Zeitmanagement wie ein Profi

Was ist Zeitmanagement?

Wenn von Zeitmanagement die Rede ist, geht es darum, die Zeit optimal zu planen und produktiv auszunutzen. Jeder einzelne Tag stellt dir dazu 24 Stunden zur Verfügung und es liegt in deiner Hand, diese 24 Stunden mit Blick auf die Arbeit ökonomisch zu gestalten. Dass du dabei natürlich deine Freizeit und das Privatleben nicht aus den Augen verlierst, sei an dieser Stelle vorausgesetzt.

Die Entscheidungsgewalt fest in Händen behalten

Ein Kunde ruft an und will Details zum Angebot erfahren. Ein Mitarbeiter klopft an die Tür, um sich eine kurze Auskunft zu holen, die für den anstehenden Projektbericht erforderlich ist. Parallel dazu poppen alle paar Minuten Benachrichtigungen auf, die dich auf eingehende SMS, Mails und andere Nachrichten aufmerksam machen. Gewissenhaft beantwortest du Mails, reagierst sofort auf Anfragen und lässt dabei deine eigenen Aufgaben liegen. Das führt dazu, dass du bis tief in die Nacht arbeitest und die wirklich wichtigen To-dos trotzdem nicht erledigt hast.

Kennst du Situationen wie dieser? Falls ja, dann gehörst du zu denen, die die Kontrolle über das eigene Zeitmanagement abgegeben haben: Im Grunde bestimmst nicht du, sondern dein Umfeld über deinen Tagesplan.

Die erste und wichtigste Entscheidung für ein gutes Zeitmanagement ist, die Fäden in der Hand zu behalten (der wieder aufzunehmen), selbst gezielt Prioritäten zu setzen und diese einzuhalten. Andernfalls gerätst du in ein Stress-Hamsterrad, welches dir nach und nach die Energie raubt.

Nach Anspannung folgt Entspannung

Gutes Zeitmanagement beinhaltet anspruchsvolle Phasen der Anspannung, in denen du konzentriert arbeitest und erholsame Phasen der Entspannung, in denen du abschaltest. Du planst deine täglichen, wöchentlichen, monatlichen und jährlichen Auszeiten gezielt ein und beanspruchst diese auch. Das sorgt für mehr Energie in den konzentrierten Arbeitsphasen und es gelingt leichter, gute Ergebnisse zu erzielen. Wie schaffst du es zu einem optimierten Zeitmanagement? Der Weg ist relativ kurz und knackig und lässt sich auf 7 Schritte reduzieren.

Schritt 1: Status quo feststellen

Um dich zu verbessern, musst du feststellen, wo du heute stehst. So kannst du später vergleichen, welche Ergebnisse deine Änderungen erzielen. Den Status quo hältst du fest, indem du die aufschreibst, wie du aktuell deine Zeitplanung angehst. Folgende Fragen dienen dir dabei zur Orientierung:

Hast du feste Zeiten, in denen du Mails beantwortest?
Planst du für Telefonate feste Zeiten pro Tag oder pro Woche ein?
Wie reagierst du auf Anfragen, Mails oder Anrufe? Spontan oder kontrolliert?
Brauchst du zur Erledigung deiner Aufgaben länger als ursprünglich gedacht?
Arbeitest du mit digitalen Tools oder erledigst du die meisten Aufgaben “Old School”? Im Zuge der Digitalisierung haben sich viele Möglichkeiten ergeben, Aufgaben besser und in kürzerer Zeit zu erledigen. E-Mails lassen sich diktieren, Zahlungen per Smartphone erledigen und Belege per App scannen. Das spart viel Zeit.

Anhand der Antworten auf die Fragen erkennst du bereits, wo das Verbesserungspotenzial liegt.

Schritt 2: Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit bewerten

Weißt du, welche Kernaufgaben du erledigen solltest und welche Aufgaben du am besten delegieren oder sogar komplett streichen kannst? Eine häufige Ursache eines stressigen Arbeitsalltag liegt darin, dass die Aufgaben nicht nach Wichtigkeit oder Dringlichkeit bewertet werden. Stattdessen wird jede Aufgabe gleich wichtig genommen, egal, ob es um die Ablage von Belegen oder die Vorbereitung auf den anstehenden Pitch geht.

Es gibt verschiedene Methoden zur Priorisierung von Aufgaben, etwa die Eisenhower-Methode oder die ABC-Methode, die im Beitrag “Zeit gewinnen und Struktur schaffen: Organisieren Sie sich effektiv!” vorgestellt wird. Damit gelingt es dir, den Wust von Aufgaben zu kategorisieren und Zeitfresser zu identifizieren, die du getrost delegieren oder eliminieren kannst. Und noch viel wichtiger: Es kristallisieren sich deine Kernaufgaben klar heraus, die mit höchster Priorität für dich einzustufen sind. Dafür planst du feste Zeiten ein und schaffst dir ein ungestörtes Arbeitsumfeld.

Schritt 3: Strukturen im Arbeitsalltag schaffen

Aufgaben zu sortieren und priorisieren ist eine Sache. Sich die notwendigen Strukturen im Arbeitsalltag zu schaffen die andere. Eine hilfreiche Struktur wären etwa feste Zeiten zur Beantwortung von E-Mails (z. B. täglich zwischen 14 und 15 Uhr), zum Führen von Telefonaten (z. B. dienstags und donnerstags von 15 bis 17 Uhr), zur ungestörten Bearbeitung von Aufgaben (z. B. täglich von 8 bis 13 Uhr) und zur Erholung (z. B. alle 90 Minuten 15 Minuten Pause plus Mittagspause 60 Minuten). Schalte soweit wie möglich Störendes ab wie etwas das Smartphone, die Türklingel oder das Festnetztelefon. Leite mobiles und Festnetztelefon auf ein digitales Sekretariat wie ebuero um. So gewährleistest du eine gute Erreichbarkeit.

Tipp: Pausen sind zum Erholen da. Steh vom Schreibtisch auf, schau aus dem Fenster und genieße einen Tee oder mach einen Spaziergang. Du erholst dich am besten, wenn du dich mit schönen Dingen befasst, die dir Energie geben.

Schritt 4: Aufgaben delegieren

Wenn du mit der Eisenhower Methode oder mit der ABC-Methode deine Aufgaben priorisiert hast, fallen dir solche ins Auge, deren Dringlichkeit hoch, aber deren Wichtigkeit niedrig ist. Eine dringliche Aufgabe wäre z. B. der rechtzeitige Versand des Newsletters. Die Wichtigkeit ist niedrig, weil der Zeitpunkt des Versands für dein Business nicht erfolgsentscheidend ist. Aufgaben wie diese kannst du getrost delegieren.

Du solltest jeden Tag deine Aufgaben daraufhin überprüfen, ob du sie delegieren kannst. Damit schaffst du dir aktiv mehr Zeit, senkst den Stresspegel und kannst deinen Fokus auf deine Kernaufgaben richten.

Schritt 5: Bewusst Hüte wechseln

Wenn du Selbstständig bist, kann es geschehen, dass du Manager und Unternehmer in einer Person bist. Damit übernimmst du Management- und Unternehmeraufgaben gleichermaßen. Du solltest dir stets bewusst machen, welche Rolle du gerade innehast, damit du die Kontrolle behältst. Manager-Aufgaben sind in der Regel Aufgaben, die im Unternehmen anfallen und zu erledigen sind. Unternehmeraufgaben sind Aufgaben, die dich am Unternehmen arbeiten lassen. Letztere sollten mehr und mehr Priorität bekommen, damit du dein Unternehmen vorausschauend lenken kannst.

Schritt 6: Zeitfresser ausschalten

Wie weiter oben schon erwähnt, fressen ungeplante Aktivitäten viel Zeit. Dazu gehören ungeplante Telefonate, die ständige Kontrolle des Mailaccounts und die Bereitschaft, Mails sofort zu beantworten. Diese und andere spontane Aktivitäten sind typische Zeitfresser, die für viel Stress sorgen. Schalte die Zeitfresser aus, indem du dich an deinen Plan hältst, der aus einer klaren Priorisierung der To-dos besteht. In Verbindung mit festen Zeiten für Telefonate, Beantwortung von E-Mails oder auch Mitarbeitergespräche gelingt es dir, die Zeitfresser Stück für Stück aus deinem Alltag zu entfernen.

Schritt 7: Erfolgskontrolle

Dein Zeitmanagement taugt nur dann etwas, wenn du damit effektiver arbeiten kannst. Um zu erkennen, ob du heute effektiver als gestern gearbeitet hast, musst du dich selbst kontrollieren. Warte nicht eine ganze Woche oder gar einen ganzen Monat ab, bevor du nachprüfst, ob deine veränderte Zeitplanung wirklich nützlich ist. Du kannst kurz vor Feierabend checken, ob du alle deine Prioritäten für den heutigen Tag erledigen konntest. Schau dir an, welche Aufgaben noch unerledigt sind und schiebe sie auf die To-do-Liste für morgen. Plane den morgigen Tag bereits heute Abend, so dass du frisch starten kannst, ohne dich mit organisatorischen Fragen aufzuhalten.

Zielorientiert Arbeiten: Tipps für effektives Arbeiten

Aus den oben genannten sieben Schritten lassen sich Arbeitsweisen und Angewohnheiten ableiten, die jede auf ihre Weise für mehr Produktivität sorgen:

Arbeite konzentriert und fokussiert an deinen Aufgaben. Das spart Energie und bringt bessere Ergebnisse.
Schaffe dir feste Zeiten für wiederkehrende Aufgaben (z. B. E-Mails und Telefongespräche en bloc erledigen)
Setze dir Ziele und richte deinen Arbeitstag danach aus. Dies geschieht, indem du deinen Aufgaben Prioritäten zuordnest.
Nutze digitale Möglichkeiten, um Zeit zu sparen. Du könntest z. B. E-Mails diktieren, statt selbst zu tippen oder Belege digital erfassen, statt deren Inhalte abzuschreiben.
Plane Pausen ein, an denen du nicht am Schreibtisch sitzt, sondern dich wahrhaftig erholst.
Plane täglich Zeit für Unerwartetes ein. Dann bringen dich Ablenkungen nicht von deinem Tagesziel ab.

Fazit: Schritt für Schritt zu einem sinnvollen Zeitmanagement finden

Jeder Arbeitsalltag ist individuell, dennoch lässt sich eines feststellen. Wenn du deine Zeit nicht selbst planst, tun es andere und setzen dich unter Druck. Mach dich mit den unterschiedlichen Zeitmanagement-Methoden vertraut und picke dir die heraus, mit der du am besten zurechtkommst. Verzettel dich nicht, sondern gehe dein neues Zeitmanagement Schritt für Schritt an. Jeder Schritt in die richtige Richtung senkt Stress, vergrößert deinen Zeitpuffer, steigert deine Konzentrationsfähigkeit und verbessert die Qualität deiner Ergebnisse.