Schlüsselstelle in deinem Geschäftsleben und du wirst immer wieder zu dieser Stelle zurückkehren. Je besser du dich in dem Gespräch präsentierst und je besser du mit der Situation umzugehen weißt, desto besser stehen die Chancen für dich und die Werthaltigkeit der Geschäftsbeziehung.

Die Tipps, die wir dir im Folgenden geben, kommen allesamt von einem Profi. Als Experte auf dem Gebiet Einkauf hat er aus dem Nähkästchen geplaudert und seine Top 10 Tipps für zielführende Gespräche und empfehlenswerte Verhaltensweisen im Umgang mit Lieferanten gegeben. Neugierig geworden? Dann tauche ein in die Welt der Verhandlungen.

Tipp 1: Beziehungsinfos sammeln

Setze alles daran, eine tragfähige Lieferantenbeziehung aufzubauen. Damit das gelingt, brauchst du Informationen über deinen Geschäftspartner. Sammle im laufenden Tagesgeschäft alles, was dir wichtig erscheint, Positives wie Negatives. Du kannst es in Verhandlungsgesprächen gebrauchen, denn Detailwissen wirkt sich förderlich auf deine Verhandlungsposition aus.

Tipp 2: Jahresgespräche vereinbaren

Führe mit deinen wichtigen Lieferanten Jahresgespräche. Treffe dich persönlich, schüttle Hände und blicke in die Gesichter der Personen, die dir in der restlichen Zeit des Jahres nur mittelbar begegnen. Ein Jahresgespräch ist eine gute Basis, um umsatzbasierte Rückvergütungsmodelle zu entwickeln. Außerdem ist es der richtige Rahmen, um ungewöhnliche Ideen ins Gespräch zu bringen. Für Händler könnte ein Werbekostenzuschuss eine interessante Variante sein, um weitere Einkaufsvorteile zu erzielen. Mache dir Gedanken und bringe dich aktiv ein. Dann präge die Geschäftsbeziehung ein gutes Stück nach deiner Facon.

Tipp 3: Auf jedes Verhandlungsgespräch intensiv vorbereiten

Mache es wie die Großen und fokussiere dich ganz auf das anstehende Gespräch. Bei Verhandlungsrunden über ein- oder zweistellige Millionenbeträge ist es nicht unüblich, dass sich das Verhandlungsteam komplett aus dem Tagesgeschäft ausklinkt und sich zurückzieht. Das Team bereitet sich äußerst akribisch auf die Verhandlung vor, die faktisch „nur“ 3 oder 4 Stunden dauert. Die Vorbereitungszeit kann mitunter sogar 3 oder 4 Tage betragen. Man stelle sich vor, 3 Tage für 3 Stunden!

Doch wenn von dem Verhandlungsgespräch viel abhängt, ist der Aufwand gerechtfertigt. Du musst in dem Gespräch hellwach sein und voll abliefern, um den Deal unter Dach und Fach zu bringen. Deshalb ist es wichtig, dass du jedes Detail präsent, verschiedene Gesprächsvarianten durchgespielt und Alternativantworten parat hast. Vorbereitung ist die halbe Miete!

Das Prinzip gilt übrigens nicht nur bei „großen“ Gesprächen. Es gilt auch bei alltäglichen Verhandlungen, selbst bei einer kleinen Preisverhandlung am Telefon. Bist du gut vorbereitet, erzielst du bessere Ergebnisse. 

Tipp 4: Setze dir Ziele

Ziele lassen sich nur erreichen, wenn du sie gesetzt hast. Es ist eine Kunst für sich, Verhandlungsziele zu definieren. Einer der wichtigsten Grundsätze in der Verhandlungsführung überhaupt ist, dass man sich hohe Ziele setzen muss, um gute Ergebnisse zu erreichen. Diese Ziele müssen sachlich und realistisch begründbar sein, sonst machst du dich, entschuldige die Wortwahl, ruckzuck lächerlich. Die Maxime der Zielsetzung lautet: „hoch, aber realistisch begründbar“.

Im Grunde geht es darum, klare und unmissverständliche Größen zu benennen. Diese lassen sich messen und messbare Ziele lassen sich anpeilen und erreichen. Du fragst dich, was messbare Ziele sind? Dazu gehören zum Beispiel diese hier:

• Skontosatz von 2 % auf 3 % anheben
• Einkaufspreis auf 15 € netto pro Stück senken
• Lieferzeiten von 14 auf 10 Tage verkürzen

Mit messbaren Zielen verhandelst du besser! Übrigens ist es eine erprobte Maßnahme, mehr messbare Ziele mit in ein Verhandlungsgespräch zu nehmen, als du erreichen willst. Der Grund ist simpel und in der menschlichen Psychologie verankert. Wenn dein Gesprächspartner 2, 3 oder 4 deiner Wünsche ablehnt, wird er mit sehr hoher Wahrscheinlichkeit irgendwann einmal „ja“ sagen. Glaubst du nicht? Probiere es aus. Steter Tropfen höhlt den Stein.

Tipp 5: Zahlungsziele und Skonto

Wenn es um Zahlungsziele und Skonto geht, solltest du sorgfältig überlegen und rechnen. Dann wirst du feststellen, dass erhebliches Einsparpotenzial für dich drin ist. Zahlungsziel und Skontosatz solltest du nach unterschiedlichen Kriterien bewerten.

Lange Zahlungsziele mit Lieferanten verhandeln

Das Zahlungsziel ist die Basis. Du solltest dich bemühen, möglichst lange Zahlungsziele zu vereinbaren, denn es ist eine strategisch wichtige Stellschraube, die Einfluss auf deinen Cashflow hat. Du musst schließlich in deinem Unternehmen dafür sorgen, dass dein Konto möglichst gedeckt ist, damit du ausreichend Cash hast, um anstehende Rechnungen zu begleichen. Wer auf der einen Seite lange Zahlungsziele mit seinen Lieferanten aushandelt und auf der anderen Seite dafür sorgt, dass erzielte Umsätze sehr kurzfristig, am besten prompt, auf dem Konto als Gutschrift erscheinen, der stärkt seine Liquidität.

An dieser Stelle sei einmal ausdrücklich mahnend der Finger gehoben, denn fehlende Zahlungseingänge auf dem Geschäftskonto einerseits und anstehende Zahlungen an Lieferanten andererseits führen zwangsläufig zu Zahlungsschwierigkeiten. Zahlungsschwierigkeiten gipfeln über kurz oder lang in Zahlungsunfähigkeit und damit in der Insolvenz. Ein Horrorszenario.

Skonto ziehen

Es ist sinnvoll und lukrativ, schnell zu bezahlen und Skonto auszunutzen. Vorausgesetzt, du bist liquide und kannst innerhalb der Skontofrist bezahlen. Wird erst nach Ablauf der Skontofrist Geld frei, profitiere vom langen Zahlungsziel. Lange Zahlungsziele in Kombination mit Skonto eröffnen dir also Spielraum von strategischer Tragweite.

Tipp 6: Die Balance halten

Wenn du in ein Verhandlungsgespräch mit weitreichenden Folgen gehst, informiere dich darüber, wer dir im Gespräch gegenübersitzen wird. Verhalte dich taktisch klug und sorge dafür, dass du mit genauso vielen Gesprächspartnern erscheinst.

An dieser Stelle kommen dir die Informationen zugute (Tipp 1), die du unterjährig fleißig gesammelt hast. Kennst du jeden einzelnen Gesprächspartner und seine typischen Eigenarten? Dann kannst du gezielt reagieren.

Kommt dein Lieferant zum Beispiel mit drei Personen zum Termin, sagen wir mit

• dem Wortgewandten,
• dem nörgelnden Störenfried und
• dem Rechengenie,

dann bemühe dich darum, die passenden Gegenstücke einzubinden. Dem Wortgewandten setzt du einen ausdruckstarken Mitarbeiter gegenüber. Dem Störenfried begegnest du mit einem schlagfertigen Zeitgenossen und dem Rechengenie bietet das Superhirn Paroli.

Nicht immer wird es dir gelingen, die passenden Köpfe zusammen zu stellen, insbesondere, wenn du am Anfang deiner Karriere stehst oder ganz allein unterwegs bist. In einem solchen Fall empfiehlt es sich, Kontakt zu unserem Mentor Einkauf aufzunehmen. Er unterstützt dich ganz gezielt, begleitet dich, wenn es nötig ist oder entwickelt mit dir eine individuell passende Strategie.

Tipp 7: In Kommunikation bleiben

Ein elementarer Verhandlungsgrundsatz lautet: Solange dir ein Gesprächspartner gegenübersitzt, kommuniziere mit ihm. Das mag sich auf den ersten Blick banal anhören, es hat allerdings enormes Gewicht. Dieser Satz hat in der Praxis diese Bedeutung:

Angenommen, du sitzt im Verhandlungsgespräch und hast deine vorab gesteckten Ziele erreicht, dann bleibst du darüber hinaus am Ball. Ja, genau: Du stehst NICHT auf, du beendest NICHT das Gespräch. Solange dein Verhandlungspartner sitzen bleibt, versuchst du spontan, weitere ungeplante Ziele zu erreichen. Bleibe hartnäckig! Selbst, wenn du eine Absage kassierst oder sogar schon die dritte Abfuhr verbuchen musst, du bleibst sitzen und steuerst beharrlich dein nächstes Ziel an. Im Zweifel bleibst du solange auf deinem Stuhl, bis der Gegenüber entnervt abbricht – und letztendlich aufsteht. Aber solange er sitzt, bleibst du in Kommunikation.

Das ist eines der Erfolgsgeheimnisse erfahrener Verhandler, viele unerfahrene Einsteiger werfen viel zu früh die Flinte ins Korn. Die Erfahrung zeigt: Wer jede mögliche Minute im Sinne der Zielerreichung ausnutzt, ja, sie als Pflicht und Notwendigkeit betrachtet, der profitiert früher oder später davon. Durch die Beharrlichkeit entwickeln sich neue Idee, aus einem NEIN wird ein JA. Und das ist es, was du erreichen willst.

Tipp 8: Werbetrommel rückwärts drehen

Verspricht dein Lieferant seinen Kunden das Blaue vom Himmel oder kommt er in seiner Imagebroschüre bzw. auf der Website mit einem typischen Slogan daher? Dann hast du eine Möglichkeit, seine Werbetrommel rückwärts zu drehen. „Bei uns ist der Kunde König“ ist eine Steilvorlage für dich, um den Lieferanten in Richtung Verbindlichkeit zu lenken. Begegne dem Versprechen zum Beispiel mit dem schlichten Satz „Dann beweisen Sie es mir“ und warte ab, wie der Lieferant reagiert. Oft kommt er nicht daran vorbei, dir ein Stück entgegen zu kommen.

Tipp 9: Schweigen ist Gold

Schweigen. Schweigen ist wirkungsvoll und kann sehr unangenehm für den Gegenüber sein. Es ist ein unterschätztes Mittel, um den Gegenüber zu verunsichern und ihn möglicherweise aus der Fassung zu bringen. Natürlich muss es passen und einen Sinn haben. Es gibt Situationen, da wirkt Schweigen wahre Wunder. Welche das sind, darüber spricht unser Einkaufsexperte gerne mit dir und bereitet dich ganz individuell auf dein Verkaufsgespräch vor.

Tipp 10: Big Boss is waiting

Ein Tipp zum Schluss für Zocker: Falls es sich in dein Geschäftskonzept einbinden lässt und authentisch wirkt, lasse durchblicken, dass du nicht die letzte Instanz bist. Hinter dir existiert noch jemand, der die finale Entscheidung trifft. Ein geschickter Schachzug ist, grundsätzliche Einflussgrößen anzuführen, wenn du –aus welchen Gründen auch immer- keine Entscheidung treffen willst.  Du kannst zum Beispiel erst entscheiden, wenn

• eine noch ausstehende Information einer Behörde eintrifft,
• die Entwicklung des Stahlpreises bis zum Ende der Woche stabil bleibt,
• du mit der Bank zweckdienliche Details geklärt hast.

Der Kern ist, dass sich die Gründe außerhalb deines alleinigen Einflussbereichs befinden. Das verschafft dir Zeit. Falls du mit solchen Konstrukten nichts anfangen kannst, bleibst du bei der Wahrheit und sagst rundheraus, dass du nicht entscheiden willst oder du prinzipiell mindestens eine Nacht darüber schläfst, bevor du dich festlegst.

Falls sich dein Gegenüber in einer ähnlichen Taktik versucht, einen Auftrag nicht zu deinen Bedingungen anzunehmen und seinen Vorgesetzten als letzte Instanz vorschiebt, werde aktiv. Schreibe besagtem Vorgesetzten eine E-Mail und drücke dein Bedauern darüber aus, dass der Deal nicht zustande gekommen ist. Leider musst du dein Auftragspaket über 20.000 € nun an einen Wettbewerber vergeben. Es könnte durchaus sein, dass der Vorgesetzte nicht erfreut darüber ist, dass sein Mitarbeiter diesen Umsatz leichtfertig verschenkt hat. Gut möglich, dass du dann wieder einen Fuß in der Tür hast. Auf diese Weise nutze eine Option, aus dem Exit-Szenario einen Wiedereinstieg zu machen.

Fazit: Rosinen picken und auf persönlichen Erfolgskurs gehen

Unsere Profi Tipps vom Experten passen auf viele Situationen, benötigen aber eine kritische Betrachtung. Nicht jeder Tipp ist für jeden Entrepreneur geeignet. Deine Persönlichkeit spielt immer eine große Rolle dabei, wie du dich in Verhandlungsgesprächen schlägst und welche Expertentipps für dich passen. Prüfe die Tipps auf Herz und Nieren und picke dir die Rosinen subjektiv heraus. Denn was dir am besten schmeckt, zeigt die besten Ergebnisse.

Doch diese zwei Dinge sollten dir zur zweiten Natur werden: Informiere dich umfassend über deine Geschäftspartner und bereite dich sorgfältig sowie bestmöglich auf ein Verhandlungsgespräch vor – auf deine höchstpersönliche Weise. Dann gehst du in Verhandlungsgesprächen fast automatisch auf Erfolgskurs.