Aus Einzelkämpfern ein Team formen (Teil 1)

Was ist ein Team und wozu brauchst du es?

Manche Teams werden zu einem bestimmten Zweck zusammengestellt, andere entwickeln sich mehr oder weniger organisch. Die Grundidee eines Teams ist, dass eine Gruppe von freien oder festen Mitarbeitern ohne formelle Hierarchie zielorientiert zusammenarbeiten. Dabei werden die unterschiedlichen Kenntnisse und Fähigkeiten der einzelnen Teammitglieder gleichberechtigt auf Augenhöhe zusammengebracht.

Cross-funktionale Teams bestehen dabei aus Spezialisten und Generalisten, die in einem idealen Mix zusammenwirken. Bei agilen Arbeitsmethoden sind agile Teams immer cross-funktional und etablieren sich mehr und mehr in unserer Arbeitskultur. Ihr großer Vorteil ist, dass sie im Idealfall effizient kooperieren. Jede Teamarbeit ist darauf ausgerichtet ein bestimmtes Ziel zu erreichen oder konkrete Aufgaben zu bewältigen. Damit dies gelingt, braucht es logischerweise klar definierte Aufgaben und Ziele einerseits und andererseits müssen die Teammitglieder verstehen, warum die Erreichung der Ziele und die Erledigung der Aufgaben wichtig sind. Im Optimalfall gibt es regelmäßige Gesprächstermine, wo alle Beteiligten in den Austausch gehen und auf Augenhöhe kommunizieren.

Wie verbessern cross-funktionale Arbeitsmethoden die Projektarbeit?

Das Wesen der cross-funktionalen Arbeitsmethoden liegt in der Agilität. Das bedeutet dass jenseits der verknöcherten Hierarchie-Strukturen eine direkte und klare Kommunikation erfolgt. Damit dies gelingt braucht es entsprechende Rahmenbedingungen. Ideal für eine unkomplizierte Kommunikation ist ein Jour fix, der regelmäßig auch ohne konkreten Anlass stattfindet. In diesem Rahmen lässt sich Problematisches genauso gut besprechen wie positive Entwicklungen und Sachverhalte.

Der überholte Denkansatz “Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser” hat in der modernen Arbeitswelt keinen Bestand mehr. Vertrauen ist das A und O. Zusätzlich ist es nötig, dass Firmen-Mitarbeitern und Projektmitarbeitern die notwendigen Ressourcen zur Verfügung gestellt werden, um die anstehenden Arbeiten gut erledigen zu können.

Ein Team besitzt die Fähigkeit sich selbst zu organisieren und ein gemeinsames Ziel zu erreichen. Jedes einzelne Teammitglied ist dazu in der Lage, sein persönliches Zeitmanagement zu optimieren und die anvertrauten Aufgaben zu schaffen. Es kommt darauf an, Vertrauen zu schenken und Werkzeuge bereitzustellen, um die optimale Basis zur Selbstorganisation und für eine klare und direkte Zusammenarbeit zu schaffen.

Wissen ist Macht. Wissen teilen macht stärker.

Einzelkämpfer machen sich schlau und behalten ihr Wissen getreu dem Sprichwort "Wissen ist Macht". Doch zielführender ist es, die eigenen Kenntnisse zu teilen und Teammitglieder zu involvieren. Wenn gemeinsam an einem Strang gezogen werden soll, helfen sich Teammitglieder gegenseitig bei Fragen und Problemen. Wissen horten war gestern. Wissen teilen und nutzbar machen ist heute.

Expertise als Standard

Ein agiles Team, bestehend aus Generalisten und Spezialisten, scheint von außen ein bunt zusammengewürfelter Haufen zu sein. Doch genau betrachtet handelt es sich um eine Gruppe von Menschen, die auf ihrem jeweiligen Gebiet als Experten arbeiten. In der Regel haben Experten ein offenes Ohr für andere Experten und sind sich bewusst, dass spezialisiertes Fachwissen viel zur Lösung eines Problems beiträgt. Der produktive Gedankenaustausch führt zu konstruktiven Lösungen, weil verschiedene Perspektiven eines Themas in die Diskussion aufgenommen werden und Einfluss auf die Problemlösung und die Arbeitsprozesse nehmen.

Dies soll an dieser Stelle zum Thema cross-funktionale Teamarbeit reichen. Kommen wir zu den Rahmenbedingungen, die du brauchst, um Teambildung wirkungsvoll zu realisieren .

Die Organisation

Damit ein Team unkompliziert zusammenarbeitet, braucht es ein Mindestmaß an Regeln und Organisationsstrukturen. Wichtige Faktoren sind diese:

• (virtuelle) räumliche Nähe

• Möglichkeiten zur informellen Kommunikation

• regelmäßige Termine zur Kommunikation, z. B. Jour-Fix jeden Montagmorgen 

• neben digitalen Kontaktmöglichkeiten die Option der analogen Kommunikation im persönlichen Gespräch aufrechterhalten. Die persönliche Kommunikationsebene dient dazu die sozialen Kompetenzen beizubehalten und zu schärfen.

• Bei der Aufteilung der Arbeitsinhalte gehst du im Idealfall so vor, dass eine Verteilung auf mehrere Personen erfolgt. Das bringt mehrere Blickwinkel ins Spiel und liefert erfahrungsgemäß bessere Ergebnisse als wenn dieselbe Arbeit von einer Einzelperson erledigt wird. 

• Die Expertisen der Teammitglieder decken fachlich ergänzende Bereiche ab

• Im besten Fall sind sich die Teammitglieder sympathisch.

• Sozialkompetenz auf Seiten des Teamleiters ist unerlässlich, um Akzeptanz bei allen zu genießen.

Sind diese Mindestvoraussetzungen gegeben, kann die eigentliche Teambildung starten. Schematisch gesehen durchlaufen Teams fünf Phasen, die sich wie folgt darstellen:

1. Forming

2. Storming

3. Norming

4. Performing

5. Adjourning

Was verbirgt sich hinter diesen 5 Begriffen? Die folgenden Abschnitte geben einen komprimierten Überblick.

Forming: Kennenlernen und Abtasten

In der ersten Phase des Teambuildings geht es zunächst ums Kennenlernen. Einander kennenzulernen bedeutet, neues Terrain zu betreten. Deshalb ist es verständlich, dass in dieser Phase Vorsicht und Zurückhaltung die Hauptrolle spielen. Noch ist nicht klar, wer welche Rolle übernimmt und wer welche Position im Team innehat. Die Forming-Phase ist dazu da, Unklarheiten zu beseitigen und den Verhaltenskodex innerhalb der Gruppe zu konkretisieren. Jeder bemüht sich einen Platz im Team einzunehmen und gleichzeitig nicht aus den Augen zu verlieren, wie der Arbeitsstil der anderen ist. Auf diese Weise werden die ersten Kontakte geknüpft, Beziehungen nehmen Gestalt an und festigen sich.

Den eigenen Platz finden

Manche Teammitglieder sind unsicher und fragen sich, ob sie Akzeptanz bei den anderen Teammitgliedern erfahren werden. Ihnen ist nicht klar, ob ihre Stärken im Team gefragt sind und ob sie sich im gesetzten Rahmen entfalten können. Meinungen werden vorsichtig formuliert und Interessen zurückhaltend geäußert. Jetzt ist nicht der richtige Zeitpunkt, klare Kante zu beziehen.

Das vorsichtige aneinander herantasten bedeutet auch, dass es jetzt noch nicht um Leistungsfähigkeit, sondern um Orientierung geht. Zusammenhalt und Kommunikation stehen im Vordergrund.

Deine Aufgaben in der Forming-Phase

Als Initiator des Teams ist es deine Aufgabe, den Kennenlernprozess zu fördern und zu unterstützen. Das Gesprächsklima solltest du positiv gestalten, sodass jeder sich willkommen fühlt. Du kannst bereits jetzt die Gruppenstrukturen einleiten und die Basis zu einer guten Kooperation legen. Klare Ansagen deinerseits sind dabei besonders wichtig und funktionieren in der Regel gut. In dieser frühen Phase liegt dein Hauptaugenmerk darauf, eine fruchtbare Atmosphäre für einen Meinungsaustausch zu schaffen. Ermögliche den Kontakt untereinander und unterstütze jeden einzelnen dabei, einen Raum für sich zu beanspruchen.

Storming: Auf in den Nahkampf

In Phase 2, also in der Storming-Phase, raufen sich die Teammitglieder zusammen. Dies kann zur kleineren und größeren Konflikten sowie Spannungen führen. Praktisch gesehen zeigen sich problematische Aspekte der Zusammenarbeit, die sich in zwei Konfliktarten aufteilen lassen. Man spricht vom Aufgabenkonflikt und vom Rollenkonflikt .

Aufgabenkonflikt

Ein Aufgabenkonflikt entsteht, wenn ein Teammitglied mit einer Aufgabe nicht zurecht kommt. Es zeigt sich, dass eine Aufgabe komplexer ist als gedacht und dass die Lösungsversuche nicht das sind, was die Gruppe erwartet hat. Aufgabenkonflikte führen häufig zu emotionalen Ausbrüchen und emotionalen Diskussion zwischen den einzelnen Teammitgliedern.

Rollenkonflikt

Ein Rollenkonflikt liegt vor, wenn die Vorstellung einzelner Gruppenmitglieder von dem, was sie tun sollen und dem was sie tun können bzw. wollen, nicht zusammenpassen. Rollenkonflikte führen mitunter dazu, dass einzelne Teammitglieder anfangen ihr Revier abzustecken. Treffen hier zwei starke Persönlichkeiten aufeinander, kann dies die Arbeitsprozesse ausbremsen.

Deine Aufgaben in der Storming-Phase

Damit dein Team die zweite Phase gut durchlebt, solltest du als Moderator auftreten, wenn sich Konflikte einstellen. Die zweite Phase ist sehr sensibel und wenn es dir nicht gelingt, dein Team sicher hindurchzuführen und Konflikte aufzulösen, könnt ihr daran zerbrechen. Diese Tipps sollen dir helfen, die Storming Phase zu bewältigen:

• Bewahre einen kühlen Kopf und bleib ruhig in der Kommunikation. So sorgst du dafür, dass Konflikte nicht überkochen.

• Bemühe dich Lösungsvorschläge zu machen, um Konflikte zu beseitigen. Bei Diskussionen sollte jeder mit gleichen Redeanteilen zu Wort kommen.

• Zur Konfliktbewältigung ist es dienlich, wenn du als Schlichter auftrittst, um die Schärfe aus der Diskussion zu nehmen. Zudem ist es hilfreich, wenn du an die Zielvorgaben erinnerst oder konkrete Zwischenziele formulierst, um den Fokus zurück auf die gemeinsame Sache zu bringen.

• In der Storming Phase ist es von großer Bedeutung, den Fokus auf die Basis zu lenken, damit du dein Team zu einer erfolgreichen Kooperation motivieren kannst. es ist unverzichtbar, dass jeder seine individuelle Rolle einnimmt und eine Position findet, in der er zufrieden ist. 

Norming, Perfoming, Adjorning: So geht es beim nächsten Teil weiter

Die ersten beiden Phasen liegen hinter euch und es ist Zeit, mit der Arbeit zu beginnen. Wie sich ein Team in den folgenden Phasen entwickeln kann und was du zur Unterstützung und Lenkung beitragen kannst, liest du im 2. Teil unserer Serie "Aus Einzelkämpfern ein Team formen".